Los softwares para el registro de jornada laboral, nacen con el objetivo de cubrir la normativa legal, descrita en el Estatuto de los Trabajadores, sobre el registro del horario laboral. Esta obliga a las empresas a llevar un control horario diario de cada empleado; su inicio y finalización, pausas y descansos. Así como de mantener un informe referente, por cuatro años.
El objetivo de esta ley de registro horario, es asegurar que se trabajen las horas correspondientes a las establecidas en el contrato de trabajo, así como controlar el fraude y la justa remuneración de horas extras.
Las empresas pueden escoger libremente cómo realizar el registro laboral: manual o digitalmente. Con el teletrabajo como modalidad preferente actualmente, las empresas han optado por implantar sistemas para el control horario digital, que les permitan obtener datos objetivos automáticamente y faciliten el registro de jornada a los trabajadores.
El mercado digital es cada vez más amplio y las soluciones dedicadas al registro de jornada, son cada vez más; entre software y aplicaciones de control horario, sistemas de huella dactilar y software de control con GPS, las posibilidades se vuelven infinitas, pero ¿Cuál es la mejor solución? Antes de elegir, la empresa debe tener en cuenta que la alternativa por la que se decante, debe respetar y garantizar los derechos fundamentales de los trabajadores, en especial su derecho a la intimidad y el derecho a la desconexión digital, así como agilizar la gestión laboral con datos fácilmente accesibles y precisos.
Dos derechos fundamentales a garantizar durante el registro de jornada laboral
Cómo se ha mencionado previamente, el software para el registro de jornada laboral o la solución que la empresa elija, debe garantizar los derechos digitales fundamentales, «idóneos, necesarios y proporcionales». A destacar dos de los cuales se pueden ver vulnerados con facilidad si se elige una alternativa de control horario inadecuada.
Derecho a la desconexión digital
Tener un registro horario durante la jornada, puede impedir el exceso laboral de parte de los trabajadores. No obstante, durante el teletrabajo la línea entre el descanso y las responsabilidades laborales se difumina, generando días de trabajo eternos. Afectando el rendimiento y la salud digital de los trabajadores. La vulneración del derecho a la desconexión digital, es una de las consecuencias directas del control del horario y las empresas están obligadas a respetarlo tanto como garantizarlo.
Derecho a la intimidad en el uso de dispositivos digitales
La empresa debe garantizar la protección a la intimidad durante el uso de los sistemas digitales puestos a disposición. El acceso a los contenidos del trabajador puede darse únicamente para realizar un seguimiento de las actividades laborales, siempre que exista un acuerdo previo y con las dos partes presentes.
Los sistemas para el registro de jornada laboral, que brindan la funcionalidad de capturar la pantalla de los trabajadores para controlar su desarrollo laboral, vulnera indudablemente el derecho a la intimidad y entran en el límite del control excesivo, situándose en la frontera de la legalidad.
Asimismo, la empresa debe establecer criterios en el uso de los dispositivos digitales respetando los estándares mínimos de intimidad y la protección de datos personales, como indican los derechos de los trabajadores reconocidos, constitucional y legalmente. La elaboración de estos criterios debe hacerse a través de un convenio colectivo y con la participación de los representantes de los trabajadores para mantener informados a todos los miembros del personal.
Aspectos relevantes para cumplir con la normativa de registro horario
Existe una serie de aspectos fundamentales, que vale la pena destacar, sobre la normativa que regula el registro horario y el control presencial de los trabajadores de una empresa. Su conocimiento será útil al momento de tomar una decisión sobre la elección de la solución más acertada y las pautas para su gestión.
Trabajadores a tiempo parcial
La empresa debe tener un informe mensual sobre el total de horas ordinarias y extraordinarias realizadas por los empleados contratados a tiempo parcial. Además, debe entregar una copia del resumen al trabajador junto con su nómina.
Las horas extraordinarias de los trabajadores a tiempo parcial, solo están permitidas si se realizan en caso de fuerza mayor.
Trabajadores a tiempo completo
El real decreto ley, previamente mencionado, obliga a la empresa a tener el registro horario de los empleados con contrato a tiempo completo.
El registro de jornada debe hacerse sin perjuicio de la flexibilidad horaria. Además, se debe mantener actualizado un informe de sobre los últimos cuatro años, que deberá permanecer a disposición de los trabajadores, sindicatos e inspectores de trabajo.
Horas complementarias
Esta tipología de horas de trabajo, a diferencia de las horas extraordinarias, son aquellas realizadas como adición a las horas ordinarias, pactadas por escrito entre el trabajador y la empresa, evidentes en el contrato laboral. Estas horas no se pagan como las ordinarias y no pueden exceder del 30% de las horas ordinarias del contrato.
Time@Work, más que un software para el registro de jornada laboral
Una de las soluciones más completas es Time@Work, un software para el registro de jornada laboral pensado para empresas cuyos empleados trabajan con dispositivos tecnológicos, ordenadores y smartphones. Registra la hora en que el trabajador inicia la actividad laboral en su dispositivo de trabajo y la hora de finalización o descansos, permitiendo el control exacto de las horas trabajadas, las pausas y las horas extras, de forma sencilla y efectiva.
Cuenta con una aplicación móvil para el fichaje efectivo y un entorno web, que además de registrar la jornada de los empleados, almacena y controla los datos referentes al horario y a la actividad de cada empleado, como de la organización en general.
Time@Work es una aplicación completamente SaaS, no requiere de costosas inversiones en infraestructuras, instalaciones, ni equipos especiales. Genera informes en formatos Excel, PDF y CSV, ofreciendo garantías de seguridad de los datos y respaldo de la información.
La información se estructura por horario, por actividad, por empleado y por dispositivo. Estas funcionalidades hacen que sea una herramienta muy útil para el análisis y la evaluación del equipo de trabajo. Además, brinda un gestor de vacaciones y ausencias efectivo y un calendario laboral muy visual, dentro del cual se pueden organizar los tipos de día de acuerdo a los convenios de trabajo establecidos en la empresa.
Garantiza el derecho de desconexión digital, ya que cuenta con un sistema de alertas y configuraciones dedicadas a la salud digital, avisando al trabajador, a través de un pop up, el haber finalizado con su jornada laboral, recomendándole desconectar. Además, de acuerdo a la configuración que haga el administrador del sistema, el pop up puede solicitar al trabajador si continuar realizando horas extras, para que estas sean aprobadas posteriormente por el responsable del departamento, o bien, detener el registro de jornada automáticamente.
Los empleados podrán acceder a sus datos personales para optimizar la gestión de su tiempo y aumentar su productividad laboral. Los directivos tienen acceso a los datos relacionados con la actividad laboral y horarios de las jornadas de los trabajadores, para controlar y equilibrar las cargas horarias, así como gestionar las remuneraciones de horas extras.
Time@Work es un sistema de registro de jornada 100% automático, que elimina las pérdidas de tiempo en informes manuales, evitando errores e información incompleta.
