Ahora que ha finalizado el periodo de moratoria para implementar el registro horario, muchas empresas tienen que encontrar, lo antes posible, una solución para evitar posibles sanciones por parte de la Inspección de trabajo y Seguridad Social.

¿Quién decide?

La ley está clara en cuanto al proceso a seguir para acordar qué sistema de registro de la jornada escoger. La adopción del sistema debe ser acordado mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa.

Por lo tanto, si existe representación de los trabajadores, la empresa está obligada a negociar. No obstante, después de una consulta con el representante de los trabajadores, si no se consigue ningún pacto, el sistema de registro horario podrá ser establecido de forma unilateral. Los representantes de los trabajadores podrán, en un plazo de 15 días, presentar un informe que no vinculante a pesar de que se recomienda que las organizaciones tengan en cuenta los requerimientos de dicho informe. Ya sabemos que instaurar un sistema de control de la jornada puede causar rechazo por parte de los empleados por lo que si se llega a un entendimiento de todas las partes siempre será más fácil garantizar el éxito de la implementación.

Si no existe representación de los trabajadores, el empresario será quien decide del sistema a contratar y de la forma en la que el registro se llevaré a cabo.

¿Qué documentos necesito?

La nueva normativa sólo obliga a llevar el registro de las horas de entrada y salida de los trabajadores, recomienda proceder al registro de pausas para poder calcular el tiempo de trabajo efectivo y las horas extras pero no da más directrices en cuanto a cómo se debe aplicar.

Las empresas deberían, por lo tanto, formalizar un acuerdo o, en su defecto, publicar un protocolo, política interna o normativa que regule la obligación de fichar.

Es importante, acotar temporalmente la vigencia del acuerdo/política, a la espera de confirmar que el registro se realiza de forma correcta así como de aclarar posibles dudas de interpretación que, todavía, persisten.

Este documento debe establecer cuándo, cómo, qué se debe fichar:

• Adaptarse a las distintas actividades y puestos de trabajo.
• Definir cómo se debe llevar el registro en situaciones concretas como, los viajes, los desplazamiento, la flexibilidad o el teletrabajo
• Determinar qué son y cómo se deben contabilizar las pausas
• Especificar que las horas extraordinarias sólo se podrán realizar previa autorización y regular qué ocurre cuando el registro muestra excesos de jornada no autorizados
• Contemplar la posibilidad de sancionar en caso de fraude o utilización irregular del registro

¿Cómo hacer el seguimiento?

La responsabilidad del registro de la jornada laboral es responsabilidad de la organización. No obstante, son los empleados quienes deben ?fichar? a diario. Posibles olvidos pueden llevar a sanciones en caso de una inspección. Es muy importante que, durante los primeros meses después de la implementación del registro de la jornada, se realicen recordatorios periódicos con las normas de registro. Otra forma de paliar el posible riesgo de tener un registro incompleto es optar por soluciones que automatizan el proceso. Software de control horario, como Time@Work, recogen de forma totalmente automática las horas de inicio y fin de la actividad, el tiempo de trabajo efectivo y las pausas. Los empleados no tienen que fichar manualmente, no hay olvidos ni errores.

Control y análisis periódico del registro de jornada para evitar horas extraordinarias no permitidas, usos fraudulentos, absentismo, etc.

Documentar por escrito las discrepancias respecto al registro y verificación periódica del sistema

Finalmente, si la empresa aún no lo ha hecho, podría regular, también, la desconexión digital.

No lo dudes más, pide tu prueba gratuita y empieza a cumplir la normativa.