El teletrabajo aumentó con la crisis sanitaria y ahora es una modalidad preferente en muchas empresas, su desarrollo ha generado la necesidad de adquirir herramientas digitales para optimizar el trabajo a distancia y mantener la conectividad entre equipos, así como para controlar el registro horario obligatorio por ley. No obstante, muchas empresas buscan asegurarse de que sus trabajadores no empleen su jornada laboral a distancia en otras actividades no relacionadas con sus responsabilidades de trabajo y optan por instalar programas que resultan vulnerando los derechos laborales.

La ley de teletrabajo y el derecho a la intimidad de los teletrabajadores

El Real Decreto – Ley de trabajo a distancia, en vigor desde el pasado 22 de septiembre de 2020, otorga a los teletrabajadores los mismos derechos que los trabajadores que desarrollan su jornada laboral en la oficina. Con el objetivo de cubrir el control horario y el control de la prestación laboral a distancia, la ley permite implementar sistemas de gestión instalados en los equipos de trabajo y/o adquirir dispositivos digitales automáticos, cualquier alternativa debe, por un lado, garantizar la privacidad y el derecho a la intimidad, así como el derecho a la desconexión digital fuera de su horario laboral. Por otro lado, los equipos, dispositivos y sistemas utilizados, deben aparecer por escrito dentro del acuerdo de teletrabajo, que a su vez deben estar firmado por el trabajador y el empleador, además de hacer parte de una negociación colectiva.

Para entrar más en detalle sobre el uso de sistemas de control de acuerdo a la ley de teletrabajo, en el artículo 22 la regulación específica que las empresas tendrán la facultad de «adoptar las medidas que estimen más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por la persona trabajadora de sus obligaciones y deberes laborales, incluida la utilización de medios telemáticos « además ?deberán garantizar el derecho a la intimidad y la protección de datos?. La norma no concreta qué dispositivos o sistemas de control son los más adecuados, no obstante, ofrece pautas para su evaluación.

Es importante tener en cuenta que la capacidad de supervisión cuenta con los siguiente límites: el derecho a la intimidad y derecho a la protección de datos del trabajador. Estos derechos reconocidos por ley, pueden ser vulnerados si los sistemas utilizados no respetan los principios especificados en la normativa de trabajo a distancia: «idoneidad, necesidad y proporcionalidad». Es por eso necesario que el empleador utilice opciones de gestión y control lo menos invasivas posibles, o no invasivas, para garantizar los derechos de sus trabajadores.

Medidas de control empresarial que respetan y garantizan la privacidad y el derecho a la intimidad de los teletrabajadores

El teletrabajo demanda un cambio de filosofía y cultura empresarial, promueve la confianza laboral y sobre todo la autonomía del profesional. Es por eso necesario elegir las herramientas adecuadas para no entorpecer el desarrollo laboral o generar desmotivación e inseguridad en el personal profesional. Buscando promover y respetar los derechos de los trabajadores exponemos las mejores alternativas de control del teletrabajo, que respetan y garantizan su derecho a la intimidad y a la privacidad de datos.

• Sistemas de monitorización de la actividad y la productividad laboral:

  La alternativa más completa. Es posible conocer la actividad laboral de los teletrabajadores sin necesidad de espiar y vulnerar sus derechos con la implantación de un software que mida la productividad y la actividad de cada trabajador, identificando las aplicaciones productivas y los ladrones de tiempo, realizando automáticamente el registro de jornada que la ley obliga y garantizando el derecho de desconexión digital, tan difícil de conseguir en tiempos de teletrabajo. Este tipo de sistema controla los tiempos de conexión a las aplicaciones pero respeta la privacidad no siendo invasivo en el contenido de las mismas, registra el horario del trabajador desde que inicia y finaliza su actividad en el ordenador de forma automática, mide el tiempo que se dedica al trabajo y advierte la necesidad de las pausas si el trabajador ha excedido las horas de trabajo. El software de teletrabajo de Workmeter cuenta con estas funcionalidades, además es personalizable, según las necesidades de la empresa, por ejemplo, para facilitar la imputación de tiempos en proyectos ofrece un módulo de gestión de proyectos que además controla los costes, ofertas e inversiones.

• Sistemas de registro de la jornada:

  Esta alternativa se limita a un control horario y no permite identificar la actividad productiva del trabajador en sí. Sin embargo, es posible identificar que el trabajador realizó su jornada pactada y garantiza que la empresa cumple con la ley de registro horario. Actualmente son muchas las opciones tecnológicas para esta finalidad, como por ejemplo: el control biométrico, fichajes en la nube, aplicaciones móviles, software de control horario automáticos, registro en documentos compartidos, entre otras soluciones.

• Trabajar por objetivos y fijar plazos de entrega:

  Más allá del uso de herramientas tecnológicas también está el beneficio que brinda la correcta organización de tareas y proyectos en una empresa. El saber trabajar por objetivos es la clave para un teletrabajo efectivo, para ello es necesario definir deadlines, o bien tiempos de entrega, así mantener un seguimiento y control de las tareas que se realizan en un tiempo determinado. Esto facilita a su vez la flexibilidad horaria y confirma el rendimiento de los profesionales, pues se evidencia que dedican su tiempo productivo a cumplir con los objetivos empresariales.

• Evaluar los indicadores de rendimiento:

  Establecer KPIs o indicadores del rendimiento, sirve para controlar que los profesionales cumplan con su trabajo de manera eficiente y promueve la autonomía laboral, ya que ellos mismos podrán identificar sus puntos de mejora. Evaluar la evolución de estos indicadores de rendimiento, brinda la posibilidad de determinar si el nivel de productividad del trabajador se mantiene o mejora, así como también para identificar sus carencias para guiarlo hacia un desarrollo laboral más productivo.

El teletrabajo sin duda ha transformado el proceso de gestión de personas, es por ello necesario poder garantizar los derechos fundamentales a través del conocimiento de las herramientas adecuadas para no afectar el rendimiento, la motivación o confianza de los profesionales de la organización, al contrario potenciar sus capacidades con herramientas prácticas para la gestión del teletrabajo, de esta manera será más fácil evidenciar el crecimiento del negocio. Mantener la motivación laboral y fortalecer la confianza dentro del equipo de trabajo es una de las claves fundamentales del éxito empresarial.