Necesidades y limitaciones marcan, junto con las fortalezas y debilidades, las directrices sobre las que se regirá la planificación y definición de la estrategia del proyecto de inteligencia empresarial.

Una vez que ya se tiene claro lo que se quiere conseguir y se puede calcular lo que se necesitará para alcanzar los objetivos previstos, hay que reflexionar y plantearse cómo abordar la ejecución del proyecto de inteligencia empresarial. En este momento, es de importancia crítica la selección de los indicadores que permitirán llevar a cabo el seguimiento.

El proceso a seguir desde que la etapa de planificación da comienzo y hasta que se define la estrategia de proyecto es el siguiente:

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En todo momento, hay que tener en cuenta que las claves para lograr definir una estrategia de IE sólida son:

• Autoconocimiento.

• Realismo.

• Calidad de los datos.

• Capacidad de actuar a tiempo.

El establecimiento de las fases del proyecto

Uno de los momentos que mayor dificultad entraña a quienes no se han enfrentado anteriormente a un proceso de este tipo, es la definición de las distintas fases en que el proyecto de inteligencia empresarial se estructurará y las actividades o tareas de que se compone cada una.

Para lograr la máxima eficacia es importante seguir los siguientes 9 pasos:

1. Definición de objetivos: partiendo de la autoevaluación inicial, y en base a las propias necesidades, al nivel de criticidad del proyecto y a las fortalezas y debilidades descubiertas. Sin olvidar la influencia de todos los factores, externos e internos, que pueden actuar como barreras y provocar limitaciones.

2. Establecimiento de indicadores: para materializar todo lo expuesto en la definición de objetivos y lo planteado de forma previa en el alcance de proyecto de IE. Es importante que los indicadores escogidos aporten datos relevantes para la toma de decisiones. Y también es crucial que esta lista de indicadores se mantenga actualizada, para poder incorporar nuevos cuando se considere necesario y dejar de realizar el seguimiento sobre los que ya no aporten ningún valor.

3. Determinación del plazo de tiempo asociado: hay que ser capaz de concretar un cronograma alcanzable y realista, que sea además creíble y realizable. Al mismo tiempo, puede resultar muy beneficioso determinar cómo se controlará su evolución, cuál será el modo de detectar desviaciones y la forma de actuar si se producen.

4. Designación de responsables y sus cometidos: los proyectos de BI tocan muchas partes de la organización y las dificultades muchas veces no se reducen a un área concreta sino que su aparición se ve ligada a los puntos de cruce. Establecer responsables adscritos a cada área es la mejor forma de garantizar la resolución de problemas a la hora de abordar un proyecto de este tipo.

5. Definición de actividades: esta metodología establece unas fases y actividades que van, desde el análisis inicial, hasta que el sistema está funcionando al 100%. Realizar una planificación es básico, sobre todo si se tiene en cuenta la dificultad inherente a todos los aspectos relacionados con la toma de decisiones.

6. Establecimiento recursos necesarios para conseguir resultados: lo más importante en la planificación de un proyecto no es sólo conocer de cuántos recursos se dispone sino saber si se encuentran optimizados. Existen herramientas como WorkMeter que permiten hacer estos cálculos facilitando el análisis de la situación de la empresa y posibilitando el encontrar la solución más eficaz y la que mayor rendimiento aporta, garantizando la economía de costes y recursos orientada a la eficiencia en los procesos.

7. Medidas de seguimiento y control aplicables: son el punto crítico de la planificación ya que, si no se lleva a cabo una monitorización de la evolución del proyecto de inteligencia empresarial, difícilmente se podrá conocer si se avanza o no en la dirección correcta. El no ejercer este control imposibilitará también la toma de acciones encaminadas a corregir malos hábitos. Además de garantizar que este seguimiento es posible, hay que hacerlo en condiciones de transparencia para evitar retrasos, pérdidas de motivación y falta de dinamismo. Garantizar la objetividad en la recogida de datos es esencial y sólo es posible mediante la automatización que proporciona una herramienta tecnológica.

8. Acciones correctoras caso de que sean necesarios los ajustes: en su aplicación hay que tener en cuenta que actuar rápidamente es aumentar las posibilidades de éxito y que, una vez implementadas, es necesario seguir midiendo para asegurarse de que han dado sus frutos.

9. Volver a medir y volver a ajustar: cada proyecto tiene un principio y un fin en el tiempo. Aunque la mejora continua es un ciclo, cada proyecto ha de calcularse en base a un plazo de tiempo limitado que permita obtener mediciones y ajustar cuando sea necesario. Dependiendo de las áreas o departamentos, puede ser suficiente con realizar las mediciones un par de veces al año, pero habrá otras que requieran un control sujeto a mayor periodicidad. También hay que tener en cuenta que, por ejemplo, todo lo relacionado con el desempeño de las personas necesita un control mayor que otras variables, como pueden ser los aspectos financieros.

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