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Antes de intentar planear cómo hacer más cosas, necesitas descubrir cómo estás gastando tu tiempo realmente, ya no solo si haces project management sino en tu día a día de trabajo.
Cuando se trata de hacer cosas, muchos de nosotros usamos herramientas de gestión del tiempo como temporizadores de Pomodoro o listas de tareas pendientes. Si bien estos métodos tradicionales pueden ayudarte a enfocarte en tus prioridades, hay un paso que debes tener muy en cuenta: debes saber cómo inviertes tu tiempo actualmente antes incluso de planear nuevos proyectos.
Si realizas funciones de project management, en lugar de crear una lista de prioridades y luego programarlas en tu semana, deberías revertir el proceso para maximizar la cantidad de tiempo que tienes que invertir en tus proyectos.
Al igual que una pulsera deportiva Fitbit mide tu movimiento y te muestra dónde estás para que puedas realizar mejoras, necesitas realizar una auto-medición cuantificada del tiempo. La medición es el paso más importante, no solo en la gestión de proyectos sino en cualquier proceso o tarea personal y profesional. Puede ser tan simple como apuntar las cosas que tienes que hacer en un papel, en una hoja de cálculo o a través de una herramienta de seguimiento de tiempo que te permitan recoger datos de forma automatizada. Una vez que mides tu tiempo, se crea una "inteligencia de tiempo" que te proporciona un punto de partida. Luego viene el aprendizaje, y luego, con suerte, la mejoría. Sólo puedes entender mejor cómo usar el tiempo cuando previamente lo tienes medido y cuantificado.
Cómo empezar a medir tu tiempo y el de tus proyectos
Del mismo modo que el control y medición de la alimentación, del ejercicio y del sueño de un atleta tiene un impacto cuantificable sobre sus resultados, los informes de tiempo que hagas revelarán áreas en las que acometer cambios en busca de un mejor rendimiento y productividad. Busca actividades que te consumen mucho tiempo y te reportan poco beneficio.
Sólo necesitas definir categorías como por ejemplo, trabajo, desplazamiento, familia, ocio y medir cuánto tiempo inviertes en cada una de ellas. Una vez tengas tu mapa de tiempo decidirás si necesitas hacer ajustes. "Por ejemplo, puedes darte cuenta que estás pasando demasiado tiempo conduciendo cada día para ir al trabajo. Ese tiempo perdido, lo tienes que recuperar en la categoría trabajo por lo que lo restas de la categoría familia. Podrías decidir usar medios de transportes alternativos (Uber, taxis, etc.) y aprovechar los trayectos para realizar tareas productivas, y así no tener que restar el tiempo con la familia". Es un concepto es más amplio que la gestión del tiempo; es medición, aprendizaje y optimización del ciclo.
Seguimiento del tiempo como algo natural del project management
Si bien el seguimiento del tiempo como base para tu propia gestión del tiempo puede ayudarte a ser más productivo, también se debería aplicar en el ámbito empresarial. Las empresas deberían hacer un mejor seguimiento del tiempo de sus empleados y de los proyectos de trabajo que llevan en marcha. Una compañía con 1.000 empleados dispone aproximadamente de 2 millones de horas de trabajo al año, pero ¿Saben estas empresas a dónde van estas horas?
Cuantificar y medir cómo los empleados gestionan su tiempo puede ayudar a identificar áreas para maximizar la productividad en la empresa. Toda la organización debería estar involucrada en el proceso empezando por los empleados que necesitan controlar sus tiempos de trabajo.
Hoy en día existen aplicaciones que permiten medir automáticamente las actividades y proyectos de los empleados, brindando a los dirigentes más información, pero ¿es Big Brother? No, si el proceso de medición es transparente y compartido. El seguimiento del tiempo puede revelar la eficiencia de un equipo de trabajo, así como la productividad en proyectos o tareas específicas. El seguimiento también puede identificar áreas donde los esfuerzos se duplican o donde se generan atascos de productividad.
Es útil compartir los objetivos de la empresa o del proyecto, y luego mostrar cómo todos participan en el logro de los objetivos a través del mejor uso de su tiempo. Ten un objetivo en mente. Todos disponemos de las mismas 24 horas de tiempo que tiene un día. Depende de uno mismo escoger la forma en que lo utiliza y elige invertir esas 24 horas.
