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Antes de comenzar con la gestión de proyectos es fundamental fijar previamente los objetivos que queremos alcanzar y analizar los costes derivados de dicha estrategia.
Este artículo es la continuación al post que escribimos sobre los fundamentos en la gestión de proyectos y que publicamos la semana pasada. Si estás interesando en leer la primera parte, donde hablamos de los beneficios y las diferentes fases, por favor pincha aquí.
Objetivos y desafíos de la gestión de proyectos
Durante la gestión de un proyecto, es necesario tener unos objetivos, y normal encontrar unos desafíos durante el proceso. Por eso es importante saber cuales son, para que evites cometer varios errores cuando sea la hora de organizar tu proyecto.
Objetivos: Es importante que los objetivos en la gestión de proyectos sean coherentes y estén alineados con los intereses de la organización. También es importante que estos sean mesurables, en calidad, cantidad, en tiempo y en coste. Los principales objetivos de la empresa son para una óptima gestión de proyectos:
- Proporcionar una dirección
- Realizar los planes que se han organizado
- Enfocarse en los resultados
- Buscar maneras de motivar al personal
- Priorizar y organizar
- Informar sobre el propósito del proyecto
- Reconocer el éxito del proyecto
Es importante que tengas en cuenta también, que los objetivos a la hora de hacer un proyecto han de ser alcanzables, consistentes, y fáciles de entender, de lo contrario la gestión de proyectos se complicaría demasiado.
Sin embargo, es inevitable que durante una gestión de un proyecto encuentres desafíos, los cuales has de conocer bien para enfrentarte a ellos. Estos pueden ser diversos, pero los más comunes suelen ser:
- Adaptarse a las nuevas condiciones de mercado, ya que cuando se crea un nuevo producto hay que tener en cuenta la competencia del momento, y saber cómo afrontarla.
- Cambiar la manera de competir
- Innovar los sistemas de gestión y de control de la organización, ya que en la gestión de un proyecto hay una manera diferente de control y comunicación, la cual suele ser más compleja.
- Saber cómo optimizar los procesos
- Aceptar la globalidad del proyecto, igual de importante en los datos, las relaciones y los negocios, los cuales se an de transformar para que el proyecto funcione correctamente.
Costes y viabilidad de la gestión de proyectos
Cuando se crea un proyecto, hay que tener en cuenta que este se ha de mover dentro de un marco de económico por lo que la gestión de los costes del proyectos es fundamental. Hay de diferentes tipos:
- Costes de planteamiento: Son los costes que se tienen planeados de lo que va a costar el proyecto. Este coste sólo se encuentra en la fase de planificación y programación
- Costes de ejecución: Es el coste que cuesta llevar el proyecto a cabo. Este es el más grande de todos, ya que incluye pagar a los empleados, las herramientas que se han utilizado. Este coste se lleva a cabo durante la fase de seguimiento y control
- Costes de mantenimiento: Es el coste que cuesta mantener el proyecto una vez se ha terminado. Este es el único que se sigue acumulando, ya que no tiene una fecha límite. Este coste se lleva a cabo durante la última fase de la gestión de un proyecto.
Además hay otros dos tipos de costes que hay tu organización debe tener en cuenta sobre la gestión de proyectos:
- Coste real: es el total que ha costado el proyecto
- Base de coste: son los costes esperados y planeados del proyecto.
Es importante comparar estos dos para poder ver como se ha gestionado el dinero durante todo el proceso.
