Los indicadores clave para la mejora de procesos

Los indicadores clave de rendimiento son fundamentales dentro de una empresa que se gestiona por procesos. Este tipo de gestión requiere un análisis y mesura de los resultados, que se consigue gracias a estos indicadores. Te contamos cuáles son y cómo usarlos. 

Conocidos también como KPIs, son considerados un valor cuantificable, valorable y clasificable que se obtiene de comparar los datos que se relacionan con un proceso durante un período determinado de tiempo. 

Un indicador clave permite medir sus resultados en referencia a algún objetivo inicial. Cada proceso de una empresa tendrá sus propios indicadores, que suelen variar a lo largo del tiempo. Los KPI ayudarán a conocer de forma más precisa si un proceso cumple con sus objetivos marcados.

Características de los indicadores clave de rendimiento

Aunque los indicadores clave suelen variar según el proceso, tienen unas características comunes entre ellos:

• Son unas herramientas que ayudan a determinar los resultados de los procesos en relación a los objetivos marcados inicialmente

• Ayudan a la organización a progresar y mejorar sus procesos

• Sirven para reducir costes operativos

• Permiten marcar unos objetivos relacionados con los resultados que se obtienen

• Son comparables en el tiempo y ayudan a marcar tendencias

• La información que proporcionan es fiable

• Es fácil establecer una definición y uso de los KPIs

• Son cuantificables

Categorías de los indicadores clave

Los indicadores clave se pueden dividir en categorías. Las más comunes son las siguientes:

• De eficacia: relacionados con la capacidad y/o acierto en la consecución de los objetivos de los procesos

• De eficiencia: relacionados con los recursos invertidos en la consecución de los objetivos de los procesos

• De cumplimiento: relacionados con el grado de consecución de los objetivos de los procesos

• De productividad: relacionados con los niveles de productividad del proceso

• De evaluación: relacionados con medir el rendimiento que se obtiene de una actividad o proceso

• De calidad: relacionados con los niveles de calidad del proceso. Ayudan a identificar posibles complicaciones, problemas, etc.

• De satisfacción del cliente: relacionados con los niveles de calidad del procesos, desde el punto de vista del cliente

Propósitos y beneficios de los indicadores clave

Los indicadores clave tienen un objetivo: medir el éxito del proceso para que este consiga sus metas iniciales. Además, los KPI como sistema de medición deben cumplir con los siguientes parámetros:

• Deben comunicar la estrategia de la compañía

• Deben comunicar las metas

• Su función es la de identificar problemas y oportunidades

• Ayudan a diagnosticar problemas

• Facilitan el entendimiento de los procesos

• Ayudan a definir las responsabilidades dentro de cada proceso

• Facilitan la identificación de iniciativas y acciones necesarias

• Miden los comportamientos relacionados con los procesos

• Facilitan la delegación en las personas

Los KPIs son una temática muy amplia. Se debe tener en cuenta que cualquier sistema de indicadores dentro de la gestión por procesos tiene que mantenerse de forma continuada en el tiempo, revisando constantemente que cumplan sus objetivos.

Para el presente artículo, hemos contado con la colaboración de:

Captio

Captio es una solución integral para automatizar la gestión de los gastos de viajes de empresa certificada por la AEAT.

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