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Es importante conocer de antemano los recursos de los que disponemos y los riesgos que puede entrañar poner en marcha un proyecto de inteligencia empresarial en las organizaciones para prevenir acontecimientos.
En todo proyecto, también en uno de sistemas de información o inteligencia empresarial, la gestión de recursos se ha de enfocar desde dos perspectivas que aborden la planificación, asignación y medición de los recursos económicos y los recursos humanos.
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La gestión de los recursos económicos
Si hablamos de recursos económicos hay que calcular:
- El coste total del proyecto: donde se deben tener en cuenta gastos relativos al hardware, software, servicios de consultoría, costes de los recursos internos (costes de personal) y los costes de lanzamiento, mantenimiento y formación.
- El ROI (retorno sobre la inversión): haciendo una estimación que permita conocer el tiempo necesario para recuperar la inversión, dato sobre el que podrá valorarse la conveniencia de la decisión.
Una de las variables que mayor influencia tienen sobre la gestión de recursos económicos de un proyecto es el factor humano. Por eso es interesante hacer un análisis de los recursos humanos que intervendrán que permita optimizar su participación.
Los recursos humanos que intervienen en el proyecto y su planificación
En todo proyecto existen dos recursos clave de gestión:
- El equipo de trabajo: su selección es un factor crítico de éxito en la consecución del proyecto. Si es posible, el equipo debe ser experimentado y estar equilibrado en relación al tiempo. La elección de candidatos ha de considerar factores como su cualificación y experiencia pero, más importante, ha de conocer su desempeño medido en términos de rendimiento y productividad. Normalmente, si aumentamos el número de personas, disminuye el tiempo, pero esta medida no puede ser llevada al extremo, ya que el proyecto se convertiría en algo imposible de gestionar, por lo que esta opción carece de realismo y resulta más práctico escoger a los activos idóneos.
- El Jefe del proyecto: la dirección del proyecto debe recaer sobre una sola persona con autoridad real sobre el mismo, para hacerlo avanzar decididamente y orientado al objetivo final. El Jefe del proyecto debe ser un líder. No sólo es la persona más influyente en el éxito o fracaso del proyecto, sino que ha de contar con el apoyo total e incondicional de la dirección y su respaldo. Las funciones que debe llevar a cabo el jefe del proyecto son:
- Concretar OBJETIVOS.
- Organizar y Planificar el PROYECTO.
- Controlar RESULTADOS.
Conocer los riesgos de la planificación para poder evitarlos
El análisis de los riesgos potenciales durante la etapa de planificación de un proyecto permite su detección prematura y, en muchos de los casos, también su prevención. Generalmente, los riesgos que pueden aparecer suelen estar relacionados con tres áreas:
- Tamaño del proyecto: mayor el proyecto, mayor el riesgo. Para reducirlo se necesita fraccionar el proyecto en varios más pequeños. Al dividirlo en sub-proyectos se gana en capacidad de control y se minimiza el riesgo.
- Grado de estructuración: cuanto más desestructurado está un proyecto, mayores riesgos conlleva. La construcción del business case (caso de negocio del proyecto) reduce el riesgo al facilitar la definición de alcance y objetivos. Se basa en una estimación futura sobre el proyecto, previsión que permite hacer ajustes precisos para evitar riesgos, garantizando mejores resultados y fomentando la creación de planes de contingencia. Es importante que encontrar apoyo desde la Dirección y también por parte de los propios usuarios.
- Conocimiento de la tecnología: si no se cuenta con el conocimiento necesario de la tecnología que se va a utilizar, se están corriendo riesgos innecesarios y muy elevados. Para mitigarlos, se debe proporcionar la formación adecuada para todo el equipo, gestionándola desde la propia organización o subcontratando una empresa externa que produzca la transferencia de conocimientos tecnológicos.
Luchar contra la aparición de riesgos y minimizar los ya existentes implica llevar un seguimiento detallado de los mismos y de la evolución de los indicadores establecidos. Su monitorización, identificación y análisis debe ser periódica y frecuente.
Hoy en día, gracias al avance de las nuevas tecnologías, existen herramientas que permiten disponer de una información exhaustiva que ayuda a disminuir los riesgos de un proyecto de inteligencia empresarial. Si el enfoque que proporcionan este tipo de soluciones es el adecuado, también hacen posible la optimización de la planificación y gestión del proyecto gracias a la visibilidad que proporcionan en cuanto a la asignación de costes y recursos, su rendimiento, el planning o las fechas de deadline, entre otros.
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