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?Si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo? Albert Einstein
Una vez ha quedado definida la fase inicial del proyecto de eficiencia empresarial, y cuando ya se ha analizado su viabilidad dentro de la estrategia organizacional, el siguiente paso es preparar el aterrizaje. La completitud y precisión en la planificación resultarán de gran ayuda en este estadio, evitando que queden cabos sueltos
Créditos fotográficos: "Morning Flight" by thaikrit
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En qué consiste la fase de preparación del plan de eficiencia empresarial
Inmediatamente después de la etapa de planificación y justo antes de que dé comienzo la puesta en marcha hay que ocuparse de todos los aspectos relativos a la preparación. Para ello es necesario atender a cinco elementos:
1. Comunicación al staff de dirección informando acerca de los roles definidos: se presentará la plantilla elaborada por el equipo de proyecto junto al Director de Eficiencia con las funciones de cada persona dentro del plan de eficiencia empresarial.
2. Revisión con los departamentos de IT y RR.HH.: es necesario que el equipo de trabajo de IT sea consciente de la herramienta tecnológica que se va a utilizar (como puede ser WorkMeter). Deben estar preparados para instalar y comunicar a las personas toda la información de seguridad y privacidad que posee la herramienta, ayudando a que logren su máximo aprovechamiento. De la misma manera hay que actuar con el departamento de RR.HH. donde se hará un diagnóstico de la cultura organizacional y la cultura de equipo.
3. Concienciación a través de workshops: estos talleres involucran a todos los usuarios a los que va dirigida la herramienta y están organizados por el Director de Eficiencia. Es necesario conseguir entre todas las personas un consenso acerca de la necesidad individual, y por extensión de la organización, de mejorar en su desempeño. Un ejemplo puede ser la necesidad de mejorar la gestión del tiempo. Hay que plantearse el poder disponer de un sistema que permita obtener métricas objetivas y automatizadas para comprender el uso que realmente se le da al tiempo de trabajo de acuerdo con las prioridades establecidas.
4. Detección de necesidades y determinación de expectativas: una vez alcanzado el consenso en la necesidad de mejorar, es hora de concretar en qué áreas es posible superarse, fijando para ello unos objetivos o expectativas iniciales. Sin embargo, antes de nada es necesario conocer dónde se encuentra la organización, entre otras cosas, hay que conocer de cuántos recursos se dispone y si se encuentran optimizados; ya que sólo partiendo de esta información se puede determinar hacia dónde avanzar.
5. Establecimiento de procesos de gestión y mejora continua: algo que se consigue definiendo objetivos y criterios de eficiencia. Las necesidades a las que busquen dar satisfacción deben estar alineadas con la estrategia de la organización y ser elegidas por consenso entre el equipo de proyecto y los usuarios finales o sus responsables y/o representantes.
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