Veamos de qué herramientas dispone la dirección para subsanar la falta de registro y evitar posibles multas en caso de una inspección.

Tal y como lo explicamos en nuestra Guía «8 pasos para implantar el registro de jornada en tu empresa» lo primero y más importante consiste en crear un marco regulador del registro de jornada que, por una parte, explique la solución adoptada y, por otra parte detalle las obligaciones de los empleados. Entre otras, el marco debe subrayar la obligatoriedad de llevar el registro diariamente. Asimismo debe explicar la forma en el que se debe registrar:

• Las horas de inicio y fin de jornada
• Los tiempos de pausas o cualquier interrupción que no pueda considerarse tiempo de trabajo efectivo
• Cómo se regulan ciertas actividades como el teletrabajo, lo viajes o desplazamientos etc.
• Las posibles sanciones aplicables en caso de fraude o utilización irregular del registro

Una vez elaborado el marco regulador hay que comunicárselo y explicárselo a los empleados y directivos de la compañía. La comunicación y la formación son claves para garantizar el éxito. Es importante, que los trabajadores entiendan bien lo que deben hacer y sepan utilizar la solución que se haya adoptado para llevar el registro de jornada. Finalmente, un seguimiento de resultados será necesario en la primera fase de implantación. De esta manera podremos corroborar que el sistema funciona correctamente y que no hay errores u olvidos.

Si, a pesar de haber comunicado a los empleados la obligación de fichar la hora de entrada y salida, observa que algunas personas se olvidan o se niegan a fichar, entonces la empresa debe ejercer el poder de dirección. Tal y como lo contempla el artículo. 58 E.T, tendrá que advertir al trabajador del incumplimiento, indicando la infracción cometida y la sanción haciendo constar la fecha y los hechos que la motivan. En caso de desobediencia reiterada del empleado, la sanción podría llegar hasta el despido.

Ahora bien, el medio utilizado por la empresa para controlar la jornada de sus trabajadores cobra aquí toda su importancia. Con la llegada de la Ley, muchas empresas desarrollaron aplicación para que el empleado pueda fichar desde su móvil. La Ley considera como «es abusivo obligar a un trabajador a aportar su teléfono privado para desarrollar funciones relacionadas con el trabajo». Por lo tanto, si un empleado se negase a fichar desde su móvil particular la empresa no podría sancionarle.

Una vez más, explicar bien la necesidad del registro de jornada puede evitar situaciones extremas que sólo contribuyen al empeoramiento del clima laboral.

La elección del sistema de registro también puede contribuir a una mejor aceptación por parte de los trabajadores. Existe software de control horario, como, Time@Work, que permiten registrar las horas de entrada y salida de forma 100% automática. Esta solución, también mide de forma automática el tiempo de pausas y calcula de forma precisa el tiempo de trabajo efectivo.

Este tipo de soluciones automáticas ayudan a las organizaciones a evitar olvidos y negativas y facilitan la obtención de informes diarios completos. Asimismo eliminan por completo las cargas administrativas que, el registro de jornada, puede suponer para el departamento de Recursos Humanos. Finalmente, permiten reducir costes innecesarios a la compañía ya que el cálculo de las horas extras es 100% objetivo.