Seguramente ya sabréis cuales son los ladrones del tiempo pero pocos somos conscientes de lo mucho que nos quitan. El teléfono, las redes sociales, los emails, los whatsapps abrumadores? Según un estudio de Ranstad son diez los ladrones del tiempo que afectan a la productividad de los empleados.

En este post intentaremos daros algunos consejos para tratar de evitarlos.

Una de las razones principales por la que roban tu tiempo es porque eres demasiado accesible, hay que aprender a decir NO.

El ser demasiado agradable y asequible tiene sus desventajas. En las empresas suelen bombardearnos con millones de peticiones para ya y esto hace que nuestro tiempo productivo se vea interrumpido. Debemos marcarnos unos límites. Los límites se pueden establecer de manera física o no física y estos definirán las reglas con las que vas a trabajar y las que harán que otros puedan interrumpir o no tu trabajo.

– En primer lugar estas barreras deberán definir cómo manejar una situación inesperada. Por ejemplo, que te asignen un trabajo imprevisto.

– En segundo lugar estas fronteras te ayudaran a proteger tu tiempo. Si pierdes tus límites los compañeros pensaran que pueden interrumpirte con peticiones creyendo que estarás a su alcance siempre que lo deseen y serás vulnerable.

– En tercer lugar está la falta del uso de la palabra NO. No siempre es fácil decir que ?no?, se debe hacer con firmeza pero siempre dando buena impresión. El no es la piedra angular de tu tiempo.

– En cuarto lugar está la comunicación. Es una parte muy importante de los límites. Puede ser comunicación verbal o escrita. Con una adecuada comunicación debemos ser capaces de bloquear las solicitudes que no tengan cabida en nuestra apretada agenda diaria.

Consejos para vencer a los ladrones de tiempo

Para atrapar a los ladrones del tiempo podemos seguir el siguiente plan:

1. Planear el día. Crear un plan de acción antes de empezar aumenta las posibilidades de éxito exponencialmente. La razón de esto es que permite ver los peligros antes de empezar.
2. Siempre se debe trabajar con una lista. Si no está en la lista no se hace. Si tienes una idea nueva debes agregarla antes de realizarla y así puedes hacer un seguimiento de las tareas donde gastas el tiempo. Esto sin duda te hará más productivo.
3. Fragmentar el tiempo. La fragmentación del tiempo supone un ahorro tremendo, pero hay que ser rigurosos al respecto.
4. Fijar los plazos y comprometerse con ellos.
5. Establecer unas expectativas. Cuando la gente sabe que estás trabajando en algo importante respetan más tu tiempo.
6. Reducir los compromisos que no sean necesarios.
7. Establecer políticas de trabajo. Por ejemplo si ves que te están interrumpiendo mucho vía email deberías poner una auto-respuesta, de esta manera dejas claro que no puedes atender a posibles tareas inesperadas. También es buena idea silenciar el teléfono y dejar que tus compañeros lo sepan.
8. Aislarse, como por ejemplo reservar una sala de reuniones y trabajar allí.
9. Comunicarse claramente. Hacer realmente que las otras personas entiendan tus reglas y que las asuman. Debes dejar claro a tu jefe que las tareas inesperadas debilitan tu productividad.
10. Y por último vuelvo a repetir, saber decir No. Es importantísimo. A pesar de que puede parecer un reto, es factible. NO debes permitir a otras personas que roben tu tiempo.

Para aumentar entre un 20% y un 50%, incluso en algunos casos hasta un 100%, nuestra productividad lo más efectivo es tomar la decisión de controlar tu tiempo evitando a los ladrones del tiempo.

Conclusión. Los ladrones del tiempo están por todas partes y en la mayoría de las veces no somos conscientes de que nos lo están robando. Es por ello que es tan importante saber definir los límites. De esta manera nos podemos concentrar en nuestro trabajo.