Principio de Pareto: 3 Acciones para Mejorar la Productividad un 20%

Aunque parezca paradójico, el mejorar la gestión del tiempo puede ser también un problema de falta del mismo.

En estas situaciones, lo más conveniente sería aplicar el Principio de Pareto.

Aplicando el Principio de Pareto

Partiendo del título de este artículo, donde se propone lograr una mejora de la productividad del 20%, quienes se encuentren en la situación descrita en líneas anteriores pueden optar por seguir una selección de pequeños cambios, recogidos en base a nuestra experiencia y que, además de ser fáciles de aplicar, suponen una mejora de hasta el 20% en términos de productividad.

Para lograrlo deben tenerse en cuenta tres premisas que serán de gran utilidad en el proceso:

• Hacer cambios cuesta mucho, ¡somos humanos!
• El Principio de Pareto (también conocido como la regla del 80-20) afirma que, en muchos casos, el 80% de los efectos provienen del 20% de las causas.
• Encontrar aquellos puntos susceptibles de rápida implementación orientada a la productividad debe ser nuestra tarea inicial.

Problemáticas de resolución prioritaria

Desde hoy mismo se pueden implementar una serie de acciones que tendrán como consecuencia el ahorro de tiempo y aumento de la productividad. Las acciones que se proponen tienen un denominador común: la sencillez de su aplicación y la efectividad de sus resultados.

Acciones que se pueden implementar para resolver problemáticas de resolución prioritaria

Interrupciones y correo electrónico. Soluciones:

- Desactivar las notificaciones de Outlook u otro gestor de correo.

- Abrir el correo, 3 ó 4 veces al día máximo, y cerrarlo cada vez, no dejarlo abierto. Utilizar la técnica de las 3 d (do.it,  delegate.it, o delete.it)

- Desactivar Messenger, Skype etc.

- Emplear auriculares para evitar ser molestado.

• Logros/beneficios: siguiendo estas sencillas medidas, el tiempo medio por actividad pasará de 1 minuto a 3 minutos como media.

Las reuniones y el teléfono. Soluciones:

- Crear unas normas para las reuniones, imprimirlas y exponerlas en las salas.

- Medir el tiempo invertido y tratar de reducirlo mes a mes.

- Normativa de llamadas internas: por ejemplo, eliminar llamadas internas de confirmación de email.

- Evitar llamadas y visitas innecesarias.

• Logros/beneficios: estas soluciones permiten ahorrar entre 15 y 45 minutos al día de reuniones y llamadas.

Gestión del tiempo, mejora continua y feedback sobre la gestión del tiempo. Soluciones:

- Implementar herramienta de medición automática del tiempo.

- Utilizar las métricas para saber cómo vamos.

- Tratar de establecer una mejora continua: proponerse objetivos a la vista de los resultados de las mediciones.

- Utilizar WorkMeter, para tener consciencia e información objetiva de cómo invertimos el tiempo.

• Logros/beneficios: tomando consciencia del tiempo se puede mejorar la productividad hasta un 40%.