¿Por qué es más importante definir tareas que el control horario?

Conocer el propio puesto de trabajo es tan importante para el empleado como el que la empresa tenga bien definidas las tareas propias del mismo. De esta forma, cada individuo puede rendir al máximo de su potencial dirigiendo sus esfuerzos en la línea que la organización tiene prevista para él sin tener que depender de un sistema de control horario.

La gestión efectiva y eficiente de los recursos es una tarea que muchos responsables y managers relegan a un segundo plano, centrando su preocupación en el número de subordinados que se encuentran a su cargo. Pero este tipo de prácticas van en contra del propio desarrollo, del futuro de la empresa y de la evolución de cada persona bajo su responsabilidad.

Por eso, para gestionar adecuadamente a las personas es importante conocer cómo trabajan y en qué trabajan. Con WorkMeter por ejemplo, es posible conocer qué tipo de aplicaciones son las más usadas en la organización por día de la semana y por hora.

Estos datos, se ofrecen agrupados por categorías para facilitar su comprensión y posterior análisis que permite detectar desviaciones tales como:

• Un uso excesivo del correo electrónico.
• El abuso de reuniones.
• Labores de backoffice que está haciendo un departamento al que no le corresponden esas tareas.

Esta información facilita la toma de decisiones basada en datos reales sobre:

• La distribución de tareas por departamento.
• La equidad del reparto de cargas de trabajo, por equipo o de cada individuo en particular.
• La asignación de recursos.

De esta manera, se consiguen mejorar los resultados generales de la compañía sin incurrir en un gasto extra. O lo que es lo mismo, partiendo de los recursos que se tienen, optimizar los beneficios a través de la eficiencia mediante la toma de las acciones adecuadas:

• Dimensionando departamentos adecuadamente: puede ocurrir que en un departamento haya un exceso de personal, porque sus integrantes podrían asumir sin problemas una mayor carga de trabajo. Así, la solución pasaría por trasladar a parte de ellos a otro departamento donde fuesen más necesarios.
• Redefiniendo las tareas de cada puesto: la realidad nos muestra que siempre es posible encontrar personas a las que se han asignado excesivas tareas, mientras que hay otras en el mismo departamento que disponen de demasiado tiempo libre (tiempo sin actividad o directamente dedicado a aplicaciones no productivas). Es necesario detectar este tipo de circunstancias cuanto antes para evitar acrecentar la desviación.
• Asignando recursos estratégicamente: saber cómo trabaja una persona y las aplicaciones que más utiliza puede ayudarnos a detectar problemas de ubicación de su puesto dentro de la empresa. Cuando esto sucede se necesita disponer de la información adecuada que permita proceder al traslado de departamento. Asignar a esta persona nuevas tareas más acordes a su perfil y competencias o rediseñar una nueva estrategia de objetivos acordes a ese puesto de trabajo nos pondrían en el camino correcto.

En definitiva, se trata de lograr que las cargas de trabajo sean equitativas y de conseguir que las personas puedan trabajar mejor. La conjunción de ambos factores permite obtener excelentes resultados en lo que a productividad se refiere.

Obtener métricas, el paso previo a la definición de tareas

Toda organización cuenta con metas, aspiraciones, planes que se traducen en ideas y deseos. La realidad, muchas veces, es bastante distinta a ellos y lograr que todos los miembros de la empresa se centren en esos objetivos últimos, en esas actividades prioritarias o en esas tareas más importantes no parece sencillo.

Pero lograrlo es posible, aunque requiere de un esfuerzo introspectivo que toda compañía debe poder hacer. Sólo de esa forma se podrán sentar las bases que sirvan de parámetros para ejercer las comparaciones, entre datos reales y datos deseados que nos ayuden a avanzar en la dirección adecuada.

Los KPIs son los indicadores claves de gestión que expresan en cifras y datos concretos los logros reales de los individuos. Obtener métricas sobre ellos es la única manera de conocerlos y conocernos mejor como organización. Es la forma de saber dónde estamos y si nos alejamos o nos aproximamos a las metas planteadas.

Siendo conscientes del tiempo empleado en cada actividad o tarea y las métricas podemos definir un perfil óptimo y realista, y proponer un plan de mejora para que las personas lo alcancen.

Para conseguirlo hace falta recorrer los tres siguientes pasos:

1) Obtener las métricas y compartirlas: el primer paso para tomar consciencia es medir. Igual que medimos la velocidad cuando corremos, la temperatura cuando estamos enfermos, o el peso? tenemos que empezar a integrar la medición del tiempo en nuestras vidas y en la cultura de empresa. De esta forma aprenderemos a discernir las tareas que hacen perder tiempo, las herramientas que no se usan adecuadamente o de las que directamente se abusa y podremos centrarnos en lo que es más importante. Sólo así se logrará hacer un uso más eficiente y responsable de los recursos y, a la vez, tener más tiempo para todo.

2) Definir junto a las personas el perfil óptimo: a través del cual se tiene la posibilidad de comparar datos actuales de actividad por categorías con los valores deseados. El objetivo es definir conjuntamente con las personas un perfil óptimo y proponer un plan de mejora para acercar los datos reales a los deseados. Gracias a este gráfico se pueden visualizar en pocos segundos las categorías de aplicaciones que usa más un empleado o grupo de trabajo e identificar oportunidades de mejora.

3) Definir planes de mejora para trasladar lentamente los valores reales a los deseados: trabajar bien no es trabajar mucho o trabajar más horas sino que consiste en dedicarse, principalmente, a aquellas cosas que son verdaderamente productivas para el individuo mismo y para la organización. El problema es que es muy difícil ser consciente de cómo se gestiona el tiempo, y si no se mide, difícilmente se puede mejorar. Desde nuestro punto de vista, todos tendríamos que disponer de un sistema de estas características, si nuestro objetivo es aumentar nuestra eficiencia en aras de la mejora continua.