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Las empresas evolucionan de un modo acelerado. Se busca la optimización, y la mejora continua de la productividad. Hemos pasado de apuntar todo en libretas, libros de contabilidad, y documentos escritos archivados en enormes carpetanos situados en grandes muebles, a tener toda la documentación digitalmente, en programas especializados para cada departamento, o programas que trabajan todos los datos de la empresa. Vamos a hacer un recorrido por algunos de los programas que nos ayudan en la gestión de pymes, y que tanto nos facilitan las cosas.
Posiblemente los programas de gestión más conocidos son los de contabilidad. En esta categoría existen miles, algunos son estándar, como Contaplus, o A3software, y otros, hechos a medida por programadores, y así se ajustan a las necesidades y productos de la empresa al cien por cien. Las ventajas de los programas estándar, es que suelen ser más económicos, puesto que están creados por un equipo para mucha gente, y se amortiza con el pago de todos. Suelen tener actualizaciones trimestrales, y una nueva versión cada año. En cambio la versión a medida, tendrá todas las características que la empresa necesita. Hay empresas con un funcionamiento tan complejo que solo con un software a medida pueden cubrir sus necesidades. Otras prefieren adaptarse a algo que ya exista en el mercado.
También podemos encontrar software específicos para negocios especiales. Es decir, un taller de coches, no tendrá el mismo software que un restaurante, ni que una panadería ni que una empresa de diseño o un dentista. Existen miles de aplicaciones para diferentes negocios. Para restaurantes, algunas que permite controlar desde el stock de alimentos, precio de los platos, incluso mesas, y cargar los pedidos mediante una consola inalámbrica. Y por ejemplo, en el caso del dentista, es necesario archivar la ficha del paciente, incluso sus radiografías, que ya se hacen de modo digital.
Software para Pymes: los ERPs
Otros programas interesantes son los que se refieren a la gestión para el departamento comercial. El comercial normalmente se vale de su agenda y las fichas de sus clientes, pero mientras se hacía en papel, era algo de dominio personal, y con riesgos de pérdida. Existen ahora programas, que nos permiten tener una buena ficha de clientes, a la que además tiene acceso el departamento de contabilidad, y gerencia, para poder ver el estado de negociaciones, o generar facturas, albaranes, etc. Algunos están integrados en el software de gestión de la propia empresa.
La tendencia es ir a una aplicación global que lo gestione todo, es decir, los ERP. Los ERP (o Enterprise Resource Planning), son un sistema integral de gestión empresarial diseñado para modelar y automatizar la mayoría de procesos en la empresa (finanzas, comercial, logítica, producción, etc)., y así facilitar la planificación de todos los recursos de una empresa.
Posiblemente el ERP más conocido y extendido es SAP, empresa que desde hace muchos años se dedica al desarrollo de soluciones integrales de gestión empresarial. A parte de que ya en sí es un sistema muy completo, que como buen ERP gestiona todos los aspectos de la empresa, SAP permite que los programadores creen módulos especiales y específicos para cada empresa, y que estos además estén integrados en el resto del entorno del programa, como un menú más, como una opción extra, sin tener que cambiar de programa. Lógicamente, un software de tal envergadura, se recomienda para grandes empresas, a cualquier empresa pequeña o mediana le sobran la mitad de las opciones, y eso implica un gasto innecesario.
Otras soluciones en materia de software
Finalmente, hay un nuevo tipo de programas que están empezando a tener más fuerza en las empresas, y hablamos de software de gestión de personas. Hay muchos tipos desde el que sirve para gestionar al personal, horarios, vacaciones, incluso nóminas. Otros permiten monitorizar el uso del ordenador (muchas veces conocidos como programas espía), y más recientemente, y para no entrar en conflictos con estos programas que monitorizan, el que mide la productividad de los trabajadores sin mirar los contenidos. Estamos hablando de Workmeter, que monitoriza cuando hay actividad y con que programas, sin mirar los contenidos, para posteriormente generar un perfil productivo para cada trabajador, de modo que este pueda saber que tan productivo es, y mejorar sus hábitos de trabajo, y para la empresa, recopila información que permite gestionar mejor los equipos de trabajo y tomar mejores decisiones estratégicas.
En resumen, existen miles de programas que nos ayudan a gestionar la empresa. Cada departamento tiene uno específico, y luego existen programas más globales, y otros hechos a medida. Lo importante es que sepamos aprovechar todas las ventajas que estos nos aportan y les saquemos todo el jugo que podamos para optimizar los recursos. No en vano, al final estos programas nos aportarán todos los datos necesarios para que podamos aplicar el Business Intelligence.
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