La eficiencia empresarial no depende del número de horas trabajadas, sino del aprovechamiento que se ha hecho de cada una de ellas en base a una buena planificación.

La organización eficiente del trabajo, unida a la capacidad y responsabilidad del trabajador impulsan la eficacia en los procesos, ayudando a acercarse cada vez más al objetivo de lograr una organización eficiente.

El rendimiento individual no se calcula en función de la duración de la jornada, la cantidad de horas extras o el tiempo de permanencia en el puesto de trabajo. Marcharse a casa después de que se haya ido el jefe tampoco garantiza buenos resultados, en lo que a productividad se refiere. Hace falta resetear la mentalidad tradicional y dejarse inspirar por los nuevos valores que la realidad laboral demanda:

• Evolucionar hacia un modelo basado en la calidad, no en el volumen ni la cantidad.
• Buscar la satisfacción laboral y la motivación de la plantilla.
• Fomentar un clima organizacional sano.
• Cuidar y mostrar la preocupación por la mejora de las condiciones higiénicas y su control.
• Propiciar el reconocimiento.
• Mejorar la comunicación.

Esta transformación es tan necesaria que se debe abordar como una prioridad en todas las empresas. Alcanzar a la competencia, mantener posición de mercado y aumentar las tasas de productividad depende de ello. Pero este cambio, no hay que olvidarlo, también conlleva un impacto muy positivo en la sostenibilidad empresarial, la imagen corporativa que se proyecta al exterior y el ambiente laboral.

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La personas son el activo más importante de cualquier empresa y las políticas deben centrarse en ellas, partir de ellas y crecer con ellas. Son los individuos que componen una organización quienes van a determinar, en base a los valores corporativos y su proyección, la cultura de la empresa, su funcionamiento, la efectividad y el futuro del negocio.

Créditos fotográficos: «Business People Working Late» by bplanet

Los desafíos a los que se enfrentan las empresas

A pesar de los esfuerzos, por parte de la organización y por parte de las personas, existen desafíos a los que hay que enfrentarse para poder alcanzar los objetivos de eficiencia planteados. Algunos dependen de la empresa directamente, otros provienen el propio individuo y sus hábitos, y también hay algunos que escapan al control de ambos. Los ejemplos más habituales son:

• Interrupciones.
• Alertas constantes.
• Multitarea.
• Abuso o mal uso del correo electrónico.

Todos ellos dificultan una buena gestión de tiempo haciendo que los minutos se escapen, alejándonos de nuestras metas y minando nuestra motivación. En definitiva, un cúmulo de causas que terminan por afectar a los resultados de la empresa.

Para evitar que esto suceda hay que optimizar el tiempo de trabajo. Aumentar la eficiencia y productividad de la organización depende de:

• Establecer procesos de gestión y de mejora continua definiendo objetivos y criterios de productividad.
• Tomar conciencia de dónde están los ladrones de tiempo, las interrupciones y las malas prácticas, para gestionarlas y minimizarlas.
• Disponer de un sistema que permita obtener métricas objetivas y automatizadas que muestren cómo se distribuye el tiempo de trabajo de acuerdo con las prioridades establecidas.
• Definir el conjunto de medidas que, articuladas de forma coherente y desde una visión sistémica, servirán para multiplicar los niveles de productividad en la organización e impactar positivamente en el negocio.

En definitiva, se trata de actuar sobre la estructura de la empresa, garantizando:

• Buena comunicación.
• Transparencia.
• Autonomía.
• Corresponsabilidad.

Y también sobre los procesos:

• Detectando los que no aportan valor.
• Eliminando ineficiencias.
• Priorizando las tareas más relevantes.
• Ajustando el uso de los recursos enfocado a un máximo aprovechamiento de los mismos.

De esta forma es posible lograr un modelo de eficiencia empresarial que garantice:

• Conseguir un mayor acierto estratégico.
• Fomentar la innovación en productos/servicios y procesos.
• Propiciar el cambio interno.
• Mejorar la calidad de servicio al cliente.
• Lograr una mayor eficiencia operativa y productividad.
• Adaptarse a los cambios del mercado.
• Alcanzar una mayor eficacia comercial.

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