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Lo que conduce y arrastra al mundo no son las máquinas, sino las ideas? Víctor Hugo
Una vez escogida la herramienta o herramientas a utilizar, y cuando de una sólida planificación se ha extraído una preparación consistente, llega la hora de poner en marcha el proyecto eficiencia empresarial. Para ello será necesario trabajar en las siguientes áreas:
A) Comunicación del plan de eficiencia a los empleados: el primer paso es explicar a todos los empleados el motivo y el objetivo de la puesta en marcha de la plataforma tecnológica, para involucrarlos en el proyecto. Es fundamental llevar a cabo una buena explicación de los conceptos:
- En qué consiste el software que se va a implementar.
- Cómo funciona.
- Cuáles son las mejores maneras de sacarle todo el partido.
B) Instalación y despliegue de la plataforma: una vez alcanzado este punto, el software que se va a utilizar, como puede ser WorkMeter, debe haber sido ya instalado en todos los equipos informáticos. El proceso a seguir en este paso es:
- Instalar WorkMeter.
- Recolectar datos.
- Obtener métricas.
Créditos fotográficos: "Computer Set" by koratmember
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C) Configuración de los grupos: WorkMeter permite visualizar la información a nivel individual, pero también a nivel general de la compañía, por grupos o por subgrupos al nivel jerárquico deseado. Para asegurar el éxito del proyecto, en esta fase se tiene que definir una persona o grupo de personas responsables del seguimiento del programa y encargadas de reportar a la dirección.
D) Workshops con equipos de empleados: en estos talleres se trabajará a dos niveles distintos:
- Definición del puesto de trabajo conjuntamente (actividades y tareas): se trata de determinar qué aplicaciones se usan más y qué tiempo se dedica a cada tarea, entre otras variables. De esta forma es posible definir el mapa de productividad y diseñar el perfil óptimo para cada puesto y persona, la forma más efectiva de ayudar a cada individuo a alcanzar sus metas y ajustar desviaciones de forma fácil, transparente y realista.
- Definición de actividades prioritarias y no prioritarias: es imprescindible definir al menos cuatro actividades o conjunto de aplicaciones (categorías) que se consideran prioritarias para el desarrollo del trabajo. De esta forma se podrá elaborar un perfil óptimo donde quede reflejada la actividad centrada en tareas que la empresa considera prioritarias.
E) Revisión con el staff de dirección y consenso: una vez los datos ya estén adecuados y el (los) líder(es) del proyecto entiendan y dominen la herramienta, hay que implicar al resto de la organización. De esta involucración se sentarán las bases necesarias para alcanzar el consenso.
F) Configuración del mapa de productividad: esta herramienta consiste en definir qué aplicaciones son productivas y cuáles no lo son, de entre todo el listado de aplicaciones que usan los empleados. Si algo cambia en el futuro, se actualiza retroactivamente (modificando los datos previos y adaptándolos a las nuevas circunstancias). El mapa de productividad sólo puede ser modificado por el manager o responsable. Su puesta en marcha implica:
- Establecimiento de las primeras reglas de productividad.
- Creación de accesos a los managers.
- Adecuación de los datos en general.
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