Si no eres capaz de medir la forma en la que trabajas, ¿Cómo piensas aumentar tus horas productivas?

De la misma forma que medimos nuestra temperatura corporal cuando nos encontramos mal o anotamos nuestros tiempos de carrera tras una maratón tenemos que empezar a medir el tiempo de trabajo. Solo así sabremos si nuestra gestión del tiempo es correcta o detectamos ineficiencias a las que podemos ponerle remedio.

Veamos algunos datos sobre los tiempos de trabajo extraídos por WorkMeter, herramienta líder del mercado que mide el desempeño de las personas. Según un estudio publicado hace algunos meses, al día pasamos una media de 9 horas y 19 minutos en la oficina incluyendo el tiempo dedicado a las pausas, comer, interrupciones de todo tipo etc. Pero si excluimos estas variables tenemos un tiempo total activo de trabajo de solo 7 horas y 12 minutos. Además, del tiempo que pasamos en el ordenador le dedicamos al email un 17%. ¿Alguna vez te habías parado a pensar que el correo electrónico pudiera consumirte tanto tiempo?

La inteligencia que nos aporta conocer esta información de medición de nuestro tiempo es:

• Invertimos casi dos horas cada día en pausas e interrupciones
• Ser consciente de manera automática y objetiva de cómo distribuimos el tiempo
• Reflexionar sobre nuestros hábitos y rutinas
• Detectar dónde perdemos más el tiempo para dedicarlo a tareas más provechamos para nuestro puesto de trabajo

Una nueva forma de gestionar equipos

Los recursos humanos se vienen gestionando casi de la misma forma que hace 30 años, pero el problema es que el entorno laboral ha ido evolucionando significativamente durante este tiempo. La estandarización de la tecnología y el gran impacto de sus avances son la causa de algunas de las más graves pérdidas de concentración en las personas:

• Las redes sociales están más presentes que nunca en nuestras vidas
• El correo electrónico se sale de nuestra bandeja de entrada
• El smartphone continuamente sonando por culpa de las notificaciones

Por supuesto no estamos hablando de acabar con la tecnología, dejar de usar el email o bloquear el acceso a Internet y redes sociales en el trabajo. Este no es el camino a seguir. El objetivo es tomar conciencia de cómo distribuimos nuestro tiempo, analizarlo, saber en qué momento del día generamos más horas productivas y focalizarse en aquello más relevante. Conocer de esta forma las horas que realmente se dedican a actividades laborales y, aún más importante, a tareas productivas y prioritarias, es la forma más efectiva de mejorar la gestión de nuestro tiempo. Porque, si no medimos, ¿cómo esperamos mejorar nuestros resultados o disminuir el tiempo que le dedicamos al correo? Es el momento de que los recursos humanos avancen igual que lo han hecho otros departamentos como finanzas, contabilidad o marketing.

Nuestro día solo tiene 24 horas y en muchas ocasiones tenemos la sensación de que el tiempo corre muy deprisa y no tenemos el suficiente para abarcar todas las tareas por hacer. Nuestra mala gestión del tiempo hace que muchas veces lleguemos al final del día sin haber acabado las tareas o, peor aún, sin ni siquiera haber podido llevar a cabo todo lo que nos habíamos propuesto concluir. Ver reflejado nuestro comportamiento en números y métricas es la forma más sencilla y efectiva de entender y ser conscientes de cómo invertimos nuestro tiempo.

Somos nosotros quienes debemos dominar el tiempo y no que el tiempo nos domine a nosotros. Hay que medir para poder conocer cuál es la realidad, porque no se puede gestionar sin tener estos datos. ¿Gestionas tus finanzas? ¿Tu peso? ¿Y tu tiempo? Si no lo mides no contarás con un punto de partida y será imposible podrás mejorarlo.