Pulse of the Profession 2015, cuyos datos revelan la necesidad de usar una herramienta de gestión de proyectos que nos ayude a identificar nuestros puntos fuertes y débiles.
No existe una fórmula mágica para determinar si un proyecto saldrá bien o fracasará, pero sin duda saber identificar los principales obstáculos y dificultades en el desarrollo de proyectos nos ayudará a alcanzar el éxito.
¿Sabías cuáles fueron las principales causas de fracaso en proyectos en 2015?
- Cambios en las prioridades de la organización (40%)
- Reuniones de requisitos inexactas (38%)
- Cambios en los objetivos (35%)
- No definir riesgos ni oportunidades (30%)
- Pobre o inadecuada comunicación (30%)
Estas son clasificaciones detalladas en el estudio Pulse of the Profession del PMI para el 2015, pero existen otros obstáculos que debemos tener presentes y que son igual de importantes.
- Planificaciones no ajustadas a la realidad: Si, por ejemplo, sabemos que se tarda un mes en realizar una tarea, no planifiquemos que se hará en 15 días o en 20, pues habrá que re-diseñar toda la planificación de nuevo, y causará estrés en nuestros empleados
- Inexistencia de unas normas de planificación: el diseño de un proyecto es tan importante como su ejecución, así que no tengas miedo en dedicar tiempo a definir unas normas para que todas las partes implicadas sepan cómo actuar en cada fase del proyecto
- No tener una buena gestión del cambio: No podemos esperar que no surjan imprevistos a lo largo del desarrollo de nuestro proyecto, pero lo que sí podemos hacer es elaborar un protocolo de actuación para estos casos
- Adjudicación de tareas inadecuada: ¿le pedirías a un pintor que desarrollara un software? Debemos tener la misma mentalidad en nuestra organización: un programador debe programar, un comercial debe vender, un contable tiene que encargarse de las cuentas, etc.
- Comunicación pobre o inadecuada: Todas las partes implicadas deben mantener una comunicación ágil y fluida para trabajar en sintonía
- No gestionar el riesgo: todos aquellos aspectos que generen incertidumbre en el desarrollo de nuestro proyecto deben ser considerados como riesgo, y hay que controlarlos.
- Reuniones de requisitos inexactas: dejar claros los requisitos y los objetivos antes de la ejecución es vital. Es muy importante comprobar que nos estamos comunicando de forma clara, y por lo tanto hay que asegurarse de que todos tienen sus objetivos claros.
- Usar una herramienta de gestión de proyectos inadecuada: la herramienta que utilicemos para monitorizar la gestión de nuestro proyecto puede ser una ayuda clave para el éxito, o un estorbo si no es la adecuada. WorkProject permite llevar un seguimiento de los progresos en tiempo real, y de forma automática, así como de la carga de trabajo de cada parte implicada en el proyecto.
La gestión de costes en los proyectos
Conseguir el máximo resultado con los mínimos costes es el sueño de toda organización. Hay que ser realistas y saber que la mayoría de veces cualquier resultado implicará una inversión por nuestra parte, ya sea en forma de tiempo o económica, pero lo cierto es que una gestión de costes apropiada nos puede ayudar a ser eficientes. Pero sin duda para notar una reducción de costes en nuestra organización, debemos gestionarlos de forma responsable. Veamos primero los tipos de costes que se derivan de un proyecto
- Costes de producción
- Costes de administración
- Costes de financiación
- Costes fijos
- Costes variables
- Costes directos
- Costes indirectos
Pero ¿cuál es el mejor procedimiento a seguir para una gestión de costes correcta?
1.Estimar los costes
Antes de poner en marcha un proyecto, debemos desarrollar una aproximación de los recursos monetarios que vamos a necesitar para completar las actividades. Para realizar la estimación debemos ceñirnos a la información que tenemos disponible, y debemos tener en cuenta la concesión entre costes y riesgos.
2. Determinar el presupuesto
En esta fase los costes deben estar definidos al detalle, y debemos sumar los costes estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de coste autorizada. Aquí se incluyen todos los presupuestos autorizados, y hay que cubrir áreas como: personal, materiales, entrenamiento, procesos, etc.
3. Controlar los costes
Durante este proceso se monitorea la situación del proyecto y se actualiza el presupuesto si es necesario. Cuando se está controlando el presupuesto de costes hay que tener en cuenta el valor que genera cada actividad, y si se corresponde a lo esperado. Si no, estamos malgastando los recursos.
