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El Diagrama de Gantt es el método de gestión de proyectos más conocido y usado desde hace décadas. Su objetivo es exponer el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades, ¿quieres ver en qué están trabajando tus equipos con un sólo vistazo?
¿Cómo elaborar un Diagrama de Gantt?
?Nada es especialmente difícil si se divide en pequeñas tareas? Estas palabras de Henry Ford nos pueden servir de inspiración, y también para definir la esencia del diagrama de Gantt. Todo gran proyecto es divisible en fases y tareas más pequeñas, y saber identificarlas y controlarlas nos hará más fácil la gestión del proyecto.
A continuación detallamos una de las posibles maneras de elaborar un Diagrama de Gantt, aunque al final se trata de que cada organización desarrolle un procedimiento interno propio que le resulte útil y asequible.
- Definir las tareas y etapas que requieren el proyecto
Cada organización tiene sus procesos y procedimientos, pero todos los proyectos que se desarrollan en el marco empresarial se pueden dividir por tareas. Por ejemplo: reformar el salón de casa es un proyecto, pero no una tarea. Para gestionar con éxito el proyecto podemos definir las siguientes tareas: visitar tiendas de muebles de salón, documentarse por internet, mirar revistas de decoración, pedir un presupuesto, pedir opinión a un decorador, etc. Este paso del diagrama de Gantt es importante, pues una definición errónea de tareas, que no contenga todas las necesarias o, de lo contrario, que incluya más de las asumibles, no nos permitirá desarrollar nuestro proyecto con éxito. Para ello, la solución es tener un alto grado de conocimiento de los procesos de nuestro proyecto.
- Analizar su duración
Volvamos al ejemplo de la reforma del salón. ¿Cuánto tiempo debo emplear en visitar tiendas si quiero que la reforma esté finalizada en dos meses? ¿Cuánto tiempo debo dedicar a pedir un presupuesto? Son preguntas a las que debemos responder en nuestro diagrama de Gantt para conseguir una visión global del proyecto.
- Dependencias entre actividades
¿Puedo pedir un presupuesto antes de haber elegido los muebles y el color de la pintura? Sin duda cada tarea tiene un orden y una prioridad en el proyecto, y deben quedar reflejados en el diagrama, ya sea por ordenación o por colores.
- Asignar recursos
Aunque a veces es difícil que quede reflejado en el propio diagrama, por sus condiciones formales, es importante saber qué recursos se requieren para cada tarea, tanto económicos como humanos y técnicos.
- Distribuir las tareas
En esta fase detallamos quienes son los responsables de cada tarea. Quién se empleará en desempeñar cada tarea, y si existirán colaboraciones entre departamentos.
Si queremos alcanzar el éxito empresarial, el Diagrama de Gantt es una buena opción. Como hemos podido apreciar, requiere poca dedicación y ofrece grandes resultados. Pero, al igual que todas las metodologías empleadas en la gestión de proyectos, el diagrama de Gantt tiene sus ventajas y sus desventajas. Veamos cuáles son.
Ventajas y desventajas del método de Gantt
(+) Con un solo vistazo se obtiene una visión global de todo el proyecto
(+) Su elaboración es muy sencilla y no requiere conocimientos avanzados en la gestión de proyectos
(+) Contribuye a establecer plazos realistas de entrega de tareas
(+) Disminuye el estrés: poder ver reflejado en un diagrama la planificación de las tareas hace que mentalmente estemos tranquilos si vemos que estamos cumpliendo los plazos. Aunque una herramienta de gestión de proyectos automática también nos puede aportar esa tranquilidad
(+) Se puede re-planificar el proyecto fácilmente
(-) Su sencillez hace que no sea válido para la gestión de proyectos más complejos
(-) No es indicado para proyectos de configuración lineal
(-) Requiere un tiempo de análisis interno y de procesos valioso, que por otro lado una herramienta de gestión de proyectos automática podría realizar por nosotros
(-) No permite un seguimiento en detalle de la evolución de cada tarea
(-) No permite reflejar los riesgos derivados de cada tarea
(-) La longitud de las tareas no indica la cantidad de trabajo, sólo su tiempo de duración
(-) Se precisa una actualización constante, que por otro lado y de forma contradictoria no hace más que ralentizar nuestro proyecto
Una herramienta de gestión de proyectos que actúe de forma automática, es decir, que registre el tiempo empleado en cada tarea y la evolución de ésta sin tener que malgastar tiempo introduciéndolo manualmente, también contribuirá a que cada miembro de la organización se vuelva más autónomo y se haga responsable de su parte del proyecto, así como a aumentar las probabilidades de éxito del proyecto e implantar la cultura de la corresponsabilidad.
