Gestionar el registro de horas extra y evitar su exceso

El registro de horas extras es una obligación para las empresas, pero sobre todo una necesidad, ya que, además de permitir una justa remuneración, facilita la comprensión de excesos en las cargas de trabajo de los miembros de tu equipo. 

Si bien no es habitual que se realicen, en algunos casos, son inevitables, no obstante existen soluciones que permiten disminuirlas o eliminarlas. 

El problema principal es que las horas extras suelen quemar y desmotivar a los empleados además de representar un gasto adicional para las empresas. 

Con la nueva ley de control horario, las organizaciones tienen la obligación de llevar un registro diario de las horas de entrada y salida de los empleados así como un registro de horas extras. Las horas extras se pueden compensar económicamente o a cambio de descansos retribuidos pero, en cualquier caso, deben ser cotizadas a la Seguridad Social.

Registro de horas extra ¿Qué dice la ley? 

El Ministerio de Trabajo y Economía reconoce y confirma como horas extraordinarias cada hora de trabajo que el empleado realiza después de la duración máxima de su jornada ordinaria laboral.

Generalmente su prestación es voluntaria, sin embargo existen casos en los que la empresa genera un acuerdo, individual o colectivo, para su realización obligatoria con una debida compensación. 

Así mismo, el Ministerio de Trabajo, expone una serie de pautas para que la prestación de horas extras no vulnere el bienestar de los trabajadores:

• No se podrán realizar durante el período nocturno, salvo en los supuestos de jornadas especiales ampliadas reglamentariamente o cuando resulte necesario para prevenir y reparar siniestros  u otros daños extraordinarios y urgentes. 
• Se prohíbe la realización de horas extras a menores de 18 años.
• Se debe llevar a cabo un registro de horas diario, a través de un software de control horario o cualquier otro método válido que permita evidenciar las horas correspondientes a las extraordinarias.
• Se debe generar un informe de las horas trabajadas fuera del horario laboral y anexarlo al recibo salarial del empleado, para confirmar la remuneración correspondiente.
• Los representantes de los trabajadores tendrán derecho a ser informados mensualmente, por el directivo o responsable, sobre las horas extraordinarias realizadas por los trabajadores, recibiendo una copia de los informes de registro de horas.
• Las horas extras realizadas por el trabajador, se abonarán económicamente o se compensarán con descanso.
• La cuantía a percibir debe ser igual o superior al valor de la hora ordinaria. 
• La compensación en tiempo retribuido, debe ser equivalente a las horas trabajadas y dentro de un periodo de cuatro meses. 
• El número máximo de horas extras a realizar es de 80 horas anuales, a menos que se realicen para prevenir o reparar daños extraordinarios y urgentes, en tal caso tendrán que abonarse.

Cómo gestionar el registro de horas extra y evitar su exceso

Las horas extras se dan cuando existe un aumento puntual de la actividad de la empresa, otras veces, se deben a una mala gestión del tiempo. Si quieres evitar que hayan horas extras innecesarias en tu organización, te damos algunas claves fundamentales:

Entender por qué la gente trabaja más horas de las debidas 

¿Son siempre las mismas personas las que realizan horas extras? Si fuese el caso, podría ser causado por un reparto desequilibrado de las tareas en el departamento. Pero también podría ser el resultado de las aptitudes de trabajo del empleado, en cuyo caso se podría resolver fácilmente ofreciéndole asesoramiento o formación dedicada.

Otra opción, y tal vez la más acertada, es la mala organización del tiempo y la dinámicas de trabajo del empleado y para lograr comprender qué es esta la razón del exceso de horas de trabajo, es necesario contar con herramientas de control horario.

Este tipo de herramientas, además de proporcionar el registro horario necesario, ayudan a medir el tiempo que se invierte en cada proyecto o tarea. 

Time@Work, el software de control horario de WorkMeter, recopila de forma 100% automática y objetiva los datos de actividad laboral de cada trabajador, y además de registrar su hora de entrada y salida, mide el tiempo de trabajo a través de los siguientes indicadores:

• Horarios de entrada y salida 
• Actividad Real (tiempo efectivo de trabajo) de las personas 
• Tiempo invertido en proyecto y tareas tanto de forma agrupada como detallada por empleados. 
• Costes y rentabilidad de mis proyectos.

Sólo con datos objetivos podrás entender cómo gestionan el tiempo tus empleados, así podrás ayudarlos a optimizarlo y reducir las horas extras de tu compañía. 

Garantizar la desconexión digital 

El derecho a la desconexión digital es cada vez más difícil de garantizar. Sin embargo, diferentes software de gestión empresarial, entre ellos Time@Work, hoy cuentan con configuraciones dedicadas que protegen el bienestar del empleado a través de avisos emergentes diarios, que le recuerdan la finalización de su jornada laboral y la necesidad de desconectar para no afectar su salud mental. 

Estas reglas de desconexión digital, además de garantizar un derecho fundamental para los trabajadores, evitan el desarrollo y el registro de horas extras, ya que invitan al empleado a terminar con su día de trabajo cuando es indicado y pertinente.  

Llevar un registro de 100% horas objetivo

Los sistemas tradicionales de registro de horas, como las hojas de fichaje o plantillas Excel, suelen tener información modificada e incongruencias horarias. Para evitar los registros manuales, que en muchos casos son subjetivos, es importante implantar un sistema de registro horario automático.

Time@Work, al ser un software de registro horario completamente automático, la información recopilada es también completamente objetiva, evitando la modificación de datos no justificados, incongruencias o errores.

Este sistema genera un informe que calcula día a día, la diferencia entre la actividad real, o bien trabajo efectivo del empleado y la actividad esperada. Gracias a este informe, es posible conocer el número exacto de horas extra realizadas. Además, su exportación es posible en diferentes formatos para su almacenamiento local.

Puede que eliminar el registro de horas extras dependa más de una óptima gestión del tiempo, que de un equilibrio en las cargas de trabajo. Esto lleva a un proceso de aprendizaje continuo, que sin duda, no sólo evitará el exceso de horas, sino también mejorará los niveles de productividad de la compañía, siempre y cuando se cuente con las herramientas adecuadas para su gestión.