Un registro horario bien llevado no sólo nos proporciona información acerca de los horarios de entrada y salida de los trabajadores sino que nos permite entender cómo se distribuye el tiempo de trabajo, calcular las horas extras, incluso gestionar las bajas y el absentismo.

Evidentemente, todo depende del sistema que se adopta. El más tradicional es el fichaje manual en papel o en hoja Excel. Aunque que puede funcionar, implica unos gastos en recursos innecesarios para cualquier compañía.

En primer lugar, la sobrecarga de trabajo para el departamento de Administración o de Recursos Humanos es injustificable. Cuando existen soluciones capaces de automatizar la recogida y el tratamiento de los datos, no tiene sentido invertir horas de personas en procesar todo este papeleo o persiguiendo a los empleados para que acaben de rellenar las hojas de asistencia. Muchas veces las empresas apuestan por estos sistemas obsoletos pensando ahorrar en el coste de adquisición de una solución más moderna y efectiva. Pero la realidad es otra. El coste de horas de trabajo asociado a un registro manual de datos supera con creces el coste de adquisición de cualquier solución tecnológica.

En segundo lugar, las compañías se exponen a tener informes incompletos. Además ¿Qué pasa con los trabajadores que, por sus funciones, no siempre acuden al centro de trabajo? Cualquier incumplimiento de la nueva Ley de Registro de Jornada puede derivar en multas importantes para las empresas.

Finalmente, todo esto puede tener un impacto sobre el clima laboral de la organización. Aunque la Ley obliga a las empresas a llevar el registro diario de la jornada, en la práctica deriva una importante responsabilidad a los empleados. Son ellos que deben cumplimentar dicho registro, de forma exhaustiva, a diario. Deberán fichar tantas veces como salgan de la oficina, por ejemplo, a la hora del coffee break, de la comida o para fumar. Pueden tener la sensación de que su empresa está fiscalizándoles en exceso y, por consecuencias, crear tensiones entre el personal y la dirección.

Resistirse en modernizar este proceso no parece tener mucho sentido. Hoy en día, existen software de control horario, que permiten automatizar la recogida de los horarios de entrada y salida. Son capaces de detectar y documentar las pausas, de calcular el tiempo de trabajo efectivo, de crear informes a medidas de horas extras, todo esto, en una plataforma centralizada y de forma automática. Se adaptan a todos los entornos laborales como el teletrabajo. Evitan que el departamento de Recursos Humanos tenga una carga extra de trabajo y, es más, le facilitan el control de las horas extras y la gestión de nominas. Estos software de registro horario suelen tener un módulo de gestión de vacaciones y ausencias que resulta, también, muy útil para RRHH. En cuanto a los empleados, el impacto del registro diario de jornada es nulo, no tienen que invertir tiempo o esfuerzos en llevarlo a cabo.

¿Todavía duda de los beneficios que le puede aportar un software de registro horario?