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Un proyecto de eficiencia empresarial no puede basarse en la improvisación.
Para que el plan de eficiencia empresarial termine siendo un éxito debe atender a una ajustada planificación que dé cobertura y contemple, al menos:
- Las tareas y actividades a realizar.
- La información a procesar.
- Las personas y perfiles que intervienen.
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Pasos para presentar el plan de eficiencia empresarial
Los pasos a seguir para proceder a la presentación del plan de eficiencia empresarial son los siguientes:
1. Creación un equipo de proyecto: se trata de agrupar al equipo de trabajo que gestionará el proyecto. Sus principales características son:
- Ha de estar encabezado por el Director de Eficiencia.
- Su principal función, como equipo, debe ser impulsar y facilitar el cambio en la organización.
2. Reunión de lanzamiento: una vez definido el equipo, se procede a realizar una reunión de lanzamiento del proyecto cuyo objetivo es hacer partícipe de la iniciativa a los implicados para que consigan interiorizar la necesidad de cambiar la cultura y medir para mejorar su eficacia organizacional. En esta reunión se toman las siguientes acciones:
- Presentación de la iniciativa: introducción al programa de eficiencia empresarial a través de una presentación conceptual, donde se explica el desarrollo, las diferentes herramientas, plataformas tecnológicas o técnicas a utilizar así como el resto de funcionalidades relevantes.
- Explicación de los objetivos que se pretenden conseguir con el plan de eficiencia empresarial: la introducción se ha de complementar con una definición estratégica que establezca cuáles son los objetivos del proyecto y detección de necesidades macro. Para ello se explica el porqué del plan y las metas planteadas. Es importante que queden reflejados los intereses y necesidades de la alta dirección.
- Análisis organizativo: aclaración en detalle de los roles intervinientes en el proyecto, definiendo los distintos grupos (ordenados por departamento o naturaleza de las actividades que realizan), siendo esencial que cada perfil tenga muy claro cuáles son sus funciones y cuáles sus objetivos.
Los elementos esenciales de la planificación del proyecto de eficiencia empresarial
La materialización de la estrategia de la compañía se concreta a través de un modelo organizativo acorde con los objetivos a alcanzar. En la planificación de un proyecto de este tipo no pueden faltar:
A) Definición de roles: se presentan las responsabilidades de cada persona, recogiendo todos los datos por escrito en una plantilla. De esta forma, resulta mucho más fácil saber a quién hay que dirigirse para alertar sobre un asunto relevante. En esta plantilla se pondrá el nombre de la persona, su cargo, su email y por último su teléfono. Es necesario que toda la información recogida se comparta con todas las personas que intervienen en la puesta en marcha.
B) Actividades a realizar: se trata de exponer las diferentes fases del piloto, explicando en detalle en qué consiste cada una. Se acompaña de un marco temporal o calendario con los principales hitos y su tiempo aproximado de ejecución.
Para llevar a cabo una buena planificación se requiere una visión sistémica y una aproximación del plan de eficiencia, tanto desde la perspectiva de las personas, como desde la perspectiva de los procesos de negocio.
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