Para paliar cada uno de los riesgos y superar las barreras que supone un programa de teletrabajo, existen toda una serie de medidas que te ayudarán a conseguir una evaluación del rendimiento eficaz que te permita aumentar la productividad en tu empresa.

Estas medidas se denominan Factores Críticos de Éxito (FCE) y nos permitirán establecer un cuadro de mando donde podamos definir estos KRI o indicadores de riesgo.

El Cambio Organizativo y la Cultura de la eficiencia. Supone una evolución desde la cultura de “la presencia” a la cultura de la “Eficiencia” y, para ello, trabajar con valores en torno a la confianza, la autonomía y la corresponsabilidad es la clave para esta transición.

Factores críticos del éxito de un programa de teletrabajo

Existe una serie de factores que fomentan el éxito de un programa de teletrabajo.

Tener claro el objetivo a lograr

Hay que tener en cuenta que el aumento de la productividad no es un objetivo estratégico, si no que es operativo. Por tanto, lo que es necesario trabajar es el objetivo estratégico que podría ser, por ejemplo: “Aumentar la satisfacción de las personas mediante políticas de conciliación”.

Tener el apoyo de la dirección general

Es imprescindible que la dirección general impulse y respalde esta iniciativa. De hecho, es imprescindible el apoyo para cualquier proceso de cambio que se quiera llevar a cabo, ya que la ausencia de liderazgo desde la dirección abre muchos frentes internos que no pueden gestionarse.

Crear un Comité de teletrabajo o un Equipo conductor

Este equipo nos permitirá desarrollar toda una serie de políticas en torno a esta nueva filosofía de trabajo. Por ello, según el objetivo que se quiera lograr, las funciones de este comité podrían ser más amplias:

• Tratar más temas o desarrollo de políticas de igualdad
• Tratar más temas o desarrollo de políticas de conciliación
• Tratar más temas o desarrollo de políticas de integración (para la Incorporación personal con discapacidad)
• Etc.

Elegir un equipo piloto

Antes de incorporar esta nueva cultura a toda la organización, es recomendable seleccionar a un grupo de personas que crean en la idea y que estén totalmente motivadas para formar parte de esta iniciativa.

Decidir qué tipología de modalidades se implantará

Pueden definirse muchos tipos de teletrabajo, por lo que no es necesario pensar que esta modalidad es al 100% del tiempo. De hecho, esta modalidad es totalmente desaconsejada ya que sí genera aislamiento y pérdida de identidad. Hay modalidades mucho más amigables, por ejemplo: 1-2 días por semana, media jornada o tiempo parcial, días alternos…

Desplegar Programas de Eficiencia

Dado que la cultura está sensible a la eficiencia y a la gestión del tiempo, es el momento perfecto para llevar a cabo diferentes programas enfocados a ella como es el caso del uso eficaz del correo electrónico y/o de la Gestión de reuniones.

Ofrecer un Plan de Formación

Cuando una persona se siente capacitada, su miedo se reduce. Por lo tanto, si realizas un plan de formación en las herramientas que la persona tendrá que usar (cómo acceder a través de VPN, cómo realizar una multiconferencia, cómo realizar una video llamada…) se reducirán bastantes resistencias.

Ofrecer un Plan de Comunicación Interna

Se trata de orientar la comunicación a informar y a sensibilizar. Se tendría que enfocar en acercar tanto a las personas entre sí, como a la persona a la organización. También es importante iniciar una campaña interna para que llegue a todos los empleados esta nueva medida a fin de ser percibida como algo muy positivo. Cómo se gestione la comunicación interna marcará la diferencia sobre cómo será recibido el proyecto: si como un plan de “deslocalización del trabajador para ahorro de costes” o como una “iniciativa enfocada a mejorar la calidad de vida de las personas de la organización”. Las reacciones ante una percepción u otra son evidentes y el grado de éxito del proyecto también.

Formalizar los procesos

La gestión por procesos siempre es una de las buenas prácticas que cualquier organización puede adoptar y para este caso no va a ser menos. Tener definidos los procesos y desarrollados los procedimientos asociados en torno al despliegue, seguimiento y solicitud del teletrabajo, facilita mucho el trabajo a todas las áreas implicadas. Si todos tienen claro qué, cómo, cuándo han de hacer las actividades contempladas en los procesos, los errores/confusiones/malinterpretaciones se reducen considerablemente.

Crear un marco regulado (horario, perfiles, requisitos de acceso…)

No es recomendable dejar las cosas “en el aire”. Cuanto más acotado y regulado esté todo, menos problemas surgirán después a nivel de interpretaciones. Para ello, alguna de las pautas que todo marco debería contemplar son las siguientes:

• Un acuerdo entre las partes. Que figure como anexo al contrato laboral.
• La Prevención de Riesgos Laborales. Por ejemplo proponiendo una visita de un técnico al domicilio.