Terminar la jornada laboral y comprobar que varias tareas quedan pendientes después de un gran esfuerzo de concentración y trabajo, resulta frustrante. Si te sucede a menudo, es evidente que existe un problema y que el rendimiento como la productividad están en peligro. Por eso en este artículo te explicamos los hábitos clave que debes adoptar para evitar la productividad laboral ineficiente.
Pasar horas y horas frente a la pantalla del ordenador es un desafío para la concentración, capacidad de organización y la disciplina laboral. Si a ello le añadimos las preocupaciones y responsabilidades personales, o la situación de pandemia y la rapidísima transición al teletrabajo que hemos asumido, vemos que aún hay mucho por aprender a gestionar en el ámbito laboral.
Diversos estudios confirman que un amplio número de trabajadores emplea momentos de su jornada laboral para realizar búsquedas privadas en la web. Cuando se convierte en práctica habitual, supone demasiado tiempo restado al trabajo productivo y repercute en los objetivos propios y generales.
Conscientes de las distracciones durante el teletrabajo, frecuentes también en la oficina, las compañías intentan anticiparse al problema. La reciente ley de teletrabajo permite a las empresas revisar los correos enviados por la plantilla o las búsquedas que se realizan en internet. Sin embargo, la mayoría de las empresas basan su relación con los empleados en la confianza mutua y el chequeo continuo de resultados y objetivos, ya que la confianza es un elemento clave para el rendimiento del personal.
Una alternativa eficaz, que respeta el derecho de privacidad del empleado y evita la productividad laboral ineficiente, es introducir herramientas de gestión del tiempo y de la actividad laboral.
Cuando hay un sistema que, más allá de controlar, brinda ayuda al empleado para llevar a cabo sus actividades laborales, aportando beneficios personales y profesionales, la empresa también gana, ya que se puede tener el control constante del tiempo, de las tareas y de la ruta hacia los objetivos, sin vulnerar la intimidad del empleado o del equipo.
En los hábitos también está parte del éxito. Si cada día se siguen unas prácticas de trabajo para evitar la dispersión, la falta de enfoque y la productividad laboral ineficiente, mejorará exponencialmente el rendimiento laboral.
Hábitos para evitar la productividad laboral ineficiente
Adoptar hábitos que beneficien el rendimiento y promuevan la concentración efectiva permitirá alejar de la jornada de trabajo la productividad laboral ineficiente que genera frustración, desmotivación y estrés.
A continuación, te recomendamos los hábitos clave para impulsar la productividad y alcanzar los objetivos propuestos durante cada jornada laboral.
Organizar la jornada
Invertir diez minutos para ordenar la jornada es muy eficaz y compensa. Si no planificamos las tareas del día, caeremos en el caos. Lo ideal es ir tema por tema y avanzar cuando se ha cerrado el anterior.
Contar con una herramienta de planificación de funciones facilita la organización y desarrollo del trabajo distribuyendo cada tarea y controlando que no nos desviamos del objetivo.
Revisar objetivos
Repasar cada día las metas establecidas ayuda a confirmar si la planificación diseñada está alineada con esos objetivos. En caso afirmativo seguiremos adelante. Si no es así, estaremos cada día a tiempo de corregir el rumbo y trazar nuevas rutas, lo que se traduce en eficacia. Este hábito mantenido en el tiempo permite conservar el foco centrado en lo que interesa.
Establecer prioridades ¡Y seguirlas a rajatabla!
Entre lo importante y lo urgente, es necesario no dejarse atrapar por la vorágine del día a día. Hay que programar un tiempo de trabajo en tareas importantes pero no urgentes. Si continuamente estamos apagando fuegos, nunca terminaremos nuestra labor y se perderá un tiempo irrecuperable.
Una clave para diferenciar tus actividades y tareas: todo lo que tiene que ver con lo importante nos acercará a nuestros objetivos a largo plazo.
Así mismo, identificar los ladrones de tiempo o aplicaciones improductivas, descartarlas y priorizar el uso de aquellas que fomentan la productividad y facilitan la consecución de objetivos. Los sistemas de medición de productividad son un punto de apoyo ya que eliminan los ladrones de tiempo y optimizan su gestión.
Aprender a decir no
Si logramos decir no a lo que quita tiempo y no aporta nada, estaremos avanzando hacia nuestras metas. Utilizar el no con asertividad refuerza la autoestima, libera de cargas inútiles y evita la productividad laboral ineficiente.
La clave es ser capaces de identificar si lo que nos están pidiendo nos resta o nos beneficia, y darnos cuenta de que cuando decimos sí a todo estamos diciendo no a nuestro trabajo.
Gestionar la personalidad “multitarea”
Mantener el foco en varias prioridades al mismo tiempo es difícil y afecta a los resultados y al rendimiento, aumenta la frustración y la insatisfacción. Cuando hay varias prioridades en juego, lo más común es que la más importante sea sacrificada.
Delimitar plazos concretos
Asignar un tiempo determinado a cada tarea agilizará las jornadas laborales. Teniendo claro el orden y el tiempo, evitamos procrastinar y olvidarnos incluso de tareas por no tener fechas de finalización.
Ciertos sistemas avanzados de gestión de la actividad facilitan esta función y cuentan con alertas que recuerdan los plazos de realización de los proyectos y avisan si se está retrasando el objetivo.
Planificar pausas y descansos
Es necesario tomarse el tiempo para descansar, mantener la concentración y volver al trabajo con ganas y nuevas ideas. Cada tres o cuatro horas son suficientes quince minutos.
No confundir pausas con las interrupciones como llamadas, alertas de mensajes, emails, conversaciones, entre otras actividades que secuestran nuestra atención por un tiempo.
Lo más ligero sale antes
Seguir esta norma alivia la carga de trabajo y produce un efecto psicológico positivo, ya que al ver que se resuelven tareas pendientes, la motivación aumenta.
Tras haber organizado la jornada, se estima el esfuerzo y dedicación que requiere cada cometido. Lo que mejor funciona es despachar en primer lugar las que exigen menos energía y menos tiempo. Dos o tres tareas concluidas mejoran la perspectiva y el ánimo para continuar el resto del día.
Gestionar el email
El correo electrónico es uno de los mayores enemigos del rendimiento y alimenta la productividad laboral ineficiente. Lo mejor es cerrarlo y consultarlo dos o tres veces durante la jornada.
Si pensamos que, además, cada empleado suele revisar también sus cuentas personales, el tiempo restado a la jornada laboral es considerable, un 28%, según la consultora McKinsey. Una auténtica amenaza para la productividad cuando, por otra parte, el 80% de los correos que llegan son totalmente descartables.
Cuatro consejos para gestionar el mail: desactivar las alertas de entrada, eliminar suscripciones que no interesen, configurarlo para no perder los correos importantes y desviar directamente los irrelevantes. Por último, aplicar el principio de "sólo una vez", es decir, al abrir los correos, decidir rápidamente qué hacer con cada uno y no posponerlo.
Descanso y técnicas de concentración
Rendimiento y productividad dependen también de un buen descanso y de la capacidad de concentración. Establecer rutinas y métodos de trabajo eficaces evita alargar la jornada laboral y promueve la desconexión digital, mientras que dormir entre 7 y 8 horas diarias es lo aconsejable.
Respecto a la concentración, hay numerosas técnicas para potenciarla. Meditar es una de ellas. Sencilla, natural y eficaz, también rebaja la ansiedad y elimina tensiones. Apenas 5 o 10 minutos diarios tendrán un efecto relevante.
Para promover el derecho a la desconexión digital, sobre todo durante el teletrabajo, y que las jornadas laborales no ocupen todo el día, es clave incorporar sistemas que cuenten con alarmas o avisos de desconexión, evitando horas extras que pueden generar agotamiento laboral y tecnoestrés.
Ahora que conocer los hábitos que te ayudarán a evitar la productividad laboral ineficiente y permitirán potenciar tu rendimiento laboral, ¡comienza la práctica! Organiza, gestiona tu tiempo y permítete un descanso, en lugar de luchar contra la concentración con la mirada fija en el monitor.
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