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Concebir y preparar un proyecto de Inteligencia Empresarial requiere de completar diferentes fases. En este artículo, te explicamos cuales son los pasos más importantes.
Los proyectos de inteligencia empresarial no entienden de tamaño, ni de actividad. Una decisión de este tipo se orienta a resultados y se estructura en función de sistemas de información, para optimizar la toma de decisiones. La eficacia, la productividad y el ser competitivo no son patrimonio exclusivo de las grandes multinacionales, de hecho, implementados en una PYME pueden suponer una significativa diferencia entre el antes y el después.
Este artículo trata sobre la inteligencia de negocios. Si te interesa este tema, no dudes en descargar nuestra Guía definitiva sobre la inteligencia empresarial:
No obstante, la planificación es importante cuando se trata de poner en marcha un proyecto de este tipo en el que concurre un elevado número de tareas a realizar, un gran volumen de información y donde, además, intervienen muchas personas distintas de diferentes niveles dentro de la organización. Hay que recopilar información de todas las áreas funcionales de la empresa para poder determinar una estrategia en función de las fortalezas y debilidades de ésta, y que a su vez nos facilitará la toma de decisiones. Por esta razón, hace falta ser exquisitamente cuidadoso en la gestión de la inteligencia de negocio para evitar los principales errores que pueden conducir al fracaso del proyecto:
- Insuficiente preparación.
- desconocimiento de los sistemas de información empresariales.
- Falta del uso de una metodología en su desarrollo.
- Ausencia de objetividad en la recogida de datos.
A lo largo de este post y los siguientes, abordaremos las actividades que componen un proyecto de inteligencia empresarial a través del estudio de las distintas etapas que éste comprende: inicio, planificación, ejecución y finalización.
Planteamiento del proyecto de inteligencia empresarial
La definición del alcance del proyecto debe tratarse como una cuestión prioritaria. En el caso de los proyectos de inteligencia empresarial, el alcance vendrá determinado por los modelos de negocio que se quieran soportar y por los datos necesarios para conseguirlo. En proyectos generales de sistemas se hará necesario establecer:
- Las áreas de la organización que se verán involucradas.
- Los procesos que soportará el nuevo sistema.
- Las prestaciones y funcionalidades que incorporará el sistema.
En todo caso, existen dos factores críticos de éxito cuyo papel es fundamental para proceder a la estimación de plazos y recursos que habrán de emplearse y, por tanto, en la definición del alcance del proyecto. Son:
- Los requerimientos mínimos, su establecimiento y comunicación.
- La división clara entre las tareas que el proyecto comprende y las que exceden su ámbito de aplicación.
Ambos factores requieren de la definición de los indicadores clave que permitan, primero conocer dónde se encuentra la organización, para después poder determinar hacia dónde avanzar. Estos indicadores se habrán de someter a revisiones periódicas que permitan detectar desviaciones, ello hará posible medir los resultados y ver cómo marcha el proyecto y si cumple con las expectativas. Su criticidad reside en el hecho de que es a partir de ellos como se pueden fijar los objetivos, que se irán posteriormente ajustando en función de los resultados obtenidos.
No hay que perder de vista la razón de ser de todo proyecto de sistemas de información, y por ende de inteligencia empresarial, que no es cumplir los plazos fijados o cumplir con las previsiones en cuanto a recursos designados, sino que se trata de aportar valor a la organización.
El éxito está en relación con la alineación y, por eso, si un proyecto presenta desviaciones con respecto a los objetivos de la organización es muy difícil que se apruebe (en base a criterios de beneficios que conlleva, nivel de riesgo y plazos de ejecución), pero aún más complicado resulta el poder llevarlo a cabo.
Una solución basada en inteligencia empresarial nos permitirá observar y comprender el entorno de nuestra organización, predecir lo que pueda ocurrir en él que afecte directa o indirectamente a la empresa, crear una red de colaboración entre los distintos departamentos de la compañía y finalmente basar la toma de decisiones estratégicas en información objetiva.
Puesta en marcha de un proyecto de inteligencia empresarial: el inicio
El inicio del proyecto coincide con su origen y reside en el núcleo de su razón de ser. En esta primera etapa se decide si seguir adelante con el mismo o no. Conocer las limitaciones y objetivos es avanzar en la dirección correcta.
Entre las limitaciones más frecuentes en este tipo de proyectos se encuentran:
- El nivel de calidad exigido.
- El alcance previsto.
- El tiempo disponible para llevarlo a cabo.
- Los recursos que se pueden asignar.
- Los límites tecnológicos.
- El presupuesto que se estipule.
Normalmente niveles muy elevados de calidad exigen el uso de más tiempo, más recursos y más presupuesto. Evidentemente, no es posible disponer de recursos ilimitados, por lo que serán los estándares de calidad los que se encarguen de determinar las limitaciones. Para ello deben quedar establecidos de forma previa al inicio y se han de revisar durante el proyecto, si fuera necesario, planteando un sistema de auditoría.
En cuanto a los objetivos del proyecto de inteligencia empresarial:
- Deben definirse en base a los indicadores planteados.
- Han de ser, no sólo cuantificables, sino que tiene que quedar cuantificados: para poder confirmar el éxito o el fracaso del proyecto.
- Deben estar alineados con la estrategia de la organización: mostrando su apoyo a la misma a través de la reunión de intereses.
