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Cómo llevar a cabo un onboarding digital

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Al ser el teletrabajo una modalidad laboral cada vez más común y demandada, es importante saber adaptar todos las estrategias y planes de acción de tu empresa, sobre todo en temas de selección y contratación de capital humano. Para ello, el departamento de Recursos Humanos debe saber llevar a cabo correctamente la práctica del “Digital Onboarding”. A continuación, te explicamos este concepto y te damos las claves para que su ejecución sea exitosa. 

El mercado laboral así como la forma de relacionarse e interactuar entre trabajadores y equipos de trabajo ha cambiado por completo a causa del confinamiento y la crisis sanitaria del 2020. La implementación del teletrabajo de forma generalizada, abrió las puertas a una nueva realidad y a nuevas oportunidades, entre ellas poder contratar profesionales alrededor del mundo o del país, permitiendo un desarrollo laboral a distancia sin afectar el crecimiento de tu negocio gracias al uso de la herramientas digitales y software de teletrabajo que permiten identificar resultados objetivos y garantizan una conectividad segura y constante, estén donde estén. 

Onboarding Digital, ¿Qué es?

El Onboarding Digital es un proceso virtual que permite, a empresas e instituciones, dar la bienvenida a nuevos profesionales, facilitando así su integración exitosa, gracias a las nuevas tecnologías de conectividad y comunicación. 

Esta práctica permite a la empresa conocer y verificar en línea la identidad de una persona, con el fin de obtener una firma legalmente válida de contratos y documentos. 

El Onboarding Digital, busca acelerar la incorporación del capital humano a la institución o empresa. Está centrado en la orientación de los nuevos profesionales con el objetivo de ayudarles a adaptarse al 100% a la cultura empresarial.

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Las claves para realizar un adecuado "Digital Onboarding"

Después de la experiencia del 2020 algunas empresas, han decidido establecer el teletrabajo como modalidad preferente, incluso algunas dejaron de contar con una sede física permanente, haciendo uso esporádico de coworkings o salas de reuniones ocasionales, otras prefieren un modelo híbrido, pero siempre con la posibilidad de teletrabajar. 

No obstante, el teletrabajo genera grandes desafíos y uno de estos es el onboarding a los nuevos teletrabajadores. Es por eso muy importante que el equipo de Recursos Humanos de tu empresa, comience a adaptar los procesos tradicionales de onboarding a nuevos talentos, a un onboarding digital, actualizando así el plan de acogida; pensando en las nuevas necesidades de los nuevos empleados.

El objetivo es que el proceso de incorporación de los nuevos empleados tenga éxito, así que te exponemos las claves para crear un plan de acogida adecuado:

Enviar el kit de bienvenida a casa

Enviar el paquete de bienvenida a la casa del nuevo empleado es el primer paso, de esta manera, además de contar con las herramientas de trabajo necesarias, comenzará  a sentirse parte de su nuevo equipo de trabajo y a conocer la filosofía de la empresa a través del material (libro de bienvenida, documentación corporativa) entregado. 

Presentación al equipo en grupos en línea

Más allá del correo electrónico, los chats corporativos (slack, whatsapp, teams, skype, etc) siempre son una excelente opción para mantener la comunicación y cercanía entre equipos. Así que para que el nuevo empleado comience a tener un sentimiento de pertenencia con la empresa, agrégalo a los grupos de los canales de comunicación en línea que tu empresa utilice. 

Reunión de bienvenida en línea

Asegúrate de que  dentro del equipo de recursos humanos, la persona responsable del programa de onboarding tenga marcados y preparados los pasos a seguir para la primera videollamada al nuevo empleado, así la reunión será fluida concreta y clara, logrando explicar con facilidad y detalle el funcionamiento de la empresa: la misión y la visión, la cultura y la filosofía corporativa, el organigrama de la empresa, las actividades empresariales, el posible crecimiento profesional, las funciones que deberá desarrollar y los objetivos que deberá alcanzar. 

Es importante dejar claras las expectativas de la empresa. Así mismo, explicar cuales son las herramientas digitales a utilizar, cómo configurar su firma electrónica y programar formaciones sobre el funcionamiento de software y sistemas especializados que use tu organización.

El teletrabajo es una excelente oportunidad de employee engagement ya que permite mantener la motivación de los empleados y generar vínculos positivos. Así que aprovecha la reunión de bienvenida también para promover los beneficios que brinda esta modalidad y que tu empresa impulsa, como la flexibilidad laboral, la formación y el desarrollo, el respeto al derecho de desconexión digital, la salud y el bienestar integral de los trabajadores, la integración y los ambientes de trabajo compartidos, aún a distancia. 

Agendar reuniones periódicas

La integración en el equipo es fundamental y esta dinámica cambia con el teletrabajo ya que no existen espacios de descanso y café para socializar fuera del horario laboral. Es por eso que debes asegurarte de que el nuevo empleado se sienta parte del equipo, para ello es esencial programar videoconferencias junto a todos los miembros del equipo así favorecer sinergias. Es recomendable romper con las jerarquías y reunir también al nuevo empleado con sus líderes y con los miembros con más experiencia dentro de la organización.  Esto contribuirá a que comprenda mejor la cultura y los valores de la empresa. 

Es importante establecer un plan de reuniones, por equipos de trabajo, donde se interactúe con los miembros de la organización pero también a nivel individual, para realizar un seguimiento personalizado del trabajo de tu nuevo empleado y conocer sus dudas o dificultades.

Brindar consejos y buenas prácticas para teletrabajar

El teletrabajo no deja de ser una nueva modalidad para muchos y necesita de una guía adecuada para su desarrollo, pues en ocasiones puede dificultar el rendimiento y afectar la productividad del trabajador. Por eso, es importante que tu empresa brinde al nuevo empleado un paquete o programa de buenas prácticas y consejos para llevar a cabo un teletrabajo productivo. 

Aquí tienes algunos post de WorkMeter que podrán ayudarte a estructurar una guía de buenas prácticas y consejos para el teletrabajo:

Ahora ya conoces las claves, o pasos fundamentales, para adaptar tu plan de acogida y realizar un onboarding digital exitoso, así que comienza a darle la bienvenida a tus nuevos teletrabajadores y potencia el crecimiento de tu empresa sin que la modalidad de teletrabajo genere algún obstáculo. Recuerda contar con las herramientas adecuadas para su desarrollo y confía en la transformación digital.

En WorkMeter queremos ayudarte a que tu empresa alcance el éxito, es por eso que creamos EffiWork, un software diseñado para optimizar la gestión del teletrabajo. ¿Quieres saber más? Pide tu prueba gratuita ahora y uno de nuestros consultores te guiará. 

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