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Nos quejamos porque pasamos muchas horas en el trabajo, y aun así nos quedan siempre tareas pendientes. ¿Por qué sucede esto?
No hay una sola respuesta a este interrogante, aunque posiblemente no se trate solo de que nos asignan demasiadas responsabilidades, a veces se trata simplemente de gestionar mejor el tiempo.
WorkMeter realizó un estudio con 107 empresas españolas obteniendo una muestra del comportamiento de 3.770 empleados durante un año. Las variables tenidas en cuenta para la elaboración del informe fueron las siguientes:
- Horas de presencia en la oficina (inicio ? fin de la jornada)
- Tiempo activo medio
- Tiempo productivo medio por día laborable
- Tiempo no productivo medio por día laborable
- Porcentaje medio del uso del email sobre el tiempo total productivo
- Tiempo Medio por Actividad (TMA)
- TMA medio del uso del email
- TMA medio en reuniones previstas y no previstas
- Porcentaje medio del tiempo en reuniones previstas
- Porcentaje medio del tiempo en reuniones no previstas
- Tiempo y frecuencia de las pausas realizadas
- Día de la semana más productivo
- Día de la semana más eficiente
- Hora del día más productiva
- Mes del año más productivo
- Mes del año menos productivo
Algunas de las conclusiones de este estudio indican que el rango activo, es decir el tiempo real que pasamos en el trabajo es una media de 9 horas y 19 minutos. Ahora bien, de ese rango activo, el tiempo de actividad (que puede ser una actividad productiva o no productiva) es de 7 horas y 12 minutos excluyendo interrupciones, almuerzos, pausas personales, etc.
De todo el tiempo activo real diario, 6 horas y 34 minutos es considerado tiempo productivo medio; es decir, tiempo dedicado en actividades que son consideradas productivas por la organización. En cuanto al tiempo no productivo medio, dedicamos 38 minutos cada día en actividades consideradas como no productivas por la organización.
El índice de concentración
Según los datos recogidos por WorkMeter, el TMA* medio es de 81 segundos (1 minuto y 21 segundos). Esto quiere decir que no pasamos más de 81 segundos sin cambiar de aplicación o sin ser interrumpidos.
Con respecto a las reuniones, del tiempo total que pasamos en ellas, el 61% corresponden a reuniones programadas y el 39% son imprevistas. El TMA, que en este caso nos indica la duración, de la reuniones programadas es de 23 minutos mientras que el TMA de las reuniones imprevistas es de 18 minutos. Esto significa que las reuniones que son programadas con antelación son más largas que las reuniones imprevistas.
Por último, las pausas. Tenemos un total de 33,25 minutos de pausas - cada día por empleado - inferiores a 10 minutos. Hacemos más pausas de 6 minutos que de 5 minutos Diferentes estudios realizados por expertos avalan la teoría de que el cerebro humano necesita entre 2 y 3 minutos para volver a su estado de concentración inicial antes de producirse la pausa.
Todos estos datos nos llevan a pensar que no siempre trabajamos muchas horas sino más bien pasamos mucho tiempo en el trabajo. La falta de productividad puede compensarse con medidas como el teletrabajo o el control horario y de actividad, de modo que lo que cuente sea el trabajo real que se realiza y no las horas que permanecemos en la oficina.
* El TMA o índice de concentración representa el tiempo en que se trabaja sin interrupción en una misma herramienta ofimática o actividad. Viene a determinar el tiempo que estamos focalizados y concentrados haciendo una misma tarea sin cambiar de aplicación.
