Programa de teletrabajo: fases para ponerlo en marcha

Hemos comentado ampliamente en posts anteriores los pros y contras de los programas de teletrabajo. Hoy queremos detallar un poco más cómo debería llevarse a cabo las implantación de un programa de teletrabajo en las empresas.

Fases para poner en marcha un programa de teletrabajo en tu empresa

Para poner en marcha un programa de teletrabajo y garantizar su éxito en empresas, se puede recomendar diseñar un proyecto piloto y cumplimentar una serie de fases.

El primer paso para poner en marcha el "Programa Piloto de teletrabajo" es definir su contenido y ámbito de aplicación. Para ello recomendamos:

Designación de un equipo responsable de liderar y coordinar el proyecto

El rol del equipo y de su responsable consiste en:

• Definir y diseñar las líneas básicas del Programa Piloto.
• Impulsar y coordinar el Programa.
• Establecer las fases y tiempos para la implantación del Programa.

Diseño del Programa Piloto definiendo las líneas básicas del programa. Es fundamental tener claro:

• ¿Qué objetivos queremos conseguir con la implantación del programa de teletrabajo? Hemos visto en los artículos anteriores que los objetivos perseguidos pueden ser variados desde la necesidad o voluntad de reducir costes (espacios, mantenimiento, energéticos etc?) a incorporar la conciliación como política corporativa, pasando por potenciar el trabajo en términos de objetivos y no de tiempo de presencia en el centro de trabajo.
• ¿Cuánto debe durar el proyecto piloto? Recomendamos que el proyecto piloto dure por lo menos 3 meses. Así se podrá proceder a un seguimiento exhaustivo y una valoración de los objetivos conseguidos. Tampoco debe durar mucho puesto que después de pocos meses podemos fácilmente comprobar si el programa está funcionando como lo deseábamos y, si así es, deberíamos ampliarlo al resto de la organización. En definitiva, un proyecto piloto se debe llevar a cabo en un plazo de 3 a 6 meses en los que se realizará la evaluación del desempeño para luego poder comprobar si funciona o si es necesario incorporar cambios.
• ¿Qué puestos de trabajo son susceptibles de poder participar a un proyecto de teletrabajo? No todos los puestos de trabajo son adecuados para teletrabajar, ni todas las personas cuentan con las características necesarias para teletrabajar. Hay quien prefiere trabajar desde la oficina que trabajar desde casa, por lo que tendremos que observar qué carga de trabajo se puede hacer a distancia y qué trabajadores quieren teletrabajar. 
• ¿Cuántas personas deberían participar? Evidentemente todo depende el tamaño de la empresa, pero si el tamaño de la organización lo permite, una cantidad comprendida entre las  30 y 50 personas puede considerarse el número óptimo para realizar la experiencia. Será también importante asegurarse que todos los empleados que participen al proyecto sean totalmente voluntarios.
• ¿Cómo se va distribuir el tiempo de teletrabajo? En las pruebas piloto, muchas empresas optan por introducir paulatinamente el teletrabajo (días a la semana, horas  diaras etc?), es decir, a través de un cambio progresivo. Es importante también que las decisiones que se tomen al respecto estén consensuadas entre los responsables del equipo de proyecto y los empleados que formarán parte del mismo. 
• ¿Qué Requisitos técnicos y estructurales serán necesarios? Es muy importante establecer las necesidades técnicas y asegurarse que establecer patrones que no dificulten la fluidez del trabajo. Normalmente los requisitos técnicos son relativamente sencillos: Un ordenador,  una línea ADSL, poder trabajar remotamente o con herramientas en la nube para poder acceder a su cuenta de correo electrónico, a los repositorios documentales etc?Pero todo ello sin poner en riesgo los datos y la seguridad de la empresa. Sobre todo lo demás, se hace indispensable contar con una herramienta de evaluación del desempeño que cuente con indicadores que recojan métricas de forma automática para que puedas evaluar el proyecto en todo momento.  
• ¿Qué coste tiene el programa? En teoría el coste de un programa de teletrabajo no debe ser elevado pero es conveniente calcular su coste para poder calcular más adelante el retorno de la inversión.
• ¿Cómo se evaluarán los resultados?Hay que poder evaluar los resultados tanto cualitativos como cuantitativos. Por ejemplo, si los objetivos consistían en aumentar la motivación y la satisfacción del personal, la evaluación de resultados se podría hacer mediante cuestionarios o encuestas. Si la compañía quería comprobar si podía emprender una política de teletrabajo regular garantizando la eficiencia y la productividad de la empresa, entonces debería apoyarse en un software de teletrabajo que le permitan de forma objetiva medir la actividad y la productividad de los empleados. Es decir, se hace indispensable cuantificar los resultados obtenidos para corroborar el éxito del proyecto y, como introducíamos anteriormente, la única manera de hacerlo de forma correcta es utilizando un software de evaluación del desempeño que te aporte métricas con las que puedas guiar tus políticas y decisiones. 

Aprobación del programa de teletrabajo.

Tras haber diseñado el programa piloto de forma adecuada, sólo queda aprobarlo y gestionar su implantación. Durante la puesta en marcha del mismo, contar con métricas que te indiquen cómo se está trabajando y qué es necesario cambiar para alcanzar los objetivos marcados al inicio, es la mejor manera para no andar a ciegas. 

Implantación del programa de teletrabajo

• Información del personal que participa en el programa de teletrabajo, así como de todos los empleados de la organización. Poner en marcha un proyecto piloto de teletrabajo no debe entorpecer en ningún momento la buena marcha del resto de la compañía.
• Selección de los teletrabajadores. Recuerda que nunca debe ser por obligación. 
• Formación de los participantes.
• Puesta en marcha del programa de teletrabajo: Durante la ejecución del Programa Piloto el equipo coordinador deberá estar a disposición de los participantes y proceder a un seguimiento periódico. La evaluación del desempeño es la mejor filosofía para ello, puesto que disponer de métricas es la única forma de que la dirección no se aleje del proyecto del teletrabajo al pensar que pierden contacto con sus trabajadores y permiten que éstos optimicen su forma de trabajar. Por otro lado, es igual de importante que los teletrabajores no se sientan solos, ni desplazados del resto de la compañía, por lo que deben existir canales de comunicación abiertos en ambos sentidos y se recomienda disponer de un equipo de atención técnica para atender posibles peticiones y preguntas de los nuevos teletrabajadores.
• Evaluación del Programa de Teletrabajo y del desempeño gracias a las herramientas seleccionadas en la fase de diseño del proyecto que te indiquen a qué distancia te encuentras de los objetivos marcados. 

¿Qué os ha parecido este programa de implantación del teletrabajo? ¿Os parece viable? ¿Vosotros lo pondríais en marcha? ¡Esperamos tu respuesta!