Para poder evaluar el rendimiento laboral de un individuo o de un grupo hace falta ser realista en los planteamientos y contar además con una herramienta que nos permita obtener datos objetivos. Saber de dónde partimos y proponer unos objetivos alcanzables es imprescindible para no desmotivar a la plantilla y es también la premisa fundamental a la hora de definir un perfil óptimo para la empresa.

El perfil óptimo compara los datos actuales o reales del empleado con los valores deseados, según las categorías en que se engloben las aplicaciones que éste utiliza para su trabajo.

La base del perfil óptimo es la comparación de dos escenarios, uno real, que plasma la actividad diaria en la organización; y otro soñado, que representaría las circunstancias ideales que se aspira alcanzar que deben, por otra parte, ser totalmente asumibles.

Partiendo de las métricas se pueden comparar ambas versiones y, al mismo tiempo, confeccionar, ajustar y proponer un plan de mejora que ayude a cada individuo a alcanzar sus metas y las de la organización. Porque, una vez establecido el perfil óptimo, queda en manos de la empresa el tomar acciones, que pasan por definir planes de mejora que consigan trasladar lentamente los valores reales a los deseados.

El objetivo es implantar un sistema de mejora continua para que los valores reales se acerquen cada vez más a los valores deseados. La frecuencia dependerá de distintos factores como:

• La experiencia en el uso de Workmeter.
• El tipo de empresa y su volumen.
• El número de personas disponibles para efectuar el análisis.
• La periodicidad con que se plantee.
• El porcentaje de nuevas contrataciones.

Tomar conciencia de la realidad

A veces el problema de la baja productividad en las empresas no está en los empleados sino en la dirección. Es una constante demasiado frecuente el encontrarse con managers que identifican los resultados con el número de horas trabajadas, ignorando por completo la calidad de las mismas y conceptos como eficacia, desempeño u objetivos.

Muchos managers piensan que las personas que hay en sus equipos de trabajo ocupan el 80% de su tiempo concentrados en tareas prioritarias, pero cuando se ponen a medir y comparar descubren que no es así. Su sorpresa aumenta cuando constatan el tiempo que se pierde debido a tareas menos urgentes como el email o a causa de otros ladrones de tiempo, como pueden ser las reuniones.

Trabajar bien no es trabajar mucho o trabajar más horas. Un trabajo de calidad es el que se obtiene cuando te dedicas, principalmente, a aquellas cosas que son verdaderamente productivas para ti y para tu organización. El problema es que es muy difícil ser consciente de cómo se gestiona el propio tiempo por lo que la carencia de mediciones imposibilita la mejora. Todos tendríamos que disponer de un sistema así, si queremos mejorar nuestra eficiencia.

Cargas de trabajo no equitativas y desviaciones: la importancia de la detección prematura

Se exige a cada individuo que rinda al máximo, que se emplee a fondo, que su desempeño vaya en aumento. Pero se olvida que, para que cada empleado puede trabajar en el punto más alto de su potencial, es muy necesario que conozca en profundidad las tareas que componen su puesto de trabajo dentro de la organización.

La gestión real y eficiente de los recursos humanos en una empresa es la responsable de ello, aunque muchos managers parecen centrarse en otras preocupaciones, como tener más y más empleados a su cargo.

Una gestión responsable implica conocer:

• El grupo de categorías en las que trabajan las personas: lo que nos va a facilitar identificar si están trabajando con las herramientas que se consideran prioritarias para su puesto de trabajo.
• Cómo trabajan y en qué trabajan: para gestionar adecuadamente a las personas. Con Workmeter por ejemplo se puede saber qué tipo de aplicaciones agrupadas por categorías son las más usadas en la organización por día de la semana y por hora.
• Los datos reales que nos informen de su día a día: ya que conocer esta información nos permite comprobar las cargas de trabajo de un departamento o persona y redefinir la asignación de las tareas con el fin de optimizar los recursos.

Se trata de hacer más con lo mismo y el beneficio es que no se incurre en un gasto extra; simplemente estamos siendo más eficientes:

• Al saber cómo trabaja una persona y las aplicaciones que más utiliza se pueden detectar problemas de ubicación de su puesto dentro de la empresa: así es posible tomar la decisión de cambiarla a otro departamento con otras tareas donde pueda ser más productiva o rediseñar una nueva estrategia de objetivos y asignación de tareas para ese perfil o puesto de trabajo.
• Al descubrir un reparto de tareas desigual se pueden detectar problemas de sobrecarga de trabajo o de descompensación: la realidad nos muestra que siempre es posible encontrar personas a las que se han asignado excesivas tareas. Al mismo tiempo, es posible encontrar en el mismo departamento a alguien que tiene pocas tareas y demasiado tiempo libre. Algo falla y es necesario darse cuenta cuanto antes.
• Al observar el uso de aplicaciones se puede diseñar una política más adecuada que evite ladrones de tiempo: entre las cosas que se pueden detectar están un uso excesivo del correo electrónico, abuso de reuniones o labores de backoffice/administración que está haciendo un departamento al que no le corresponden esas tareas. Aspectos difíciles de observar cuando no se cuenta con la herramienta adecuada.