¿Alguna vez has tenido la sensación de perder demasiado tiempo en reuniones de trabajo? Con total seguridad tu respuesta sea que sí, afectando en gran medida a tus horas productivas.

Al igual que sucede con el correo electrónico, las reuniones son otro de los grandes ladrones de tiempo en la oficina y que mayor número de horas productivas nos quitan al final del día.

No sabemos si en otros países será igual pero al menos en España tenemos la -mala- costumbre de hacer muchas reuniones. Probablemente demasiadas, llegando incluso a varias al día. Por nuestra idiosincrasia, nos gusta sentarnos a hablar y debatir incluso de temas que poco o nada tienen que ver con nuestro trabajo. Organizamos una reunión para tratar un tema y acabamos debatiendo de otro totalmente distinto y que no estaba planificado en el acta de la reunión.

En muchas empresas y organizaciones hay personas que parece que sufran una especie de adicción a las reuniones. Cualquier excusa les sirve para convocar a la gente y organizar una reunión por algo que podría tratarse por teléfono o con un email corto y sin que afecte a nuestras horas productivas de trabajo. Para ellos es lo más normal del mundo ya que ante cualquier problema o tema a tratar dicen: ¿por qué no nos reunimos y lo hablamos?

Según los datos recogidos por WorkMeter en su estudio anual sobre gestión del tiempo de trabajo, del tiempo total que pasamos en reuniones:

• El 61% corresponden a reuniones programadas
• El 39% restante a reuniones imprevistas o improvisadas

Otra dato que aporta el estudio es el correspondiente al TMA o Tiempo Medio de Actividad, que en este caso nos muestra la duración media que tienen las reuniones. Aunque parezca sorprendente, las reuniones programadas tienen una duración de 23 minutos mientras que aquellas que son más improvisadas o imprevistas son más cortas, de 18 minutos. Esto demuestra que las reuniones planificadas con antelación sean ligeramente más largas que las que realizamos sin previo aviso.

¿Todavía no estás convencido? Pues te damos más información. Algunos datos que presenta Atlassian sobre las reuniones y el asistente tipo son demoledores:

• El 91% se distrae durante la reunión
• El 39% se duerme en algún momento
• El 96% se pierde alguna reunión y no asiste
• El 45% se siente agobiado por el número de reuniones que debe atender
• El 73% hace otras cosas durante las reuniones
• El 47% se queja de que las reuniones son una pérdida de tiempo en el trabajo

¿Qué soluciones o mejoras se pueden plantear en torno a las reuniones?

1. 1. El cambio debe iniciarse por el reconocimiento del problema
   2. Hay que empezar a medir los tiempos dedicados a reuniones
   3. Definición y seguimiento de objetivos individuales y de grupo (reducir el número de reuniones y la duración de éstas)

 

Buenas prácticas a la hora de fijar reuniones de trabajo

Si no te queda más remedio y necesitas organizar una reunión, te dejamos con algunos consejos que seguro te vendrán bien a la hora de preparar tus reuniones.

• • Debe haber un acta oficial antes de la reunión donde constarán las personas citadas a la reunión, los temas a tratar y la duración aproximada.
  • Los asistentes deben traer los temas a tratar en la reunión preparados de antemano.
  • Es vital que la reunión empiece puntual y a la hora fijada para evitar alargues innecesarios.
  • Hay que respetar los horarios de inicio y fin de la reunión. Si han quedado temas a tratar durante la reunión se pospondrán para otra convocatoria.
  • Las reuniones no deben ser muy largas (nunca superior a las dos horas). Por encima de este tiempo suelen ser poco eficaces y el aburrimiento y la desconcentración planean entre los asistentes.
  • No se recomienda las reuniones al final del día. Los asistentes estarán ya cansados a estas horas y además alargan la jornada laboral de manera innecesaria.