El concepto ?Business Intelligence?, o inteligencia empresarial, se refiere a la utilización de datos en una empresa para facilitar la toma de decisiones dentro de la misma. Es un conjunto de estrategias y herramientas enfocadas al análisis de datos de una empresa mediante el análisis de datos existentes.

Si partimos de una base objetiva, utilizando datos reales para la toma de decisiones, podemos estar seguros de que nuestros movimientos tendrán unos cimientos mucho más sólidos. Todas las empresas pueden recopilar datos, ya sean datos relativos a ventas, a compras, a inversiones, a tiempos, etc. Miles de datos y variables pueden ser estudiados y utilizados para tomar nuevas estrategias, conocer las fortalezas propias, y por supuesto, las debilidades. Todo lo que nos sea de utilidad para conocer nuestra empresa en profundidad y poder seguir mejorando. Este comportamiento de medición constante y análisis de los resultados es clave para alcanzar nuestros objetivos en el tiempo establecido.

En términos generales, el Business Intelligence trata de extraer los datos de la empresa de distintas fuentes mediante las herramientas o técnicas ELT (extraer, cargar y transformar), o actualmente ETL (extraer, transformar y cargar), para luego cargarlos en un almacén de datos. Todo este análisis, debería permitir incrementar el nivel financiero, administrativo, y con las decisiones a mejorar las acciones de la empresa.

Herramientas y soluciones de Business Intelligence

En cuanto a las herramientas y metodologías de Business Intelligence, tienen algunas características comunes:

• Accesibilidad a la información. Sin información, sin datos, no hay nada que estudiar. Estas herramientas y técnicas garantizan el acceso a los datos por parte de los usuarios.
• Apoyo en toma de decisiones. Acceso a herramientas de análisis que permitan a los usuarios seleccionar y manipular aquellos datos que les interesen.
• Orientación al usuario final. Se busca independencia entre los conocimientos técnicos de los usuarios y su capacidad para utilizar estas herramientas.

Las soluciones de Business Intelligence se pueden clasificar en dos grupos:

• Reportes:
  • Reportes predefinidos
  • Reportes a medida
  • Consultas (?Query?)/Cubos OLAP (On-Line Analytic Processing).
  • Alertas
  • Análisis:
    • Análisis estadístico
    • Pronósticos (?Forecasting?)
    • Modelado Predictivo o Minería de datos (?Data Mining?)
    • Optimización

En resumen, podremos decir que el Business Intelligence trata de personas que utilizan la tecnología para tomar decisiones. Y gracias a la tecnología, hoy día podemos conseguir muchos datos confiables sobre la empresa, desde ventas, hasta producción, pasando por gasto de combustible, kilómetros recorridos, gasto energético, y un largo etcétera de variables, que nos permitirán analizar unos hechos constatados, para valorar qué es susceptible de ser mejorado, cambiado, modificado, para obtener una mejora sustancial.

Es cierto que las soluciones tradicionales de Business Intelligence son difíciles de implantar, de mantener, de evolucionar y de usar, pero no en vano la tecnología avanza y nos está automatizando muchos procesos, y hay que invertir en esta tecnología (software y hardware), para mejorar los procesos. Pongamos algunos ejemplos. Podemos confiar en que un operario, repartidor de paquetería, cada día nos traiga su ruta, y kilómetros recorridos, comprobar su veracidad con el contador del vehículo y gasolina consumida e insertar esos datos en una base de datos. O mediante GPS y software, podemos hacer que la base de datos coja automáticamente el recorrido real del vehículo, distancia recorrida, consumo medio, y todo se calculará automático. Este gesto reduce el tiempo de recopilación de datos. Lo mismo podría aplicarse al tiempo de trabajo productivo realizado, listados de tareas finalizadas cada mes, etc.

Podríamos decir que sería trasladar a todos los apartados de la empresa algo que los departamentos financieros llevan haciendo con el dinero toda la vida. Datos que serán analizados, y servirán para realizar previsiones económicas a medio o largo plazo, y así tomar decisiones en todos los ámbitos. Por supuesto, son datos muy útiles también los indicadores de productividad, que nos permitirán realizar una serie de mejoras en los procesos de producción.

Gestionando el Business Intelligence

Existen muchos programas informáticos para el Business Intelligence. Hay quienes utilizan un Excel y lo hacen todo manual, otros, incluso, utilizan la agenda del Outlook para recopilar las tareas realizadas, en lugar de para las tareas que están por venir. Y luego están los programas específicos, como podrían ser ?Bingo Intelligence?, o ?MicroStrategy?, que son unos gestores de información para posterior análisis, o herramientas más específicas para medir variables mucho más específicos. En WorkMeter contamos con EffiWork, un software de medición de prodcutividad para el analisis de datos laborales. Existen cientos de programas para Business Intelligence, y muchas maneras de utilizarlos, pero siempre dependerán de que los datos insertados sean fiables, y del posterior análisis que se realice de ellos.

Así pues, en resumen, la inteligencia empresarial no es más que la evolución lógica del análisis que antiguamente se hacían en toda las empresas de un modo manual y que se limitaba a gastos y beneficios, pero analizando todos los detalles de la empresa, por muy insignificantes que nos puedan parecer. Porque diez céntimos de ahorro (directo o indirecto) en un producto del cual se van a vender un millón de unidades, representan diez mil euros más de beneficio. Si sumamos todas las variables que pueden ser corregidas, ese beneficio, a largo plazo puede significar el éxito rotundo de la empresa.

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