Reuniones e interrupciones: conoce tu tiempo offline

Al igual que sucede con el correo electrónico, las reuniones de empresa son otro de los grandes ladrones de tiempo. Podemos saber las horas que pasamos en una reunión pero ¿cómo calculamos el tiempo pasado en reuniones durante las últimas cuatro semanas? Imposible si no llevamos un seguimiento manual, pero claro, esto se traduciría también en pérdida de tiempo, minutos que podrían dedicarse a tareas más prioritarias (en próximos posts desgranaremos el concepto de perfil óptimo, que da solución a este problema).

Para combatir el ladrón de tiempo de las reuniones también necesitamos fijar un objetivo. Para ello, con ayuda de WorkMeter, primero se establece el indicador a analizar (en este caso, el tiempo transcurrido en reuniones) y una vez obtenemos el dato (dependiendo de nuestras necesidades: diario, semanal o mensual) tratamos de determinar un objetivo, cuya consecución sea realista.

En el ejemplo de la imagen que se muestra a continuación, vemos que hemos fijado un objetivo de que el tiempo semanal en reuniones sea inferior a dos horas. Según el gráfico, no lo hemos superado porque estamos dentro del intervalo de color rojo en lugar del verde.

Por el resultado que muestra, puede verse que la desviación no es demasiado significativa. La conclusión es que vamos por el buen camino, aunque en el futuro deberemos tratar de hacer reuniones de menor duración o al menos más efectivas. Para lograrlo, puede ser interesante aplicar alguna de las siguientes recomendaciones:

• Definición previa de los participantes y objetivos de la reunión.
• Puntualidad, a la hora de llegar y a la de salir.
• Establecimiento de roles.
• Respeto, tanto por las materias a tratar como por los turnos de palabra.
• Registro de las medidas acordadas.

Para más información, podéis leer uno de nuestros posts donde damos algunos consejos para hacer que las reuniones sean más productivas, o bien visitar nuestra compilación de buenas prácticas para reuniones.

El valor añadido de WorkMeter: midiendo nuestro tiempo offline

Además de las reuniones, WorkMeter es capaz de medir cualquier evento offline, es decir, todo lo que hagamos fuera del ordenador, si previamente se ha configurado y detallado. De esta forma podremos conocer cuánto tiempo nos suponen al día o a la semana esas pequeñas interrupciones (llamadas telefónicas, tareas de backoffice, interrupciones de compañeros, etc.) que de otra manera nos sería imposible medir. Puedes conocer más datos sobre ellas en este post sobre las interrupciones, uno de los mayores ladrones de tiempo externos.

Para poder reportar este tipo de actividades, al igual que ocurre con las reuniones, se debe configurar previamente con un listado de opciones disponibles y para conseguirlo sólo es necesario que el manager o responsable de grupo:

• Configure todas aquellas actividades offline que puedan surgir para un empleado concreto.
• Que registre también, si lo considera necesario, las actividades offline para la totalidad del grupo que gestiona.
• Por último, es necesario que determine cuáles de ellas se consideran productivas, cuáles no productivas y cuáles no necesitan de reporte.

La forma de configurar estas opciones se basa en la selección y personalización de las siguientes variables (para cada una de las cuales es posible establecer una duración máxima al día):

• Título: título de la actividad que se mostrará al empleado.
• Grupo: grupo al que estará asociada esta actividad. Sólo los empleados del grupo asignado verán esa opción. Basta con pulsar sobre el enlace y seleccionar los grupos y/o subgrupos deseados.
• Límite de tiempo: tiempo estimado a dedicar para cada actividad. Las actividades con límite de tiempo indicarán el tiempo gastado y el estimado al empleado.
• Modo:
  • Productivo: la actividad se contabilizará como activa y productiva.
  • Activo: la actividad quedará reflejada, pero será no productiva.                       
  • No reportar: en este caso, el Cliente descartará la información, dejando una pausa en el gráfico de horario.

El funcionamiento de la herramienta es sencillo. En el momento en que se deja de interactuar con el ordenador, WorkMeter considera que comienza una pausa (que atenderá a criterios de tiempo mínimo o máximo totalmente personalizables) y en el momento en que se reanude la actividad, la aplicación preguntará al empleado qué ha estado haciendo.

Entonces aparecen en la pantalla mediante un pop up las distintas opciones ya configuradas por el manager (para el individuo o el grupo), por lo que sólo es necesario marcar la correcta. La opción seleccionada en la ventana emergente quedará reflejada como una aplicación offline.

WorkMeter es la herramienta idónea para calcular estos periodos, precisamente porque sus mediciones no sólo se centran en el tiempo que pasamos con el PC, sino que además nos proporcionan la capacidad de analizar todo nuestro tiempo offline.