En anteriores posts hemos hablado sobre rendimiento laboral y productividad, dos de los factores que más importan a la hora de tomar decisiones estratégicas y definir acciones en cualquier organización. A la hora de abordar estos conceptos podemos hacerlo de forma general, partiendo de la aséptica definición que nos ofrece la RAE, pero siempre sin dejar de tener en cuenta la óptica empresarial, que es la que más se acerca a nuestra perspectiva:

• Según la Real Academia Española: el rendimiento laboral o productividad es la relación existente entre lo producido y los medios empleados, tales como mano de obra, materiales, energía, etc.
• En el mundo empresarial: la productividad vendría determinada por el rendimiento laboral, que es la relación entre los objetivos, metas o tareas alcanzadas y el tiempo, contado en horas trabajadas de calidad, que se ha necesitado para lograrlos.

Planteada la estrecha relación existente entre objetivos y tiempo, queda reconocer la importancia de las métricas. Y es que el primer paso para tomar consciencia es medir. De la misma forma que medimos la velocidad de un vehículo, o la temperatura corporal, igual que controlamos nuestro peso o el de nuestro equipaje a la hora de viajar? tenemos que empezar a integrar la medición del tiempo en nuestras vidas.

Medir el tiempo permite:

• Tomar consciencia de uno de nuestros recursos más preciados.
• Centrarse en lo que es más importante.
• Saber usarlo de forma más eficiente.

La medición del tiempo se traduce en una exitosa gestión del mismo que permite que, como por arte de magia, de repente se empiece a tener capacidad para resolver dentro de plazo todas las cuestiones que van surgiendo. Sin estas métricas la gestión se hace imposible y, de hecho, no medir el tiempo del que se dispone no sólo no conduce a nada bueno sino que, como muchos consideran, es una forma de mentirse a sí mismo.

La importancia de las métricas

Para las empresas, poder medir la productividad y el rendimientos de sus empleados es tarea fundamental. Igual que ocurre con las personas que para mejorar un aspecto de su vida, primero necesitan averiguar dónde se encuentran. Con esta información en la mano se pueden empezar a plantear y aplicar medidas que mejoren esa variable. Las empresas deben proceder de la misma manera y medir el rendimiento de sus trabajadores:

• Deben medir el trabajo y el tiempo dedicado realmente a trabajar: es el que se dedica a tareas que la organización considera prioritarias o productivas para el negocio y que en un paso posterior se distribuirán en el mapa de productividad.
• Necesitan conocer en qué punto de productividad y rendimiento se encuentra tanto la organización en general como cada individuo en particular: para proponer planes de mejora y poder acercar los valores actuales a los deseados (ya sean impuesto por la propia persona o por los managers o responsables), conocidos como perfil óptimo. Más adelante profundizaremos en este concepto en el apartado: perfil óptimo.
• Tienen que tomar conciencia del modo en que se trabaja y de cómo se gestiona el tiempo: para conocer el verdadero nivel de productividad en el trabajo.

Sin tener estas variables en cuenta, ni se puede conocer la posición de la empresa ni mucho menos su margen de mejora.

Cada vez son más quienes apoyan nuestra teoría. Según un informe publicado sobre la productividad y el comportamiento directivo en España por NFOVA y APD y basado en la opinión de 1.935 directivos de toda la geografía Española se obtienen los siguientes datos:

• El 60% de los encuestados afirman que el modelo con el que se mide la productividad laboral hoy en día no está bien definido.
• El 42% está de acuerdo en que las reglas no son claras.
• Y el 18% asegura que no existen reglas definidas para medir la productividad.

Por eso, parece inverosímil el plantearse mejorar cuando ni siquiera se es capaz de medir. Si no buscamos y dotamos a nuestra organización de herramientas para ?diagnosticar? las posibles áreas de mejora:

• ¿Cómo podemos pretender implementar procesos de mejores prácticas o programas de desempeño? (El 44% de los directivos encuestados confiesa que dichos programas no existen en su empresa).
• ¿Cómo podemos medir el enfoque y el esfuerzo? (el 73% reconoce que tiene dificultad para medir el esfuerzo dedicado).
• ¿Cómo podemos comunicar claramente los objetivos estratégicos de la organización? (un 64% considera la comunicación defectuosa).
• ¿Cómo podemos tomar decisiones eficaces basadas en datos concretos y, por lo tanto, consensuadas? (el 83% admite tener dificultades para tomar decisiones).

Motivación, el lado cualitativo del rendimiento

Sin entrar a valorar el aspecto económico, uno de los factores más importantes, que además contribuye decisivamente a disparar la productividad de la empresas, es la buena motivación que tengan sus empleados. Las personas más motivadas rinden más, es un hecho. Pero es que, su actitud positiva y proactiva, beneficia a la organización de otra forma gracias al buen ambiente que crean, que resulta extremadamente contagioso. Debemos, por tanto, usar la motivación como motor que impulse a alcanzar los objetivos y llegar a las metas establecidas por la compañía ya que:

• Lo importante no es la cantidad de horas, sino cómo se utilizan.
• Cuando hablamos de motivación y rendimiento no hablamos de tiempo de permanencia en la oficina.
• El rendimiento depende de la organización eficiente del trabajo y de la capacidad y responsabilidad del trabajador.

Sin embargo, en España todavía prevalece la falsa creencia de cuantas más horas trabajadas, mejor rendimiento. Y el problema, otra vez relacionado con la idea de medir los datos, es que únicamente se tienen en cuenta los valores cuantitativos, dejando de lado los cualitativos.

No sólo es importante medir sino medir correctamente. No podemos medir el rendimiento de un trabajador de oficina por el número de horas que pasa en su puesto sino por el número de horas efectivamente productivas que ha utilizado para conseguir sus objetivos, para cumplir con sus tareas. Es decir, que hay que tener en cuenta la eficiencia de la productividad y no sólo la cantidad producida.