Estar presente en el puesto de trabajo no es lo mismo que trabajar de manera productiva en pro de los intereses de la empresa. Conocer el rendimiento laboral es un factor determinante, y para ello es necesario obtener métricas objetivas. En definitiva, debemos medir constantemente.

Existen distintos tipos de software en el mercado, como por ejemplo Workmeter, capaces de medir la actividad laboral de las personas y decir qué parte de ese tiempo de actividad se ha dedicado a tareas productivas. Esto nos pone en la pista de conocer esta variable y nos sitúa un paso más cerca de nuestro objetivo: llegar a entender cómo están siendo utilizados nuestros recursos.

Por ejemplo, entre la variedad de información que se puede recoger con Workmeter está la del panel que compara actividad y productividad. Este gráfico nos muestra la productividad respecto al tiempo de actividad dedicado en la empresa.

El tiempo productivo (área verde) siempre será igual o inferior al tiempo activo (área naranja). Además, a la hora de visualizar resultados, también existe la opción de seleccionar un día concreto para ver en detalle las horas de ese día.

Mediante otros gráficos adicionales, se puede obtener información también respecto a la evolución de tiempo dedicado a actividades productivas, a actividades no productivas y el tiempo medio por actividad; que representa la capacidad de concentración del empleado o el tiempo que tarda en cambiar de aplicación.

A diferencia de otras soluciones, en Workmeter se respeta la privacidad del empleado, por lo que tan solo él podrá conocer en detalle a qué actividades no productivas se ha dedicado; mientras que los managers y administradores únicamente tendrán acceso al total del tiempo invertido en este tipo de aplicaciones, sin tener la posibilidad de conocer más datos.

El mapa de productividad: definiendo las aplicaciones verdaderamente interesantes

Comparar los datos de actividad y productividad es imposible sin antes definir el mapa de productividad, que es distinto en cada empresa. Para su confección, la organización deberá:

• Basarse en las aplicaciones o recursos que la empresa considera productivos para el desarrollo de las tareas del puesto de trabajo.
• Definir, para cada grupo de empleados o departamentos, las aplicaciones que se consideran productivas y no productivas.

Una vez definido el mapa de productividad y las aplicaciones que son productivas o no productivas para cada departamento, la organización se encontrará ya en disposición de empezar a analizar los datos recogidos de actividad y productividad para conocer:

• Si la gestión de recursos es adecuada o no.
• Si las cargas de trabajo son equitativas, tanto por individuo, como por área o departamento.
• Si los empleados hacen un buen uso de las herramientas que la empresa pone a su disposición (elevado uso del correo electrónico, demasiadas reuniones, excesivo tiempo offline etc.).
• Si los niveles de productividad individual, por equipo de trabajo, por departamento o por proyecto son los deseados.

Conociendo y midiendo el rendimiento y la productividad de las personas es posible identificar cuándo el entorno laboral no es productivo para la empresa o cuándo se empieza a alejar de los objetivos fijados. Y, más concretamente, detectar qué empleados o qué equipos de trabajo, pese a estar presentes en la oficina, están empleando su tiempo en actividades no productivas para la empresa.

Con estos datos, la empresa podrá:

• Asignar mejor las tareas, en función de la distribución de cargas de trabajo o de las competencias de cada individuo.
• Redistribuir esfuerzos o dimensionar departamentos, si fuese necesario.
• Cuantificar la productividad destinada a un proyecto en concreto o a cada proyecto activo dentro de la empresa y en relación con los demás.

Pero también los empleados podrán participar de la herramienta y hacer su aportación, contribuyendo a un mejor ajuste proponiendo como productivas aplicaciones que empleen habitualmente en su día a día. El objetivo de esta apertura es la actualización máxima, ya que el mapa de productividad no sólo tiene que configurarse al principio, sino que ha de estar en constante evolución para que ello redunde en su eficiencia.