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Cómo medir la productividad del trabajador

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La productividad es una de las formas del éxito. Los empleados son clave para el funcionamiento de la empresa. Por tanto, debe prestarse atención a la implicación laboral de los mismos. Para ello, necesitas establecer algunas métricas básicas e indicadores clave para medir la productividad del trabajador.

Generalmente, para medir la productividad del trabajador, partimos del cálculo del desempeño de los profesionales en base a la relación entre las horas trabajadas y el trabajo realizado, siempre a través de unas métricas predefinidas. De esta manera es posible tomar decisiones para mejorar la productividad en la empresa.

Indicadores para medir la productividad del trabajador

Medir la productividad del trabajador, a través de indicadores clave predefinidos, permite identificar puntos de mejora para planificar acciones efectivas, así mismo, permiten promover la autogestión en el desarrollo laboral de cada trabajador, permitiendo así que su desempeño sea mayor y su motivación aumente, impulsando el crecimiento de la actividad empresarial y su éxito dentro del sector correspondiente. 

“Lo que no se mide no se puede mejorar. Y lo que no se mejora, se degrada siempre”. Lo dijo el físico y matemático William Thomson Kelvin, y se puede confirmar cada día en cualquier aspecto de nuestras vidas, pero sobre todo, en el ámbito profesional.

Ahora bien, ¿Qué indicadores son los que impulsan la productividad laboral? En el mundo laboral, los indicadores son vitales para optimizar procesos, mejorar la toma de decisiones y aumentar el desempeño. Pero no todas las organizaciones saben cómo proceder al respecto, seleccionar y gestionar esos indicadores. En algunos casos, no disponen de las herramientas necesarias para obtener datos objetivos desde las métricas correctas y poder actuar en consecuencia.

Disponer de un software completo y adecuado es imprescindible para poder medir la productividad del trabajador, para así detectar los puntos y áreas de mejora en cualquier organización, compararlos y analizarlos.

Nuestro CEO explica que “hay numerosos parámetros cuyo análisis nos ayudaría a mejorar nuestros beneficios, independientemente del sector empresarial o del tamaño de la empresa. Todos podemos medir y medirnos y actuar según nuestros objetivos. Sin embargo, existen unos indicadores imprescindibles para cualquier empresa”. 

A continuación te presentamos una serie de indicadores que no pueden faltar en tu empresa si quieres mantener el nivel de productividad alto y controlado. 

El objetivo de estos indicadores de productividad, es transformar en cifras y datos todo lo que ocurre en una empresa, con sus empleados, proyectos, tareas y clientes. De este modo, cualquier responsable podrá tener un conocimiento real y actualizado de todo lo que tiene a su cargo, analizar el desempeño de su equipo y tomar las decisiones necesarias para optimizar su trabajo y el de su equipo.

La actividad laboral

Un indicador que es posible medir con un sistema que registre cuando el empleado llega o inicia su jornada así como la conclusión de la misma. 

Medir este indicador ayudará no solo a identificar el tiempo productivo del trabajador durante su jornada laboral, sino también a garantizar el cumplimiento de la ley de desconexión digital, la ley de registro horario y la nueva ley de trabajo a distancia. 

Analizar estos datos permitirá corregir alteraciones, idear acciones de mejora sobre la gestión del tiempo del trabajador y evitar incluso sanciones legales por su incumplimiento.

El tiempo invertido en proyectos y clientes

Medir el tiempo que ha costado realizar cada proyecto por equipos y por empleado es de gran ayuda para optimizar recursos y distribuirlos mejor. De la misma manera, cuando se trata de la inversión de tiempo en la atención a clientes. 

Si no se analiza este indicador de inversión de tiempo, los trabajadores estarán actuando por inercia, sin ninguna información y esto tiene su coste al final del año.

El desarrollo y conclusión de tareas y proyectos

Poder identificar, en tiempo real, el avance de cada actividad y proyecto en una organización, garantizará el cumplimiento de los objetivos marcados.

Las empresas que no miden y analizan durante el transcurso del proyecto suelen fallar en sus objetivos. Este indicador nos aporta datos también sobre el funcionamiento y eficacia en cada tarea, tanto de los equipos como de los empleados. Su análisis indicará si es más productivo reasignar tareas, reorganizar equipos o modificar planteamientos iniciales para llegar al objetivo.

El tiempo invertido en aplicaciones y herramientas laborales

Algunos sistemas de medición de productividad, permiten crear mapas de aplicaciones y herramientas productivas para cada empleado o equipos de profesionales, de esta manera entender su flujo de trabajo, respetando siempre su privacidad en el contenido, e identificar los ladrones de su tiempo productivo. 

Analizando su flujo de trabajo es posible saber si se le debería cambiar a un empleado su jornada laboral; porque es más productivo en ciertos momentos del día, si trabaja mejor con un turno partido o si lo que necesita es un turno flexible para desarrollar sus tareas de la mejor manera. 

También medir el tiempo de las reuniones y sus resultados ayudará a optimizar recursos y tiempos mejorando la productividad. 

Muchos profesionales trabajan mejor a primera hora del día, otros lo hacen durante la tarde o incluso en la noche. Medir el tiempo de trabajo productivo, al hacerlo es posible detectar los ciclos de energía de cada persona y optar por aplicar políticas de flexibilidad horaria, aumentando así la productividad del profesional y de la empresa. 

Lo importante es cumplir los objetivos. Los horarios prefijados y comunes en las empresas están siendo desplazados por modelos laborales más innovadores y adecuados a las necesidades actuales de organizaciones, profesionales y proyectos.

La carga de trabajo

Esta medición contribuye a conocer los puntos débiles de la jornada respecto a cada trabajador, en qué tareas o proyectos se detiene más y avanza, en cuáles está siendo menos eficaz. 

La métrica del desempeño ayudará a mandos y responsables a reasignar y distribuir tareas a partir de los datos obtenidos. En otros casos, los indicadores extraídos ayudan a repartir de forma equilibrada las cargas de trabajo.

Beneficios de medir la productividad del trabajador

Poder analizar y medir la productividad del trabajador a través de los indicadores previamente descritos, es posible aumentar la productividad pero también gestionar y tomar mejores decisiones en los siguientes ámbitos:

Empleo y gestión del tiempo total

Una vez conozcamos cómo desarrolla su jornada cada trabajador, en qué tareas o proyectos se detiene más y avanza o en cuáles está siendo más eficaz, obtendremos la métrica del desempeño, que ayudará a mandos y responsables a reasignar y distribuir tareas y cargas de trabajo de una forma equilibrada a partir de los datos obtenidos.

Promueve la autogestión del tiempo

La autonomía laboral y la autorresponsabilidad son el motor de un trabajo productivo de alto nivel. Si los empleados se habitúan a controlar y gestionar sus propios tiempos, toda la organización gana. 

Las modalidades de trabajo actual, promueven la autonomía laboral, con el desarrollo laboral deslocalizado que implica más responsabilidad y autocontrol, tanto en el seguimiento de nuestros tiempos y tareas como en los objetivos, y sólo las herramientas digitales adecuadas lo permiten. Esta autogestión del tiempo mejorará directamente la conciliación familiar y el tiempo libre de cada profesional.

Oficina vs teletrabajo

Poder medir la productividad  del trabajador, a través de herramientas que permitan analizar los indicadores previamente descritos, demostrará con datos objetivos, si el profesional está siendo más productivo el trabajo desarrollado en la sede o a distancia y ayudará a tomar las decisiones necesarias para aumentar la productividad.

La desconexión digital y la conciliación

Poder contar con indicadores y sistemas que permitan equilibrar la jornada laboral y promuevan la conciliación entre la vida laboral y familiar, es fundamental para aumentar la motivación y la productividad de los empleados. 

Los sistemas que garantizan el derecho a la desconexión digital, velan por el bienestar de los empleados, informan cuando han superado su jornada laboral y les invitan a descansar. De esta manera, se evitan los excesos de jornada, el estrés o tecnoestrés y se promueve la conciliación laboral, la flexibilidad horaria y el teletrabajo.

Medir la productividad del trabajador aumenta su productividad

Una vez que tenga estos datos, el siguiente paso es sondear las causas y los por qué. En particular, los responsables deben ser capaces de identificar los elementos que apalancan la motivación de su equipo. 

Varios estudios han demostrado un estrecho vínculo entre el rendimiento y la motivación. Y no debemos caer en la ecuación fácil de que un aumento de la motivación deriva exclusivamente de un aumento de los salarios. De lo contrario, no se explicaría cómo, por una misma retribución, se observan diferentes niveles de productividad y rendimiento. Existen frenos desmotivadores, internos o externos a la empresa, sobre los que es posible intervenir, como:

  • Distancia del lugar de trabajo
  • Falta de conciliación entre la vida personal y familiar
  • Microgestión y percepción de falta de confianza
  • Excesiva carga laboral y tecnoestrés
  • Explotación inadecuada de los resultados obtenidos

Aprender a medir la productividad del trabajador correctamente, permite también determinar los obstáculos que se interponen en el camino de una mejor o plena satisfacción del trabajador y encontrar las soluciones adecuadas para eliminarlos. 

Encontrar un buen software de gestión de tiempos y actividades, a través del cual poder obtener, medir y analizar los indicadores clave, previamente mencionados, facilitará la toma de decisiones inteligentes y demostrará, con datos objetivos, los niveles de productividad del equipo, así, llevar a cabo las acciones de mejora necesarias.

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