Una vez aprendas a manejar las herramientas tecnológicas que te ayudarán a implementar un programa de teletrabajo, debes empezar a considerar cómo protegerte a ti y a tus datos.

Aunque pueda que no sea aconsejable para una organización realizar actividades como la nómina, el mantenimiento de cuentas o la manipulación de los registros de accionistas desde un localización a distancia, la mayoría de las empresas creen que un programa de teletrabajo no representa ninguna amenaza para su seguridad cuando han establecido las precauciones necesarias. Veamos cuáles son las más importantes:

1. Copias de seguridad

Normalmente, en el contexto empresarial se suelen hacer copias de seguridad de forma automatizada, ya que los propios servidores disponen del software necesario para ello y cuando los usuarios apagan los equipos, todos los documentos se sincronizan.

Sin embargo, cuando en el entorno del teletrabajo es difícil mantener rutinas relacionadas con las copias de seguridad de la información. Incluso más necesarias que dentro de la propia organización, ya que existe el riesgo de que la información sea robada junto con el equipo o que sufra algún accidente doméstico que impida el acceso. Cómo gestionemos este problema dependerá de la modalidad del programa de teletrabajo que queramos implantar

• Escritorios remotos. En este caso no existen problemas con la posible pérdida de información, ya que el usuario se conecta directamente con un servidor del entorno corporativo que es el que realiza las copias de seguridad automáticamente.
• Perfil móvil. En este caso los datos del usuario se sincronizan periódicamente con el servidor de la empresa. Aunque sea una operación bastante sencilla, la mayoría de los trabajadores no tienen el conocimiento suficiente para configurar estas sincronizaciones por lo que se requiere del trabajo del departamento de IT, lo que puede ser complicado y robar demasiado tiempo y esfuerzo si el usuario suele trabajar desde casa.
• Sincronización manual. Se trata del método más rústico, ya que supone que sea el propio usuario quien, de forma periódica, copie sus datos en el servidor de la empresa. Aunque parezca muy rudimentario, en función de las necesidades y de la formación del trabajador, puede ser una solución totalmente eficiente. El mayor problema es que estas sincronizaciones manuales no se realicen con la frecuencia necesaria o que el volumen de la información no permita realizar sincronizaciones de forma manual.
• Copias de seguridad offline. En el mundo interconectado en el que vivimos, en el que mucho del trabajo que realizamos funciona gracias a la capacidad de la nube o a través de la conexión con servidores que se encuentran a quilómetros del lugar donde nos encontramos, tendemos a olvidarnos de opciones más locales e igualmente válidas. Podemos optar por utilizar un dispositivo externo donde realizar y almacenar copias de seguridad de nuestros datos. Con esta opción, tendremos que considerar dónde guardaremos este hardware para evitar robos y que esté protegido de potenciales peligros domésticos

2. Gestión de contraseñas

Normalmente, en un entorno de trabajo presencial, los trabajadores cuentan con una contraseña para acceder al sistema y conexión a la red corporativa. Esto facilita que, el robo de una contraseña sea poco perjudicial si la red está bien estructurada y configurada. Sin embargo, en el contexto de un programa de teletrabajo el robo de una contraseña podría dar acceso remoto a todos los sistemas de una empresa.

Por tanto, como trabajador de la organización corresponsable de tus actos, debes realizar las mejores prácticas para evitar que tu contraseña sea robada, así tendremos en cuenta cuestiones como la caducidad, la complejidad, el bloqueo por intentos fallidos, las revisiones de acceso, el bloqueo por falta de uso? Además, si para tu trabajo necesitas acceder a diferentes aplicaciones en la nube, debes tener en cuenta que nunca deberías utilizar la misma contraseña para acceder a todas ellas.

Para que no te olvides de ninguna de tus contraseñas, lo mejor es contar con un gestor de contraseñas en el que podrás organizarlas, almacenarlas y salvaguardarlas de cualquier intento de robo. Además podrás transportarlas con una memoria USB o a través de internet. En el mercado existen muchas opciones para gestionar tus contraseñas de forma automática como son LastPass, 1Password o DashLane. Todas ellas te permitirán organizar tus contraseñas para que no corras el riesgo de olvidarte de ninguna.

3. Seguridad Offline

Tendemos a olvidarnos del mundo físico para centrarnos en el mundo online. Sin embargo, gestionar la seguridad de la documentación con la que tocamos con nuestras manos es igual de importante. Especialmente en entornos de teletrabajo móviles donde nuestra información puede sufrir algún accidente doméstico o traspapelarse de camino al trabajo o a alguna reunión.

Por ello, no te olvides de implantar una serie de medidas de sentido común similares a las que seguirías si trabajases en tu oficina: almacenar y clasifica los documentos que no utilices en un lugar seguro, cuando viajes no dejes la documentación desatendida, destruye la información innecesaria ?no la tires directamente a la basura-, etc.