Uso de las nuevas tecnologías: ¿Productivo o Improductivo?

Las llamadas tecnologías de "información y comunicación", las famosas TIC, mejoran el rendimiento productivo y financiero de la empresa, ¡es innegable! Permiten agilizar y acelerar los intercambios, simplifican la comunicación y la información, liberan la creatividad, permiten la movilidad o el trabajo remoto, automatizan las tareas repetitivas, etc. Sin embargo, hay que respetar algunas simples reglas simples y aplicar el sentido común; de lo contrario los beneficios de las TIC desaparecen gradualmente.

• Asegurar la colaboración: garantizar la colaboración o la integración entre los distintos software es esencial para que las personas puedan colaborar a su vez. Esto evita que un archivo se bloquee cuando llega al ordenador de un empleado ausente ese día o que una llamada permanezca sin respuesta.
• Conocer, de manera precisa, los recursos disponibles: muchas compañías no saben dónde están los teléfonos móviles de los empleados que se han marchado de la compañía, ni saben la cantidad exacta de suscripciones telefónicas que pagan cada mes, ni tienen un recuento exacto de los ordenadores (y menos de si todos están siendo usados) o de las licencias que pagan cada año, etc. Algunas compañías llevan a cabo un inventario pero, una cosa es saber cuántos ordenadores tengo, otra es saber cuántos necesito. Aplicaciones como WorkIT te proporcionan información sobre el uso y la concurrencia por dispositivos así como información sobre los softwares ejecutados y la concurrencia de uso. Gracias a esta solución, las compañías pueden optimizar su parque tecnológico reduciendo coste de los activos.
• Hacer pedagogía una y otra vez: hay que aprovechar la conciencia colectiva acerca de los problemas de desarrollo sostenible para motivar a los empleados a hacer un mejor uso de los recursos de la empresa. Por ejemplo, alentándolos a imprimir en papel reciclado cuando el uso es interno o a poner su ordenador en modo de suspensión cuando estén ausentes por más de 15 minutos.
• Luchar contra la "infobesidad": demasiada información mata la información. ¡Es un hecho! Y demasiados correos electrónicos o datos reducen el tiempo de trabajo real de manera preocupante. Aquí también, la pedagogía es útil. Es necesario crear espacios colaborativos para el intercambio de información por proyecto o equipo, para evitar que los correos se envíen a toda la organización y para eliminar las copias de los archivos y archivos adjuntos, que innecesariamente sobrecargan los servidores. Soluciones como WorkProject permiten, para un mismo proyecto, compartir archivos, incluir comentarios y notas de gastos, además de medir de forma totalmente automática el tiempo invertido en el proyecto y calcular su rentabilidad. De esta forma, todas las personas involucradas en el proyecto tienen acceso a la información en una plataforma centralizada. La información circula sin problemas desde el inicio del proyecto los empleados intercambian y el ambiente es más colaborativo.

Todas estas medidas son fáciles de implementar, ayudan a reducir los gastos y a mejorar la calidad del trabajo. Los resultados se traducen en un aumento del rendimiento empresarial y de la cohesión de los empleados.