Existen diferentes métodos para controlar el registro horario en una empresa, entre estos una plantilla de control horario para los trabajadores, en la cual se registra el inicio y la finalización de la jornada laboral, así como las pausas y ausencias.
Esta plantilla, actúa como un sistema de control horario manual, brindando los datos necesarios para realizar un informe que reúna el registro horario de cada empleado empleado, garantizando el cumplimiento de la ley de registro de jornada, en vigor desde el 2019.
Una plantilla de control horario, a pesar de ser una herramienta útil para el departamento de recursos humanos, no es la opción más recomendada ya que existen aplicaciones y software de control horario, automáticos, que brindan datos objetivos y precisos, eliminando los errores humanos al momento de imputar las horas de trabajo. Sin embargo, si la empresa decide optar por este método manual, en lugar de una solución automática, los responsables o interesados podrán diseñar una plantilla de control horario trabajadores en Excel personalizada por empleado o descargar una plantilla de control horario ya predefinida para así cumplir con el expediente de cara a una posible inspección.
Ventajas y desventajas de una plantilla de control horario para los trabajadores
Es importante mencionar las ventajas y desventajas que brinda utilizar una plantilla para realizar el fichaje de los empleados de una empresa.
Ventajas de una plantilla de control horario
Este método, ofrece importantes beneficios; optimizando la gestión del tiempo, el equilibrio de la carga de trabajo, la monitorización de la jornada laboral y promoviendo la desconexión digital.
Evita el absentismo laboral
Contar con un método de control horario evita el absentismo laboral ya que la obligación de registrar la jornada permite llevar un control de las horas trabajadas por empleado durante cada jornada, así como, la identificación de los días de vacaciones y ausencias.
Control de horas extras
Contar con un método de registro horario, facilita el conocimiento de las horas que realizan cada día los empleados, incluyendo las horas extras, facilitando su gestión, para una correcta remuneración.
Desconexión digital
Al tener la obligación de registrar la hora de inicio y la finalización de la jornada, es posible promover la desconexión digital y evitar las horas extraordinarias no pactadas o no deseadas. Protegiendo así, la salud digital de los trabajadores.
Optimizar la organización
El conocimiento que brinda el registro laboral sobre cada jornada, facilita a los responsables y directivos la planificación del trabajo, esta planificación optimizada aumentará la productividad profesional.
Desventajas de una plantilla de control horario
Las desventajas de escoger una plantilla para el control horario de los trabajadores como método de registro de jornada, están enfocadas, sobre todo, hacia la poca objetividad e imprecisión en la recolección de datos.
Provoca errores humanos
Cada trabajador debe fichar su horario de entrada y de salida, modificando así el documento físico o la plantilla Excel de control horario. O bien, avisando a un profesional responsable de introducir y mantener actualizados los datos durante la jornada según corresponda. Este proceso provoca una serie de errores humanos, pérdida de tiempo y de productividad, dando como resultado un sistema de registro de jornada ineficiente y poco exacto.
Imposibilita la autogestión
Generalmente debe existir una persona que monitorice la plantilla de control horario, para así intentar evitar los datos subjetivos o las horas extras mal calculadas, las solicitudes de bajas o ausencias. Esto frena el desarrollo de la autonomía profesional y la autogestión del tiempo de trabajo, generando malestar dentro del ambiente laboral por la poca flexibilidad y confianza. La solución a esto, podría ser, que el propio trabajador marcará sus fichajes en un documento compartido, pero aun así, se corre el riesgo de que con la modificación se afecten los datos de otro miembro del equipo.
Complica el registro de horarios flexibles
Cuando se debe realizar un control de jornada laboral en plantillas sujetas a turnos de trabajo rotativos o con horario flexible, el proceso se complica, se vuelve tedioso y lleva a un registro de horas de trabajo aproximado, no preciso. Además, la dedicación de tiempo, por parte del responsable de tal plantilla, es mayor, afectando la productividad de la organización y dificultando los informes de cara a una inspección.
Los datos no son objetivos
El registro horario con una plantilla, es completamente subjetivo y su veracidad es imposible de comprobar ya que se confía en los datos que brinda cada trabajador sobre su inicio y finalización de jornada, por lo cual será complicado analizar y medir la actividad de la organización relacionada con la gestión del tiempo de su equipo de trabajo y de la empresa en sí.
Software de control horario la mejor solución para el registro de jornada
Para evitar la subjetividad e imprecisión en los datos sobre el registro horario durante la jornada laboral de los empleados, las empresas han comenzado a optar por un control de presencia o sistema de fichaje digital, adquiriendo aplicaciones o software de control horario, como Time@Work, que recopilan los datos de la actividad laboral de cada trabajador de manera automática, almacenándolos y brindando informes con resultados objetivos.
Estos sistemas, además de facilitar la gestión del tiempo a nivel empresarial, y a nivel individual, también promueve la desconexión digital y garantiza el cumplimiento de la ley de registro de jornada, previamente mencionada.
¿Usar o no una plantilla de control horario?
Llevar un registro de jornada, a través de una plantilla Excel de control horario, es posible y legal, pero también tedioso y complicado, pues la demanda de tiempo es alta para obtener resultados aproximados.
Si se desea optar por este método dejamos a disposición una plantilla descargable. Sin embargo, recomendamos una solución más completa, como lo es Time@Work, nuestro software de control horario, que cuenta con una prueba gratuita de 15 días a través de la cual es posible comprobar todos sus importantes beneficios.
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