Puesta en marcha y diseño del proyecto de inteligencia empresarial

La puesta en marcha y diseño de un proyecto de inteligencia empresarial ha de partir del autoconocimiento y orientarse siempre a objetivos. La elección de una herramienta de BI también se antoja fundamental.

Es la única manera de lograr alineación con la estrategia de la organización desde el planteamiento de un alcance inspirado por la mejora continua.

A la hora de poner en marcha una iniciativa de IE hay que saber que todo proyecto de inteligencia empresarial tiene, al menos, tres implicaciones relevantes que deben ser valoradas, en cuanto a las peculiaridades de su implementación:

• Intervención de distintos roles y perfiles dentro de la organización.
• Gran volumen de información a analizar.
• Elevado número de tareas a realizar.

Abordar correctamente un proyecto de estas características requiere de una planificación estratégica exhaustiva, que permita que no queden cabos sueltos. Este proceso debe plantearse en tres etapas diferenciadas:

1. Autoevaluación: busca conocer la situación real de la empresa para descubrir la problemática que se quiere solventar, las aspiraciones que se desean alcanzar y el punto de partida para todo ello. Se debe tener en cuenta que hará falta medir antes y después, ya que ésta es la única forma de conocer el alcance del impacto de la política que se quiere implementar.

• Obtener métricas sobre los principales indicadores.
• Interpretar los resultados para conocer la situación presente de la empresa.
• Planear el modo y periodicidad con que se llevará a cabo el seguimiento.

2. Establecimiento de objetivos: trata de reflejar el camino a recorrer, hacia dónde se dirige la organización y cómo se plantea completar la trayectoria prevista. Algunos ejemplos concretos de objetivos estratégicos que habría que plantearse en un proyecto de IE pueden ser: optimizar la productividad laboral, mejorar la gestión del tiempo, mejorar la gestión de los recursos disponibles, ahorrar costes, iniciar un piloto de teletrabajo o disminuir la rotación de personal.

• Definir objetivos específicos y estratégicos.
• Describir los roles que jugarán cada uno de los implicados.
• Establecer los recursos disponibles.
• Determinar los plazos y deadlines para la consecución de cada objetivo.

3. Determinación del alcance: es la fijación de la meta, el fin de un ciclo y el principio de otro ciclo, respaldado en el concepto de la mejora continua.

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De forma previa, tiene lugar la fase de motivación, que es donde se deben determinar las razones que impulsan a tomar una iniciativa de este tipo. Aquí se produce la primera toma de contacto con los indicadores, ya que de este proceso de abstracción se pueden determinar las áreas consideradas críticas y los puntos estratégicos para el negocio.

En otras palabras, todos aquellos aspectos que requieren de métricas y han de ser sometidos a seguimiento para conocer su evolución y poder realizar los ajustes necesarios. Sin mediciones no existe control y sin control no es posible decidir, y mucho menos mejorar. Por eso en los datos concretos y objetivos, en la cuantificación de lo específico está la clave para alcanzar las metas. La medición es fundamental para evaluar el impacto y el coste asociado al proyecto de IE.

Cómo plantearse el diseño del proyecto de inteligencia empresarial

El diseño del proyecto de IE puede resumirse en tres fases:

Determinación de Necesidades: ¿Qué necesidad real existe en la empresa de contar con un sistema de IE?

Una vez analizada la necesidad primaria, es fundamental revisar si existen otras necesidades existen, aunque sean de menor importancia. Conocer a quiénes beneficia una iniciativa de este tipo, cómo se notarán sus resultados y en qué influirá de cara al futuro de la organización son cuestiones que requieren de respuesta.

Aquí es donde intervienen los indicadores y de ahí su importancia crítica en todo proyecto de inteligencia empresarial. Para elegirlos correctamente hay que atender a:

• Cuestiones que necesiten de métricas y hayan de sujetarse a monitorización.
• Aspectos sobre los que se requiera conocer datos relevantes para la toma de decisiones.
• Variables cuantificables y cuyos datos se puedan obtener de forma realista y funcional.

Algunos ejemplos de los criterios a evaluar que se pueden considerar a la hora de establecer los indicadores son:

* Productividad:

a) Tiempos requeridos para la ejecución de las distintas tareas.

b) Alineación de los resultados con los objetivos.

c) Comparación de resultados entre la información de antes del proyecto de IE y después

* Satisfacción:

a) De los empleados: relación beneficios-tareas que supone el proyecto de IE.

b) De la organización: satisfacción del manager y del resto del equipo frente a la información recogida.

* Rentabilidad:

a) Control sobre inversiones.

b) Retorno sobre la inversión.

c) Costes y ahorros derivados de la ejecución del proyecto.

Determinación de las características de la organización: ¿Cómo se toman decisiones en la organización? ¿Quién puede tomarlas? ¿Existe autonomía o todas las decisiones deben pasar necesariamente por determinadas personas?

De la forma de llevar a cabo la toma de decisiones en la organización dependerán muchos otros aspectos que han de conocerse antes de abordar un proyecto de inteligencia empresarial. Se trata de profundizar en la cultura de empresa para dotar de calidad al análisis. En este estadio es importante valorar el alcance de la figura del chief information officer (CIO) y sus competencias, ya que su implicación en el proceso de diseño e implementación será crítica.

Definición de las características de los usuarios: ¿Cuáles son sus características? ¿Qué limitaciones se presentan en su trabajo? ¿Qué se puede mejorar?

De las conclusiones que se extraigan al plantearse todas estas cuestiones dependerá la orientación y el enfoque que se dé al proyecto de IE. Tomada la decisión, es necesario ayudar al usuario final a comprender cuáles son los objetivos de la iniciativa, qué ventajas tiene y cómo influirá en su toma de decisiones.

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