Para una buena gestión del tiempo también es importante aplicar la regla del 80/20 y concentrar nuestro trabajo en aquellas tareas que aportan un valor reseñable dentro de nuestra organización.

Es una lástima que empleados e incluso directivos de organizaciones pierdan su tiempo en tareas poco productivas, mientas que por ?falta de tiempo? renuncian a las actividades que pueden reportar mucho más valor para la compañía.

Los empresarios no se dan cuenta de que la regla 80/20 – el dicho de que el 20% de los clientes representan el 80% de las ventas- se aplica a todas las dimensiones del negocio. Y eso incluye la gestión del tiempo. En ocasiones, por propia convicción o motivación, los empresarios se muestran muy propensos a pensar: «Puedo hacerlo yo mismo.» Y luego se pasan seis horas tratando de eliminar un virus de su ordenador o arreglar ese grifo que gotea.

Claro, se puede ser competente en hacer ese pequeño trabajo. Pero estás haciendo un trabajo que vale 10 mientras no estás haciendo tu tarea principal, que es conseguir y mantener a clientes. Y ese trabajo representa 100 o incluso 1000. Más de un negocio prometedor ha quebrado por esos pequeños trabajos.

Cuatro cosas que debes hacer inmediatamente para poner fin a la pérdida de tiempo

Acaba con las tareas que representan poco valor. De nada sirve ser eficiente y eficaz para acabar con todas las tareas. Esto no es un enfoque práctico de la regla del 80/20 en cuanto a gestión del tiempo. En vez de hacer eso, pregúntese: «¿Qué cosas hago yo de poco valor y que podría subcontratar a un buen precio? ¿Qué estoy haciendo que debería dejar de hacer por completo?»

Contrata a un asistente personal. Con un poco de esfuerzo podrás contratar a una persona perfectamente competente que realice estas tareas de poco o medio valor para que puedas concentrarte en lo realmente importante. Tu asistente podrá hacer tareas como gestionar tu bandeja de entrada del correo haciendo una selección de mails para garantizar que sólo leas lo que realmente importa. El tiempo que te ahorrarás valdrá su peso en oro.

No te sienta culpable por relajarte. Las personas más productivas son un poco perezosas. Si en realidad hay sólo unas pocas horas al día en el que haces el trabajo verdaderamente importante y de valor para tu organización, ¿realmente importa si te estas divirtiendo el resto del día? El tiempo de inactividad te da el espacio mental para pensar en otras cosas de valor y relajarte. No se puede ser un gran estratega si estamos trabajando sin descanso desde primera hora de la mañana hasta llegada la noche.

Concéntrate en tu intervalo de tiempo donde eres más productivo. Todo el mundo tiene un intervalo de tiempo en su día donde se muestra realmente eficaz. Ernest Hemingway siempre escribía a primera hora de la mañana. Barack Obama es un ave nocturna. Por ejemplo, si has descubierto que haces mejor tu trabajo entre las 7 y las 10 de la mañana, si te ocurra abrir tu email antes del 10 o las 11 para respetar ese rango de horas extremadamente productivas para tu persona. Este espacio estará reservado, por ejemplo, para escribir o hacer trabajos realmente estratégicos y que aporten mucho valor a tu empresa. Eso sí, el tiempo más productivo no tiene porqué coincidir entre todos los sujetos por lo que puede variar según las personas.

Prueba a hacer estos cambios y verás como tus acciones de valor 10 se transforman en valor 1000. Entonces y sólo entonces, obtendrás las verdaderas recompensas de ser un empresario de éxito.