Para cumplir con la Ley de registro horario, es imprescindible establecer un acuerdo de empresa para organizar y documentar el registro de jornada. Se trata de un convenio de trabajo, firmado por el empleado y el empleador, en el cuál, gracias a una negociación colectiva, se establecen las pautas para el cumplimiento del registro de jornada laboral.
Este documento consensuado, establecerá cuáles actividades se deben registrar y cuáles no, cómo deben contabilizarse las horas extras y cómo será su remuneración, cuál es el tipo de jornada del empleado y los turnos a ejecutar, entre otras pautas.
Dicho acuerdo, permitirá entender las necesidades de la compañía y, por tanto, las características que debe tener la solución de registro horario que adopte la empresa.
Cómo y a quién afecta el control y registro de jornada laboral
Existe una serie de aspectos fundamentales, que vale la pena destacar, sobre la normativa que regula el registro horario y el control presencial de los trabajadores de una empresa.
Su conocimiento será útil, tanto para establecer un reglamento interno de registro de jornada laboral, como para tomar una decisión sobre la elección de la solución más acertada y las pautas para su gestión.
Trabajadores a tiempo parcial
La empresa debe tener un informe mensual sobre el total de horas ordinarias y extraordinarias realizadas por los empleados contratados a tiempo parcial. Además, debe entregar una copia del resumen al trabajador junto con su nómina.
Las horas extraordinarias de los trabajadores a tiempo parcial, solo están permitidas si se realizan en caso de fuerza mayor.
Trabajadores a tiempo completo
El real decreto ley, previamente mencionado, obliga a la empresa a tener el registro horario de los empleados con contrato a tiempo completo.
El registro de jornada debe hacerse sin perjuicio de la flexibilidad horaria. Además, se debe mantener actualizado un informe de los últimos cuatro años, que deberá permanecer a disposición de los trabajadores, sindicatos e inspectores de trabajo.
Horas complementarias
Esta tipología de horas de trabajo, a diferencia de las horas extraordinarias, son aquellas realizadas como adición a las horas ordinarias, pactadas por escrito entre el trabajador y la empresa, evidentes en el contrato laboral. Estas horas no se pagan como las ordinarias y no pueden exceder del 30% de las horas ordinarias del contrato.
Cómo crear un reglamento interno para garantizar el cumplimiento de del registro de jornada laboral
El documento que regulará y garantizará internamente el registro de la jornada laboral de los trabajadores de la empresa, debe establecer una serie de aspectos fundamentales para su correcto funcionamiento:
Elegir el modelo de registro de jornada laboral
Se debe incluir una breve descripción sobre la solución que se adoptará para garantizar el registro horario. Existen diferentes tipos de herramientas y soluciones para ejecutar un control de jornada diaria, desde plantillas de registro de jornada laboral en Excel hasta aplicaciones y software especializados.
Si se opta por adoptar un software de control horario, el documento regulatorio, deberá explicar su funcionamiento, cómo se registran los datos, quién será el responsable del seguimiento etc. Esta parte del acuerdo se podrá ampliar una vez se haya seleccionado y validado, mediante una prueba piloto, la herramienta de registro de la jornada.
Exponer las obligaciones de los empleados
El documento regulador debe exponer también las obligaciones que tienen los empleados en relación al registro de jornada laboral, estas son:
- La obligatoriedad de llevar un registro diario de su jornada, teniendo en cuenta la individualización del sistema, en función de las características de la actividad, puestos de trabajo y realidad empresarial.
- La forma en la que se deben registrar las horas de inicio y fin de jornada, los tiempos de descanso, así como cualquier interrupción que no pueda considerarse tiempo de trabajo efectivo.
- La forma de computar la jornada, en el caso de que el empleado no cumpla con su deber laboral de registro.
- La regulación de las actividades extraordinarias como viajes, desplazamientos, flexibilidad, teletrabajo Aunque estos conceptos existían antes de la nueva normativa, muchas compañías tenían acuerdos tácitos sobre cómo regular ciertas actividades y pueden que aprovechar la elaboración del acuerdo de control horario para documentarlo oficialmente.
- La necesidad de una autorización expresa de la organización para la realización de horas extraordinarias, así como lo que supone el registro de horas extraordinarias no autorizadas.
- Las posibles sanciones aplicables en caso de fraude o utilización irregular del registro.
Explicar la accesibilidad a la información para el seguimiento del registro de jornada
Es fundamental definir si los empleados tendrán acceso a la información y de qué modo.
Los software de control horario, son sistemas que facilitan el acceso, desde cualquier lugar y en cualquier momento, ya que almacenan la información en la nube, permitiendo así obtener datos precisos y en tiempo real.
Concretar los plazos para implementar el registro de jornada laboral en la empresa
Se debe establecer el plazo máximo de tiempo para poner en marcha el sistema de registro de jornada laboral, posteriormente al método seleccionado..
Es conveniente acotar temporalmente la vigencia de la política para el registro de jornada laboral, así revisar el buen funcionamiento del mismo y modificar o ampliarlo si fuera necesario.
Si deseas más información sobre el proceso de implantación del registro de jornada, puede descargar nuestra Guía Práctica.
Time@Work, la solución para el registro de jornada laboral preciso y objetivo
Una de las soluciones más completas es Time@Work, un software para el registro de jornada laboral pensado para empresas cuyos empleados trabajan con dispositivos tecnológicos, ordenadores y smartphones. Registra la hora en que el trabajador inicia la actividad laboral en su dispositivo de trabajo y la hora de finalización o descansos, permitiendo el control exacto de las horas trabajadas, las pausas y las horas extras, de forma sencilla y efectiva.
Cuenta con una aplicación móvil para el fichaje efectivo y un entorno web, que además de registrar la jornada de los empleados, almacena y controla los datos referentes al horario y a la actividad de cada empleado, como de la organización en general.
Time@Work es una aplicación completamente SaaS, no requiere de costosas inversiones en infraestructuras, instalaciones, ni equipos especiales. Genera informes en formatos Excel, PDF y CSV, ofreciendo garantías de seguridad de los datos y respaldo de la información.
La información se estructura por horario, por actividad, por empleado y por dispositivo. Estas funcionalidades hacen que sea una herramienta muy útil para el análisis y la evaluación del equipo de trabajo. Además, brinda un gestor de vacaciones y ausencias efectivo y un calendario laboral muy visual, dentro del cual se pueden organizar los tipos de día de acuerdo a los convenios de trabajo establecidos en la empresa.
Garantiza el derecho de desconexión digital, ya que cuenta con un sistema de alertas y configuraciones dedicadas a la salud digital, avisando al trabajador, a través de un pop up, el haber finalizado con su jornada laboral, recomendándole desconectar. Además, de acuerdo a la configuración que haga el administrador del sistema, el pop up puede solicitar al trabajador si continuar realizando horas extras, para que estas sean aprobadas posteriormente por el responsable del departamento, o bien, detener el registro de jornada automáticamente.
Los empleados podrán acceder a sus datos personales para optimizar la gestión de su tiempo y aumentar su productividad laboral. Los directivos tienen acceso a los datos relacionados con la actividad laboral y horarios de las jornadas de los trabajadores, para controlar y equilibrar las cargas horarias, así como gestionar las remuneraciones de horas extras.
Time@Work, es un sistema de registro de jornada 100% automático, que elimina las pérdidas de tiempo en informes manuales, evitando errores e información incompleta.
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