La tecnología como motor del teletrabajo
El verdadero progreso es el que pone la tecnología al alcance de todos. Henry Ford
Si cada mañana pudieses salir de cama y llegar directamente al trabajo, sin perder tanto tiempo ni dinero en el camino, ¿lo harías? Y si fueses el dueño de un negocio, ¿Querrías que tus empleados se beneficiasen de las ventajas del teletrabajo?
Según una encuesta de la Asociación de la Industria de la Tecnología Informática (CompTIA), el 67% de los encuestados manifiesta que su compañía ha aumentado y mejorado su productividad al permitir que sus empleados teletrabajen, ya sea completamente o mediante mayores medidas de flexibilidad.
No hay dudas de que el teletrabajo ofrece numerosos beneficios tanto a empleados como a la dirección de las compañías, pero las distracciones del hogar, unidas a la mayor dificultad para separar vida laboral y personal nos lleva a la pregunta de si de verdad puede un teletrabajador ser tan productivo como sus colegas de la oficina. Y lo que es importante también, ¿Puede la tecnología mantener la información segura, conectar a los equipos y solucionar los problemas de los teletrabajadores? La respuesta a ambas preguntas es que sí y te sorprenderías de los resultados: No sólo un teletrabajador es tan eficiente como sus compañeros, sino que su productividad se puede ver, en muchos casos, aumentada si cuenta con métodos de evaluación del desempeño que lo orienten. Por otro lado, la tecnología de hoy en día es capaz de llevar a cabo esas tareas y, como veremos a lo largo de estas páginas, realizarlas de forma optimizada. ¿Cómo lo conseguimos? Empecemos planificando lo que queremos.
Planifica
Tanto si decides que tus empleados pueden trabajar desde casa un día a la semana o los cinco, la clave para la implementación de un programa de teletrabajo exitoso radica en el desarrollo de un plan bien preparado, que te permitan evaluar el desempeño y que abarque todas las tareas que se tienen que llevar a cabo y que cuente con un respaldo tecnológico adecuado que asegure su éxito.
Este programa de teletrabajo te debería permitir comprender qué software y herramientas utilizan tus empleados durante sus actividades del día a día, la frecuencia con que las utilizan, cómo distribuyen sus cargas de trabajo y los riesgos de seguridad involucrados al permitir que los datos viajen fuera del sitio de la compañía. Ya que debes evaluar cuidadosamente una serie de cuestiones antes de permitir que los empleados trabajen fuera de la oficina para evitar problemas técnicos y de fugas de datos.
Programa de teletrabajo ¿Qué necesitas?
Ver las expresiones faciales y escuchar cómo varía la entonación de la voz de tu receptor es la mejor manera para comunicarse de manera correcta, nada que ver con la comunicación a través de emails ?estáticos, fríos, sin emociones?- pero tu equipo es remoto así que tienes que intercambiar información con ellos de alguna forma. Por ello es necesario que entiendas qué tecnología está ya al alcance de tu mano y cómo puede facilitarte el trabajo, desde software de conferencias web que te permiten hacer videollamadas en tiempo real, hasta aplicaciones para sincronizar las agendas de tus compañeros o trabajar todos juntos sobre el mismo documento? Sentirás que el espacio físico entre tu equipo y tú es equiparable a la distancia entre tu cuerpo y la pantalla de tu ordenador.
Evalúa el desempeño
Brian Diamond, fundador de Telecommuting360 ?una web dedicada a concienciar sobre el teletrabajo- recomienda a los directivos ser transparentes sobre el control y la vigilancia de los empleados. No se trata de controlar a qué hora se conectan tus teletrabajadores, ni atacar su intimidad rebuscando cada una de las páginas webs que han visitado. El objetivo es el contrario: fomentar la corresponsabilidad de tus trabajadores, dotándolos de la flexibilidad necesaria para que puedan organizar sus cargas de trabajo acorde a sus necesidades. Para ello, herramientas tecnológicas como WorkMeter son la mejor solución, ya que evalúa el desempeño sin comprometer la intimidad de los trabajadores, es decir, mide el tiempo que se pasa en cada aplicación pero solamente el trabajador cuenta con datos sobre lo que ha hecho. Queremos trabajadores eficientes, que sepan cómo exprimir al máximo sus tiempos de trabajo y que cumplan los objetivos marcados dentro de los plazos establecidos. Es decir, que cada uno sea consciente de a qué dedica su tiempo es la mejor estrategia para conseguirlo.
El teletrabajo no es siempre apropiado para todas las oficinas y todo tipo de empleados, pero sin duda puede aumentar el compromiso de los trabajadores con su empresa, reduce la rotación de empleados y aumenta su productividad, ya que sienten que la organización les está ofreciendo un valor añadido. En las siguientes páginas queremos analizar un poco más en detalle cuáles son estas herramientas tecnológicas que están ahí esperando a que te aproveches de sus ventajas y lleves a cabo de forma eficiente tu programa de teletrabajo.
