La productividad en el trabajo sigue siendo una asignatura pendiente en España. En general, los trabajadores tienden a pasar muchas horas en su puesto laboral, pero parte de ese tiempo se pierde en actividades y ocupaciones poco productivas, relacionadas o no con el propio trabajo.
En 2016, la OCDE (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Europeo) ya aseguraba que de media, los trabajadores españoles pasaban unas 1.701 horas al año en su puesto laboral, es decir, unas 36,5 horas semanales de media. Cifra que se mantuvo en 2018 y que sigue colocando a España entre el grupo de países donde más tiempo se dedica al trabajo. Más que, por ejemplo, en Reino Unido, Francia, Suecia, Holanda, Noruega, Dinamarca o Alemania, y, sin embargo, el rendimiento y la productividad son menores.
Qué es la productividad en el trabajo y qué factores empresariales influyen
La productividad laboral es el indicador de eficiencia en el trabajo de los empleados de una empresa, mide la relación entre el trabajo desempeñado y la conversión que se genera. Es una medida fundamental para las empresas y de esta depende el crecimiento y el desarrollo económico de cualquier organización.
Existe una serie de factores que influyen en el nivel de productividad de los empleados en el trabajo, tales como:
- El salario; tanto económico como emocional
- El clima laboral y el trabajo en equipo
- La motivación laboral
- Las políticas y cultura de empresa
- El equipamiento y los recursos para el desarrollo laboral
- El liderazgo
- El diseño y estabilidad de los productos o servicios
- Calidad de las materias primas y del estado de la maquinaria
Estos factores de productividad en el trabajo, son aquellos que debe brindar la empresa que busca promover el desempeño y rendimiento laboral de sus trabajadores. No obstante, los trabajadores además de contar con el bienestar que les brinda su organización, deben saber gestionar su tiempo, sus tareas, hábitos y prioridades para alcanzar la consecución de los objetivos de trabajo.
Cuáles son los hábitos afectan la productividad en el trabajo
La productividad en el teletrabajo está estrechamente relacionada con la óptima gestión del tiempo, por eso es importante reconocer los hábitos, distracciones y “vicios” que actúan como ladrones del tiempo productivo.
Estudios han cuantificado que el tiempo perdido en el trabajo llega a suponer un 30% del total de la jornada laboral. “Las distracciones o ladrones del tiempo reducen la productividad mucho más de lo que creemos debido al esfuerzo que después supone recuperar la concentración en lo que se estaba haciendo”, señala Joan Pons, CEO de WorkMeter.
Aunque en muchas empresas son conscientes de este problema, en la mayoría no se llega a cuantificar o siquiera, identificar el tiempo no productivo durante la jornada laboral de los empleados. Son por eso necesarios los sistemas de medición de la productividad, ya que permiten optimizar la gestión del trabajo por proyectos y por objetivos, a través de indicadores medibles que facilitan la visión y el conocimiento exacto del desarrollo laboral, promoviendo así, la productividad de los empleados en el trabajo.
Es cierto que con el teletrabajo se han reducido los momentos y actividades particulares que robaban el tiempo a los empleados en la oficina, sin embargo, también en casa se han identificado otros “ladrones del tiempo” que siguen amenazando la productividad en el trabajo por ejemplo; el móvil, navegar por Internet o conversaciones telefónicas, incluso las reuniones o teleconferencias interminables, son actividades que pueden alargar la jornada laboral y reducir la efectividad del trabajo del empleado.
Para lograr ser conscientes del tiempo, o bien, los momentos de alta productividad durante la jornada laboral, es importante reconocer cuáles son estos ladrones del tiempo, tanto en la oficina como durante el teletrabajo, que reducen la productividad de los empleados.
El uso del móvil y las redes sociales
Los smartphones ofrecen cada vez más posibilidades y potencian nuestras redes de conexión con numerosas personas. Una comunicación múltiple y continua que requiere, en ocasiones, constante dedicación. El móvil constituye el 50% de las distracciones de un empleado en su jornada laboral. Silenciarlo y alejarlo durante la jornada laboral mejorará nuestro rendimiento y concentración. También conviene limitar las consultas en el móvil durante las pausas del trabajo.
Por otro lado, los empleados suelen tener y seguir cientos de cuentas. Hay algunas muy activas que generan gran cantidad de contenido y que llaman la atención sin parar. No silenciar el dispositivo móvil o desactivar las notificaciones mientras se trabaja, puede dar al traste con horas de trabajo ya que su capacidad de atracción es poderosa y, una vez dentro, se pierde la noción del tiempo.
Ser multifuncional o “multitasking”
Estar en una tarea, y en otra, y en otra, dificulta la actividad del cerebro y lo hace poco operativo. Al tratar de hacer varias cosas a la vez, siempre se corre el riesgo de olvidar una de ellas y dejarla incompleta. Por eso, conveniente concentrarse en una tarea importante y mantenerse enfocado hasta terminarla antes de comenzar otro cometido. De la misma forma, debemos asignar el tiempo necesario a cada tarea y tenerlo presente cuando planifiquemos nuestra jornada.
El internet mal gestionado
Internet ofrece infinitas posibilidades al alcance de un click e incontables tentaciones que absorben tiempo de trabajo y reducen la productividad, tales como: consultar webs de compras, buscar la emisora de radio, buscar la mejor oferta de vuelos o alojamientos, explorar nuevas actividades de ocio y horarios, hacer reservas o gestiones bancarias. Es importante aprender a gestionar la navegación por la red si se quiere alcanzar los objetivos deseados.
Las visitas a la bandeja de entrada del mail
Visitar y revisar el mail es una actividad de alto riesgo para la jornada laboral. Las nuevas prácticas aconsejan cerrarlo tras una primera lectura matinal, ya que dejarlo abierto atraerá constantemente nuestra atención con las alertas y los avisos y nos atraparán revisando uno tras otro.
Las reuniones y teleconferencias
Es una queja común entre los empleados: demasiadas reuniones poco productivas. Una reunión conlleva una inversión de tiempo y esfuerzo para varias personas. A eso hay que añadir lo que tardarán después en volver a concentrarse en su tarea.
Para que una reunión sea eficaz, en la convocatoria deben figurar los objetivos y la finalidad del encuentro, los puntos o temas a discutir y la duración estimada de la misma. También es aconsejable reservar las reuniones para discutir los temas relevantes y evitarlas para los más sencillos.
Las pausas continuas e ilimitadas
Paradas para desayunar, tomar café y fumar. Este tipo de interrupciones acaban pasando factura cuando dejan de ser las necesarias y se convierten en rutinarias y frecuentes. Si al cabo de la jornada laboral sumamos los minutos que empleamos en esta clase de pausas, hay casos en los que pasan de una hora y media.
El aplazamiento de tareas y la procrastinación
Dejar para más tarde o para un mejor momento ciertos trabajos o actividades solo puede generar más estrés y posteriores sentimientos de culpabilidad.
La procrastinación es una inmensa fuente de insatisfacción y frustración. Además, suele provocar que el producto final sea incompleto o, como poco, mejorable, ya que la falta de tiempo habrá impedido perfeccionarlo. El momento adecuado no llegará nunca.
La falta de organización
Un buen sistema de organización, planificación y realización de tareas ayudará al empleado a tener todo bajo control y a terminado a tiempo, a solucionar imprevistos y a afrontar los nuevos proyectos que vayan llegando.
La desorganización provoca una pérdida de eficacia en el trabajo que repercute en la productividad. Los expertos aconsejan iniciar la jornada laboral organizando y planificando las tareas pendientes, agruparlas según sus características y dejando espacio también a unas pequeñas pausas de descanso saludable.
Además, nuestra energía vital y mental durante cada jornada laboral es limitada. A medida que avanza el día, nuestra capacidad de toma de decisiones y nuestra productividad disminuye y aumenta el riesgo de que podamos cometer errores involuntarios. Es por eso que se recomienda afrontar las tareas más complejas a primera hora de la mañana cuando nuestra mente está fresca, descansada y al 100% de su capacidad cognitiva.
El aceptar tareas extras
Aceptar tareas sin pensar si son convenientes o no, puede repercutir en la productividad de los empleados. Cuando se asumen trabajos ajenos al objetivo final, se está poniendo en riesgo esa misma meta establecida. Por ello, aplicar la asertividad para rechazar con claridad tareas o actividades que no aportan, es un sano hábito que evitará cargar en exceso la agenda laboral y ayudará a mantener los límites para salvar el trabajo previsto.
Lo importante es que seamos cada vez más conscientes de cómo y en qué empleamos nuestro tiempo cada día. Para ello, debemos analizar nuestras jornadas laborales y eliminar lo superfluo, lo que no nos aporta, esto requiere tiempo y esfuerzo.
Adquirir e incorporar buenos hábitos de trabajo contribuye a sanear dinámicas laborales, lo que mejorará la gestión del tiempo y aumentará la productividad en el trabajo. Esta es la clave de la eficiencia, ser conscientes de cómo distribuir las horas de trabajo y lograr identificar el resultado al final de la jornada o de la semana. De esta manera podremos evaluar nuestro desempeño. A partir de ahí, analizar y reaccionar para ser más productivos y obtener un mayor rendimiento laboral.
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