Tres claves esenciales a definir en todo proyecto de inteligencia empresarial. Se hace de vital importancia conocer el alcance del proyecto, los plazos a cumplir y cuánto nos va a costar.
Una vez ha quedado definida la fase inicial del proyecto de inteligencia empresarial, y cuando ya se ha analizado su viabilidad dentro de la estrategia organizacional, el siguiente paso es la planificación del proyecto.
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Qué se debe tener en cuenta en la planificación de un proyecto de inteligencia empresarial
La planificación del proyecto comprende tres elementos, que habrán de tenerse en cuenta en la toma de decisiones:
- Los recursos y su organización, dirección y control, tanto a nivel de unidad, como a nivel departamental y de empresa.
- Los objetivos, que se deben alcanzar en un plazo, coste y calidad preestablecidos.
- Las relaciones basadas en la buena comunicación, porque no hay que olvidar que serán necesarias las colaboraciones, basadas en excelentes relaciones con distintos miembros de la organización y de éstos entre sí, que habrá que fomentar para garantizar su participación y mejorar su valoración del proyecto.
- La elección de la herramienta de Inteligencia Empresarial a utilizar
Por lo tanto, cuando se trate de llevar el proyecto a la práctica y comenzar su implementación, será necesario definir:
- El ámbito: ¿Qué deberemos entregar? Para saber qué hay que hacer habrá que definir y decidir las actividades, la secuencia en que deben realizarse y las tareas en que cada una se descompone.
- El plazo: ¿Cuándo lo tendremos que entregar? La planificación de las actividades y el detalle de sus tareas resultará en una estimación del tiempo necesario para la ejecución del proyecto y, por tanto, en una estimación bastante precisa del plazo necesario para su consecución.
- Los recursos: ¿Quién lo hará? Para resolver la cuestión que se plantea en este estadio hace falta conocer bien al equipo, los rendimientos individuales de las personas, siendo además capaces de medir su productividad de modo que se pueda asignar a los miembros más cualificados para cada tarea y se optimice el uso de los recursos en favor del factor tiempo para garantizar el mejor resultado del proyecto. Contar con la experiencia necesaria y con datos reales y objetivos supone una importante ventaja.
- El coste: ¿Cuánto costará? La gestión del coste total del proyecto debe orientarse a la compleción del mismo dentro de presupuesto. Para proceder a su estimación hay que considerar todos los factores anteriores de forma independiente y valorar cómo puede afectar a cada uno la interacción con los demás.
Lo más importante en la planificación de un proyecto no es sólo conocer de cuántos recursos se dispone sino saber si se encuentran optimizados. Existen herramientas que permiten hacer estos cálculos facilitando el análisis de la situación de la empresa y posibilitando el encontrar la solución más eficaz y la que mayor rendimiento aporta.
La importancia de la revisión y el seguimiento
Si la definición del proyecto previa a su planificación es fundamental para economizar recursos, las revisiones posteriores y durante la ejecución del mismo son imprescindibles para optimizar resultados. Entre sus principales funciones se encuentran:
- Asegurar la adecuación de las modificaciones practicadas.
- Evitar pérdidas de alineación.
- Detectar desviaciones con tiempo suficiente para elaborar una respuesta.
- Realizar los ajustes necesarios en cada caso.
Si definir el proyecto contribuye a facilitar la comprensión de su objetivo, alcance, requerimientos, riesgos, limitaciones y casuística; incluir la revisión en la planificación supone asegurar el nivel óptimo de detalle en cuanto a recursos, plazo y coste del proyecto.
En este sentido, suele facilitar bastante esta tarea el definir cuáles serán los procedimientos de seguimiento, que han permitir también la monitorización del rendimiento. Para ello hace falta:
- Fijar los objetivos y relacionarlos con sus indicadores correspondientes.
- Planificar, medir, controlar y ejecutar las acciones correctivas que sean necesarias.
- Procurar la transparencia del proceso, para evitar retrasos, pérdidas de motivación y falta de dinamismo.
- Garantizar la objetividad en la recogida de datos, que sólo es posible mediante la automatización.
La planificación de un proyecto es una estimación que deberá ser revisada y controlada continuamente, y ajustada en los casos en que sea necesario.
Créditos fotográficos: «Circle Workflow Chart On Word Cloud Background» by basketman
