?Es mucho más difícil juzgarse a sí mismo, que juzgar a los demás? A. Saint – Exupery

Tras la puesta en marcha llega la hora de revisar los primeros datos obtenidos tras la implantación. En esta fase se elaborará un informe a presentar al equipo encargado del proyecto. En esta comunicación se ha de contener, al menos, la siguiente información:

Créditos fotográficos: «Brain Think Shows Thinking About And Reflect» by Stuart Miles

Este artículo trata el tema de la eficiencia en las empresas. Si quieres saber mucho más del tema, descarga nuestra guía gratuita:

A) Estado y situación: ¿qué hemos hecho hasta ahora?

La primera parte del informe se debe dedicar a presentar el proyecto de eficiencia empresarial, dejando constancia de su alcance y propósito. También se deben mencionar cómo se ha abordado la planificación y en qué ha concluido la preparación de la puesta en marcha.

Algunos de los aspectos que deben quedar recogidos son:

• Objetivos del plan de eficiencia empresarial.
• Perfiles y roles intervinientes, así como sus responsabilidades.
• Software elegido para la implementación.
• Medios empleados para hacer efectivo el despliegue a toda la organización.
• Cuestiones de interés relativas a la puesta en marcha.

B) Incidencias

Todas las puestas en marcha tecnológicas, sobre todo las que incorporan la automatización, ponen de manifiesto pequeños problemas que pueden estar relacionados con:

• Las áreas a trabajar.
• La calidad de los datos.
• La falta de claridad acerca de los objetivos o carencia de entendimiento por parte de los individuos en sus primeras interacciones con el nuevo sistema de trabajo.

Todos estos aspectos se considerarán incidencias y habrán de reportarse. En este informe, cada incidencia se recogerá junto con la identificación de la persona que ha participado en su detección, las medidas tomadas para su enmienda y el resultado de la corrección.

Cabe recordar que la sección de incidencias de este informe no debe ser el vehículo utilizado para informar de cuestiones de carácter urgente. Ese tipo de circunstancias han de ponerse en conocimiento de un responsable o manager a la mayor brevedad, con objeto de que su resolución no se demore.

C) IT ? concurrencias. Problemas con equipos informáticos que no reportan

En una empresa es frecuente que convivan distintos tipos de equipos, de antigüedad diversa y con sistemas diferentes. También puede ser frecuente que los usuarios compartan los mismos equipos y eso puede provocar errores de reporting que precisarán de la intervención directa, bien del personal de IT, bien de los encargados de soporte de la solución.

Este tipo de problemas deben ser minuciosamente detallados en el informe de análisis de la situación, para facilitar la comprensión de sus destinatarios acerca de las causas que los motivaron, los elementos que permitieron detectar los fallos y los medios empleados para ponerles solución.

D) Oportunidades iniciales detectadas

La puesta en marcha de un plan de eficiencia empresarial conlleva importantes beneficios para el negocio a medio y largo plazo, pero también en el corto plazo. Al producirse las primeras interacciones con el software saltan a la vista datos que, pese a estar ahí, resultaban desconocidos para la organización hasta el momento.

Esta información posee un gran valor ya que aporta una visibilidad sin precedentes, que supone una fuente de oportunidades. A la luz de las métricas se pueden discernir con claridad los puntos fuertes de la empresa en cada una de sus áreas, ocasión perfecta para potenciarlos; también se detectan las debilidades, que pueden frenarse sin perder más tiempo; y, por último, se descubren nuevas perspectivas que ayudan a adquirir un mejor entendimiento de los procesos internos, el punto de partida idóneo para su optimización.

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