Puesta en marcha de un sistema de eficiencia empresarial con una herramienta SaaS

La eficiencia empresarial es a la vez capacidad y resultado.

Capacidad de plantearse objetivos y medir su evolución a través de distintas métricas, como recomiendan los principios de la mejora continua; y resultado de consecución de dichas metas, logrado gracias al impulso de superación que misión y visión contienen. Todos estos elementos han de impactar en la forma de gestionar una organización y plasmarse en un plan: el de eficiencia empresarial, que aportará la información necesaria para averiguar cómo avanzar en la dirección correcta, cómo hacerlo un poco mejor cada día, en qué áreas es posible superarse.

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El plan de eficiencia empresarial

Un buen plan de eficiencia empresarial se basa en tres elementos clave:

1. Director de eficiencia: su aparición debe ser anterior a la puesta en marcha del proyecto de eficiencia empresarial. Este perfil:

• Puede provenir de dentro de la propia empresa, si se trata de un mando intermedio o manager; puede ser una nueva contratación o puede venir de fuera, como sería el caso de una consultoría (expertos en análisis de puestos de trabajo, gestión de equipos y mejora de procesos) prestando este tipo de servicio.
• Se encargará de llevar a cabo todo el proyecto e implicarse al máximo en la toma de decisiones, análisis, propuestas, desviaciones, ajustes y reporting.

2. Indicadores y métricas: son la base de la metodología y deben aportar datos objetivos de rendimiento, imprescindibles para el proyecto de eficiencia que requiere una imagen fiel del funcionamiento de la compañía. La importancia de las mediciones está relacionada con la relevancia de las cuestiones a las que dan soporte. Cuando se tienen que tomar decisiones estratégicas y definir las acciones que se llevarán a cabo, no valen las aproximaciones, la subjetividad ha de quedar a un lado y las opiniones personales se deben dejar al margen. De todo ello depende el futuro de la compañía.

3. Estrategia: aunque es habitual que un sistema de eficiencia empresarial se impulse de arriba abajo; planteándose desde la alta dirección para propagarse por los distintos departamentos, managers y mandos intermedios hasta llegar finalmente al empleado; nosotros consideramos que el plan de eficiencia empresarial debe tomar el sentido opuesto, de abajo hacia arriba. Para alcanzar un nivel real y óptimo de eficiencia, el punto de partida es crucial y debe ser el empleado quien se dé cuenta de que algo no va bien, de que los procesos pueden mejorar, de que asuntos no relevantes ocupan la mayor parte de la jornada o que es difícil terminar todas las tareas de cada día. Desde este entendimiento, se ha de fomentar un cambio para llegar a la excelencia. Así pues, las personas se lo trasladan a los equipos de trabajo, éstos evalúan los procesos susceptibles de mejora para llegar finalmente a la alta dirección, que se ocupará de hacer el plan de eficiencia empresarial extensible a toda la organización.

Por último, es importante tener en cuenta que la eficiencia, al igual que la mejora continua, es un proceso cíclico que no termina nunca. Sus fases son: medir, analizar y mejorar. Medir, analizar y mejorar. Un ciclo puede dar varias vueltas; de ahí la expresión ?mejora continua?. La empresa quiere ser cada vez mejor y nunca se detiene.

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