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Las personas son un recurso clave en términos de productividad. A la hora de mejorar el rendimiento de nuestra empresa debemos centrar una parte significativa de nuestro análisis en potenciar los elementos que, relacionados con este recurso, pueden llevarnos a obtener mejores resultados de una manera más eficiente.

Hemos encontrado muchas teorías sobre cómo medir la productividad de las personas, hemos consultado muchos expertos, psicólogos y economistas. Al final, con ayuda de estos expertos hemos creado nuestra propia fórmula, que trata de aglutinar todos los conceptos en una simple ecuación:

(Skills * Focus * Strategy = Productivity)

– La sencillez en cuanto a comprensión y modo de aplicación de esta fórmula son algunos de sus puntos fuertes. Es cierto que podría complicarse mucho, pero a veces lo más simple y claro es lo más efectivo.

– Es posible que puedan encontrarse aspectos que han quedado al margen, sin embargo, los fundamentales se ven reflejados en esta fórmula que, por otra parte, permite la incorporación de nuevos elementos en cada una de sus categorías.

Desgranando la fórmula I: capacidad (skills)

Este término define la capacidad que tiene una persona para hacer su trabajo, sus conocimientos, las herramientas que utiliza, su preparación y su formación. A más capacidad, más productividad.

En esta variable influyen directamente aspectos como:

• El reclutamiento.
• La formación continuada – autoformación.
• Las herramientas de trabajo.

Una selección de personal efectiva es el primer paso para lograr la productividad deseada. Pero una vez que esos activos se han incorporado a la organización, la importancia de la formación continua es clave, como también lo son las herramientas de trabajo y la consiguiente inversión en tecnología que la empresa lleve a cabo.

Desgranando la fórmula II: enfoque (focus)

El enfoque hace referencia al tiempo y el esfuerzo que la persona hace para realizar su trabajo. También supone la gestión de ese tiempo, así como de la cantidad de horas que se dedican a las tareas productivas. La conclusión: a más tiempo, más productividad.

El enfoque se ve afectado por factores a veces ajenos a la persona y a veces inherentes a ella, tales como:

• Gestión del tiempo
• Entorno de trabajo
• Interrupciones
• “Roba-tiempos”
• Estado físico

Cada individuo es dueño de su tiempo y en él está el decidir cómo planifica sus actividades y tareas. Sin embargo en el entorno laboral no estamos solos sino que otras personas y circunstancias (como la iluminación, el ruido o la temperatura) pueden resultar determinantes en esa gestión del tiempo individual.

Atender al teléfono, acudir a una reunión o responder a un compañero son situaciones que pueden mermar el enfoque, como también lo son circunstancias personales como el cansancio, un problema de salud, el exceso de trabajo o el ritmo de pausas. Sin embargo, el mayor potenciador de la dispersión es el correo electrónico que, junto con los procesos administrativos excesivos, se pueden considerar como “roba-tiempos”.

Desgranando la fórmula III: estrategia (strategy)

La estrategia empresarial implica la búsqueda de las ventajas competitivas de la organización. Los planes y acciones que se lleven a cabo en esta línea serán decisivos en términos de productividad. Puede afirmarse que la dirección de las personas también afecta a su productividad y a la utilidad de su trabajo, al mismo tiempo que el estilo de gestión o el entorno de la organización tienen su influencia en esta variable. A mejor gestión, más productividad.

Depende del Management tomar las decisiones acertadas en cuanto a:

• Estrategia de producto.
• Estilo de gestión.
• Transparencia.
• Objetivos.

La estrategia de producto es la base sobre la que partir, no se puede tener a un grupo humano dedicando esfuerzo y tiempo en algo que no es productivo para la organización (como por ejemplo, un equipo de trabajo desarrollando una intranet que nunca se utilizará).

El estilo de gestión es, junto con la transparencia, un factor determinante. Hay que alejarse de la presión, la desconfianza, el presencismo vs epowerment y centrarse en actitudes más positivas como la motivación o la conciliación, que, junto con la ausencia de secretismos contribuirán a hacer a las personas partícipes de algo con lo que se sienten identificados.

Conocer la situación de la compañía, ser conscientes de los logros a nivel individual y de grupo, permite a cada individuo saber dónde está y le ayuda a decidir dónde quiere llegar. Las pequeñas contribuciones de cada empleado (objetivos individuales) pueden ayudar a la consecución de los objetivos de la organización.

Oportunidades de mejora

En definitiva, hay bastantes aspectos que afectan a la mejora de la productividad de las personas. Por ello, y dando por hecho que partimos de una base sólida que implica que:

• La selección de personal es la correcta.
• Se trabaja con las herramientas adecuadas.
• El estilo de gestión es el indicado.
• La estrategia es acertada.

Queda centrarse en el aspecto del foco – gestión del tiempo que, por otra parte, ofrece una gran oportunidad de mejora, no sólo de cara a los resultados de la organización sino también a la vida y la conciliación de las personas empleadas.