¿Has escuchado hablar sobre el trabajo asíncrono o la comunicación asíncrona? La realidad laboral está cambiando y evolucionando rápidamente, generando nuevos y muy interesantes escenarios.
El bienestar del empleado al ser una de las prioridades principales ha abierto las puertas a nuevas modalidades, estrategias y conceptos relacionados con el desarrollo y la eficiencia profesional, desde la motivación y tranquilidad. Como lo es el caso de la comunicación o trabajo asíncrono.
Abarcamos tal concepto partiendo desde la paradoja que genera el teletrabajo actualmente: los trabajadores quieren tener la opción de trabajar desde casa porque les permite aprovechar mejor el tiempo y concentrarse más, pero se sienten extremadamente agotados por las reuniones de Google Meet o Zoom innecesarias y extensas, los chats nebulosos de Slack y la falta general de límites entre la vida laboral y la vida personal o el hogar.
Esta paradoja evidencia claramente que algo dentro de la forma en la que trabajamos no está funcionando del todo y hay que agregar un nuevo cambio. Obligar a los trabajadores a regresar a la oficina a tiempo completo no resolverá el problema del agotamiento, pero tampoco lo hará el trabajo remoto por sí solo.
Si bien el entorno de desarrollo laboral ha cambiado y el teletrabajo ha impulsado la autonomía laboral, continúan estando presentes las mismas pautas que rigen el modelo de trabajo presencial y esto es lo que ha despertado fenómenos nocivos para la el bienestar del empleado como el tecnoestrés, la falta de desconexión o el burnout.
Algunas empresas están comenzando a reconocer la necesidad de un estilo de trabajo más flexible que permita a los empleados controlar su tiempo y su atención. Una forma de trabajar que les garantice espacio para desconectarse, o bien, que asegure el cumplimiento del derecho a la desconexión digital. Es aquí dónde el protagonismo se le otorga al trabajo asíncrono.
Qué es el trabajo asíncrono y cómo es su dinámica de comunicación
El trabajo asíncrono, propone trabajar en equipo de modo diferido en el tiempo, es decir, durante diferentes momentos del día. Generando así una dinámica comunicación asíncrona que conduce a un trabajo más centrado y tranquilo, ya que su principio diferencial radica en la autogestión del tiempo de trabajo, dejando a un lado la necesidad de estar disponible, o la demanda de disponibilidad de otros miembros del equipo, de forma inmediata.
Se trata de permitir que los profesionales autogestionen su tiempo de trabajo, su horario y disponibilidad, sin vulnerar la consecución de objetivos. De hecho, este modo de trabajo asíncrono potencia la concentración que lleva a un aumento de productividad laboral.
El objetivo no es eliminar por completo la interacción cara a cara. Es evidente que necesitamos conexión humana, y las reuniones y otros chats en tiempo real son valiosos en ciertas situaciones. El problema es que se ha priorizado la comunicación inmediata sobre el trabajo focalizado. Un enfoque asíncrono primero tiene como objetivo reequilibrar la gestión del tiempo, de modo que la comunicación escrita sea la predeterminada, las reuniones tengan más propósito y los miembros del equipo puedan trabajar en el horario que sea mejor para ellos.
El trabajo asíncrono representa la libertad de colaborar durante el propio tiempo dedicado a temas laborales, en definitiva; tu tiempo no dependerá del tiempo de los demás. Es el poder de proteger las horas en las que se es más productivo para concentrarse y trabajar sin interrupciones. Es la paz de hacer pausas por un periodo de tiempo, consciente de que al volver se continuará productivamente con la tarea a realizar, sin la necesidad de cumplir un horario preestablecido, solo con la motivación de cumplir los propios objetivos.
Este modo de trabajo asíncrono abre las puertas a un mundo, o a un futuro laboral, en el que es posible trabajar en cualquier lugar, en cualquier momento, pero no constantemente. Donde la productividad no se mide sobre la base de las horas trabajadas, sino sobre la base de los resultados y las empresas valoran el desempeño personal, la desconexión y el equilibrio entre la vida y el trabajo.
El teletrabajo ha enseñado a las empresas a confiar en sus empleados, el trabajo asincrónico fortalecerá esa confianza y favorecerá el bienestar general, permitiendo a los directivos o responsables, saber que sus profesionales trabajarán donde y cuando sea mejor para cada uno de ellos. Serán profesionales que hablan menos y hacen más, pero que no se dejan de comunicar.
Los primeros pasos hacia el trabajo asíncrono
Para comenzar a implantar un trabajo asíncrono en tu empresa, debes asegurarte de que la confianza y la transparencia hacen parte de los valores principales que construyen la cultura organizacional de la misma.
Ahora bien, para dar los primeros pasos hacía este modo de trabajo asíncrono, te aconsejamos comenzar con las siguientes acciones.
Deja de medir el trabajo por “quién está en línea” y comenzar a medir el tiempo productivo
Las empresas, acostumbradas al presencialismo, valoran a los trabajadores en función del tiempo de contacto o actividad. Esto hace que los empleados se preocupen por evidenciar su disponibilidad en las herramientas de comunicación de la empresa, como lo es Slack.
Juzgar a los miembros del equipo por su capacidad de respuesta y visibilidad, alimenta una adicción al trabajo performativo, que dificulta que todos hagan un trabajo de calidad. Esto suele suceder cuando las prioridades no están establecidas o no están claras.
Para evitar esta monitorización nociva, las empresas pueden apoyar su gestión en soluciones dedicadas a la medición del desempeño, de esta manera, obtener indicadores de productividad y eficiencia de forma completamente objetiva y en tiempo real.
Una herramienta muy útil, tanto para responsables y directivos; quienes podrán tener el conocimiento del rendimiento de sus equipos, como para cada empleado; quien logrará entender sus niveles y tiempos de mayor productividad gracias a los datos recogidos basados en su actividad y no en su horario o disponibilidad. De esta manera, el control enfocado en el presencialismo desaparece, permitiendo un desarrollo laboral asíncrono que promueve un alto rendimiento, la autoevaluación de desempeño y la autonomía laboral.
Cambiar las reuniones o videoconferencias por “hilos”
Es importante que los equipos se mantengan conectados. Pero muchos profesionales están nadando en reuniones que consumen las horas productivas de su jornada laboral.
El teletrabajo ha potenciado esta necesidad de conexión y hemos comenzado a crear videoconferencias por detalles o actividades, que en ocasiones se pueden resolver a través de comentarios en un documento compartido, hilos de Slack o correos electrónicos estructurados, de esta manera aprovechar mejor el tiempo de trabajo.
El objetivo es liberar espacio valioso del calendario laboral convirtiendo las reuniones en tiempo real, en hilos asincrónicos, a los que se pueden acceder y consultar en cualquier momento y desde cualquier lugar. Además, dejar por escrito la planificación de una actividad o proyecto, brinda claridad para su desarrollo y agiliza la consecución de objetivos.
Es importante resaltar que al pasar de videoconferencias a hilos de conversación escrita y asíncrona, los miembros del equipo deben anticiparse a posibles preguntas compartiendo todo el contexto, los enlaces relevantes, detalles, documentos, entre otros elementos clave para la comprensión de lo expuesto. Estableciendo también acciones claras y fechas límite; de realización y entrega. Esto facilita además la organización y gestión del tiempo productivo, tanto a nivel individual como grupal.
No quiere decir que se deberían desechar del todo las reuniones, pero sí que son más oportunas en determinados escenarios; cuando se necesita hablar temas delicados, problemas que requerirán muchas preguntas de seguimiento, un nuevo cronograma de proyecto y reuniones tipos “one to one” entre un gerente y un colaborador.
Crear un día libre de reuniones
Si comienzas a recortar las reuniones en tu empresa, podrías también designar al menos un día a la semana que esté completamente libre de reuniones, como los famosos, y muy beneficiosos; "Focus Fridays". De acuerdo con Becoming Superhuman Lab de UC Berkeley, las personas son un 43 % más productivas cuando podían crear un bloque diario de tiempo ininterrumpido.
Esta práctica popular ha sido adoptada por varias empresas, incluidas Facebook, Shopify y Asana, para brindar a los equipos el espacio para concentrarse y enfocarse ininterrumpidamente en el desarrollo de sus proyectos y actividades.
Establecer límites de desconexión
Cuando las organizaciones no han establecido límites sobre cuándo o cuánto se espera que las personas trabajen, los miembros del equipo a menudo sienten que necesitan permanecer conectados, incluso cuando ya han cumplido con su jornada laboral.
Esto puede conducir fácilmente al agotamiento, a la sensación de no poder desconectarse nunca, así como a la ansiedad. De hecho, un estudio de Virginia Tech descubrió que la necesidad de revisar los correos electrónicos o comunicaciones de tipo laboral, fuera del horario de trabajo perjudica el bienestar del profesional.
Es por eso muy importante proporcionar pautas que indiquen que no se espera que los miembros de su equipo estén en línea fuera del horario laboral, durante las vacaciones o días de licencia. Resulta también necesario aconsejar a los miembros del equipo que eviten ponerse en contacto con compañeros que se encuentran de vacaciones. Así como, brindar claridad sobre la dinámica de trabajar asíncronamente, pero no permanentemente.
Actualmente, para garantizar la desconexión digital, existen software de gestión que cuentan con sistemas dedicados que avisan al trabajador cuando ha cumplido con su horario laboral o cuando se está excediendo, recomendándole desconectar y no contestar comunicaciones de trabajo hasta su próxima conexión.
Organizar eventos presenciales
Ahora que poco a poco le estamos diciendo adiós al confinamiento y las distancias físicas, es momento de retomar las interacción de forma presencial.
En lugar de salas de chat o videoconferencias de equipo, es momento de organizar una tarde de teambuilding para toda la empresa o, periódicamente, destinar un día para una actividad extracurricular, a la que los colaboradores deslocalizados puedan asistir para conectar con el equipo.
Fortalecer el ambiente laboral y los valores de empresa a través de dinámicas de teambuilding refuerza la confianza y el compromiso de los equipos permitiendo llevar a cabo con tranquilidad un trabajo asíncrono y por objetivos.
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