Ley de Control Horario, todo lo que debes saber

Han pasado algunos años desde que el gobierno aprobó el Real Decreto-ley 8/2019, conocido como la ley de control horario, que además de obligar a las empresas a llevar un registro horario de la jornada de trabajo, busca acabar con la precariedad laboral, favorecida por la cantidad de horas extra sin registrar que muchos trabajadores se ven obligados a realizar.

¿En qué consiste la ley de control horario?

El 8 de marzo de 2019, el gobierno aprobó el mencionado real Decreto-ley que obliga a las empresas a registrar la hora de entrada y salida de cada profesional vinculado a la organización.

Esta ley de control horario tiene como objetivo garantizar el cumplimiento de los límites en materia de jornada, de crear seguridad jurídica tanto los trabajadores como para las empresas y de posibilitar el control por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

La normativa, obliga a las empresas a implantar un sistema de registro de la jornada laboral efectivo para los trabajadores a tiempo completo, es decir, aquellos no se han comprometido a realizar horas extraordinarias y que no ostenten la condición de trabajadores en itinerancia.

La creación del registro de jornada por el presente real decreto-ley asegura la conformidad de la normativa europea con el ordenamiento europeo de la siguiente manera: "La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria".

También se establece la forma en la que se registrará el horario: ''Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada''.

En cuanto al tiempo de conservación de los datos, ''la empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social''.

La ley de control horario, incluye reformas normativas dirigidas a regular el registro de jornada, como forma de combatir la precariedad laboral. Las reglas sobre limitación de la jornada laboral son uno de los elementos que están en el origen del Derecho del Trabajo.

El registro de jornada se aplica a todos los trabajadores y todas las empresas al margen de su categoría, sector de actividad o tamaño. No obstante algunas categorías de profesionales quedan excluidos como, por ejemplo, la alta dirección, los trabajadores a tiempo parciales, para los que ya existe una regulación en el Estatuto de los Trabajadores, y los que cuentan con registros específicos regulados en el Real Decreto 1561/1995.

Respecto al tema ETT, la normativa aclara que la responsabilidad de llevar a cabo el registro de la jornada de los trabajadores, recae en la empresa usuaria de los servicios de la ETT durante el tiempo de prestación de los servicios.

De acuerdo a la ley de control horario, las empresas que disponen de programas de teletrabajo deben, también, llevar a cabo un registro horario de los empleados a distancia. El ministerio, recomienda utilizar herramientas de control horario telemáticas para poder proceder al correcto registro jornada de estos trabajadores.

Cómo se debe realizar el registro de la jornada laboral

Antes de establecer las herramientas de control horario que permitirán llevar a cabo el registro de la jornada laboral, será necesario realizar una negociación colectiva entre los empleados y la empresa. En su defecto, el empresario puede tomar la decisión tras consultar a los representantes de su plantilla.

De acuerdo a la ley de control horario, tras consultar a las organizaciones sindicales, la empresa "podrá establecer ampliaciones o limitaciones en la ordenación y duración de la jornada de trabajo y de los descansos, así como especialidades en las obligaciones de registro de jornada, para aquellos sectores, trabajos y categorías profesionales que por sus peculiaridades así lo requieren".

El informe de registro diario de la jornada de trabajo debe exponer los horarios de entrada y de salida de los trabajadores. La guía sobre registro de la jornada, propuesta por el Gobierno español, recomienda que se lleve a cabo también un registro de las pausas diarias obligatorias y voluntarias.

El control de las horas de trabajo efectivo se calculará restando el tiempo de pausas de las horas contabilizadas entre el horario de entrada y el horario de salida del empleado. Para no incluir las pausas en el tiempo de trabajo efectivo, los descansos se deben registrar.

Las pausas para fumar, desayunar o tomar un café pueden ser descontadas, siempre y cuando se puedan documentar. Respecto a la duración de las pausas, cada organización puede establecer límites de tiempo.

El tiempo de trabajo efectivo será la base que se utilizará para controlar las horas extras, estas deben realizarse con autorización: Si los empleados necesitan alargar la jornada, deben consultarlo primero con el responsable directo.

Teletrabajo y control horario

El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social declaró que el registro de jornada laboral debe seguir cumpliéndose durante el teletrabajo.

Los trabajadores a distancia, cuentan con los mismos derechos que los trabajadores presenciales. Por lo tanto, deben cumplir con las horas de trabajo correspondientes.

El derecho a la flexibilidad laboral, expuesto en la ley de teletrabajo, permite que las horas de trabajo se distribuyan a lo largo de la jornada. Pero, ¿Cómo contabilizar el tiempo de trabajo real realizado por un empleado durante el teletrabajo? ¡Encontrando una efectiva herramienta de control horario! Te explicamos cómo.

Alternativas para cumplir con la ley de control horario durante el teletrabajo 

Como se ha mencionado, todos los trabajadores deben realizar el registro de control horario, independientemente del tipo de jornada laboral que realice. Cada empresa o autónomo puede llevar este registro de la forma que más se adapte a sus necesidades. Por eso, existen distintas opciones:

• Registro de jornada en Excel: Un documento compartido (con Google Drive o Dropbox), donde se pueda incluir el horario concreto del inicio y la finalización de la jornada, así como la firma del trabajador. Un sistema ambiguo y obsoleto.
• Software de control horario: Una opción muy útil que garantizará el registro objetivo de las horas trabajadas diariamente, centralizando las comunicaciones entre profesionales en un solo programa de gestión.
• App de control horario: Aplicaciones para dispositivos móviles, un método ideal para aquellos profesionales que no tienen un centro fijo de trabajo.

También es importante crear una política de teletrabajo, donde se establezcan objetivos claros para evitar malos entendidos. Llegar a establecer estos cambios en tu empresa requiere de una negociación colectiva para garantizar el éxito de los proyectos.

Time@Work, un software de control horario 100% automático

Una solución SaaS de control horario que registra la hora de inicio, las pausas, los descansos y la hora de finalización de la jornada de los empleados. Tal registro se hace de forma 100% automática, evitando errores humanos y proporcionando informes completamente objetivos.

Time@Work, recoge los datos en tiempo real y brinda diferentes paneles de actividad e informes detallados para que los directivos y responsables de grupo puedan comprobar si los resultados están alineados con los objetivos y comparar el tiempo de trabajo efectivo durante las diferentes modalidades de trabajo.

Cuenta con un completo gestor de vacaciones y ausencias, a través del cual es posible gestionar rápidamente las diferentes solicitudes de los empleados y su calendario laboral.

Una plataforma que centraliza la información sobre la actividad de los empleados: registros de jornada y gestión de días. Ahorrando así, tiempo en la ejecución de tareas administrativas, tradicionalmente manuales.

Sanciones para la empresas que no cumplen la ley de control horario

No cumplir con la ley de control horario conlleva a multas de mínimo 626 euros hasta de 187.515 euros, dependiendo el grado de gravedad que se le atribuya.

El año pasado se cerró con más de 5000 expedientes que evidenciaron 980 infracciones graves, más del 18% de las empresas habían incurrido en algún error. Así que es mejor prevenir adquiriendo una herramienta de control horario, que lamentar por no haber actuado antes.

• Infracciones leves: Pueden tener un valor desde los 60 a los 625 euros. Suelen darse cuando la empresa no informa a sus trabajadores sobre las condiciones laborales.
• Infracciones graves: Pueden tener un valor desde los 625 a los 6.250 euros. Suelen darse cuando los trabajadores han realizado horas extra y la empresa no ha respondido correctamente, demostrando irregularidades en el control horario.
• Infracciones muy graves: Su valor puede oscilar entre los 6.250 a los 187.515 euros. Se dan cuando están involucradas personas menores de 18 años que han trabajado horas extraordinarias y se encuentren en estado de impago.

Ley de control horario ¿Obstáculo u oportunidad?

A pesar de las críticas que se han alzado en contra la ley de control horario, los desarrolladores y creadores de Time@Work están convencidos de que “El control horario y el confinamiento que obligó a teletrabajar, evidencian lo importante que es adaptarse a un contexto digital adquiriendo herramientas que nos permiten alcanzar el éxito laboral, a nivel de empresa tanto cuanto a nivel personal”.

Buscando transformar el concepto de control, añaden “Es importante dejar de ver estos sistemas como un absoluto control obligatorio y comenzar a notar sus ventajas, ya que su implementación permite la automatización y la digitalización de procesos laborales que garantizan la transparencia en la relación contractual entre la empresa y el profesional, motivando así la buena gestión del tiempo de trabajo”

Gracias a sistemas como Time@Work, todos los departamentos y profesionales, al tener control sobre su tiempo y su horario de trabajo, podrán revisar y justificar ausencias o retrasos hasta reclamar horas extraordinarias, visualizando sus datos a través de un sistema de informes detallados, lo cual facilita especialmente el trabajo de Recursos Humanos de cualquier empresa.

Ventajas para la empresa

Sabemos que en tu empresa se trabaja mucho pero la pregunta es ¿Se trabaja bien?

A través de los nuevos sistemas de control horario, los responsables de recursos humanos disponen de plataformas que les permiten saber cuánto tiempo trabajan exactamente los empleados.

Es importante, controlar las horas reales de trabajo de los empleados para evitar excesos que, sin duda, contribuyen a mermar tanto la productividad como la motivación de los equipos.

Los estudios lo demuestran, los empleados "sobre cargados" rinden menos y se presentan desmotivados. Llevar una estrategia de mejora continua de la gestión del tiempo permite optimizar la eficiencia y el ambiente laboral de la organización.

El mayor problema con el que se topan las empresas, es que no disponen de datos objetivos que les permitan entender las dinámicas de trabajo y los procesos, por lo que no pueden identificar las oportunidades de mejora.

Un software de registro horario como Time@Work, no sólo permite cumplir con la ley de control horario, sino que ofrecen datos de actividad real, de cargas de trabajo, de reparto del tiempo en las distintas tareas etc. Muy útiles para optimizar la gestión del tiempo.

Ventajas para los empleados 

Más que una herramienta de control horario, es un aliado para el trabajador.

Sabemos que en España la cultura del presencialismo sigue muy anclada. Muchos siguen pensando que como más horas se pasan en la empresa mayor será el nivel de productividad. También sabemos que la conciliación entre la vida profesional y personal es, cada vez, más importante para los trabajadores.

La conciliación, es uno de los factores más valorado por los empleados, junto con las políticas de flexibilidad laboral, a la hora de escoger un puesto de trabajo. ¿Existe entonces una incompatibilidad entre los objetivos empresariales y las necesidades de los trabajadores? En realidad, el uso de sistemas de control horario y de gestión del tiempo facilita la convergencia de los puntos de vista.

Si los empleados tienen una visibilidad clara de las horas que pasan trabajando y de la forma en la que gestionan su tiempo, pueden organizar mejor su día a día, pueden evitar los ladrones de tiempo y acabar todas sus tareas sin necesidad de extender su jornada más allá de las horas normales.

Por otro lado, la organización dispone de datos acerca de los niveles de eficiencia de cada trabajador, por lo que puede alejarse de la cultura del presencialismo y focalizarse en una gestión por objetivos.

A partir de la crisis sanitaria muchas empresas comenzaron a implementar software de control horario, embarcándose en una estrategia de gestión antes desconocida, comprobando su funcionalidad y eficacia para mantenerla en el futuro.

La aplicación de un sistema de registro de la jornada laboral, es una herramienta que además de ser necesaria por ley, es muy útil para todo el contexto empresarial. Si estás buscando una solución para cumplir con la ley de control mencionada, puedes probar Time@Work durante 15 días, verás como se adapta perfectamente a tus necesidades.

El control horario de trabajadores en Europa

La ley de control horario en España ha sido un tema muy debatido desde que entró en vigor. Sin embargo, con el tiempo se han demostrado sus beneficios y ventajas, tanto para empresas como para empleados, gracias a un sistema de registro preciso. Pero, ¿En todos los países europeos es obligatorio el control horario de trabajadores?

El proyecto de ley de control horario en España, publicado en el BOE el Real Decreto-ley 8/2019 y con entrada en vigor el 12 de mayo de 2019, tiene como objetivo corroborar el cumplimiento de los horarios de los trabajadores, para así, impedir abusos laborales y evitar el impago o la no compensación de las horas extraordinarias.

Como ya se ha mencionado previamente, todos los trabajadores deben registrar su horario laboral, independientemente de su modalidad de trabajo: presencial, teletrabajo o híbrido. Para el teletrabajo es importante crear una política de trabajo a distancia donde se establezcan objetivos claros así evitar malos entendidos y dejarlos por escrito en el acuerdo de trabajo a distancia exigido por ley.

El teletrabajo permito traspasar las fronteras europeas en temas de contratación de profesionales para muchas empresas y es por eso importante garantizar los estándares mínimos establecidos por las directivas de cada país y de la Unión Europea.

Hagamos un recorrido a través de las normativas de diferentes países europeos, para descubrir cómo funciona el registro de jornada laboral, y si existe o no algo similar a la ley de control horario en España.

Italia y el "Libro Unico di lavoro"

La constitución italiana prioriza el respeto a la privacidad y a la dignidad personal de los trabajadores, permitiendo la libertad de iniciativa económica del empleador siempre y cuando se respete lo anterior. El "Statuto dei Lavoratori", la figura que protege a los trabajadores, recoge la obligación de control de jornada de trabajo.

Esta regulación de control horario fue modificada con el auge del teletrabajo y la transformación digital, autorizando los sistemas de control en los instrumentos de trabajo remoto con el objetivo de poder recoger en un documento, el Libro Unico del Lavoro, la información sobre la jornada laboral de sus empleados. Las horas extra pueden llegar a pagarse un 50 % más caras que las habituales.

Alemania y el "German Working Time Act"

Las empresas están legalmente obligadas a documentar las horas de trabajo de sus trabajadores evidenciando que cumplen con las condiciones de German Working Act, un acta que regula y especifica la cantidad de horas laborales y descansos obligatorios de un trabajador.

Para adquirir la información de registro de jornada pueden implementar un sistema de control horario o bien recoger la información en un documento impreso. Si las empresas deciden instalar un software de control horario, el responsable del servicio debe estar ubicado en Alemania.

También, deben tener un documento de registro, firmado por el empleado y el empleador, que contenga la información referente a la fecha, el nombre del trabajador, el inicio y la finalización de cada día de trabajo, la cantidad total de horas de trabajo y la mano de obra. Si la empresa no cumple con la normativa corre el riesgo de recibir una multa de 15,000.00 euros.

El objetivo del control horario en Alemania, además de determinar las horas pagadas, es controlar que los trabajadores cumplen con sus horas mínimas nominales laborales y las empresas garantizan los descansos obligatorios según la distribución horario, todo de acuerdo al "German Working Act".

Suiza, control horario obligatorio y necesario

Las empresas tienen la obligación legal de documentar las horas de trabajo de sus empleados, evidenciando las horas de trabajo diarias y semanales de sus empleados, calculando los días libres y los descansos de media hora o más durante cada una de sus jornadas.

Este informe de horas trabajadas por empleado, debe conservarse en la empresa por un periodo de cinco años. La infracción de las condiciones de la ley de control horario va desde una multa hasta el cierre de la empresa, enfrentando al tribunal de justicia.

Holanda, una variable generacional en la normativa

Existe una Ley de Horas de Trabajo que determina el registro de la jornada laboral; las horas de trabajo y las interrupciones o pausas de los empleados durante la jornada. Esta normativa protege a los empleados mayores de dieciocho años y existe una variable en la ley cuando se trata de empleados menores de 16 y 17 años.

Aún así, todos las empresas están obligadas a mantener un control horario, y de asistencia, de sus trabajadores, donde se incluyan las horas de trabajo, descansos, días de vacaciones y las bajas por enfermedad. Para esto, los empleadores pueden elegir su propio método de registro, siempre y cuando la inspección de trabajo y todos los trabajadores puedan tener conocimiento y acceso a sus datos de registro de tiempo.

Si no cumplen con la normativa deben asumir una multa entre 100 euros a 10.000 euros por trabajador.

Francia, una norma mucho más flexible

La obligación de un control horario varía en función de la situación laboral del trabajador en Francia.

Están obligados a reportar un registro de horas trabajadas los empleados cuya jornada laboral se calcula en horas o días, o cuya jornada laboral no puede fijarse de antemano. Sin embargo no recurren a la implantación de un sistema de control horario ya que se acostumbra a elaborar un documento mensual en relación al trabajo de cada empleado y una copia se adjunta a la nómina, en este documento se evidencia el número de horas extraordinarias.

Portugal, todos los trabajadores deben fichar 

Existe obligación de control diario de jornada para las empresas con más de 50 trabajadores, incluso para aquellos trabajadores que no tienen un horario fijo.

Se deben contabilizar las interrupciones o pausas que no están incluidas en la jornada laboral, así identificar el número de horas efectivas trabajadas al día y a la semana. Se apoyan en sistemas automáticos o mecánicos que facilitan los datos.

Noruega, más que una ley es parte de la cultura laboral 

El registro y control horario en los países escandinavos está muy arraigado a su cultura laboral ya que se concibe como una ley que ayuda a dividir la vida laboral, de la personal, permitiendo un trabajo más productivo.

Los trabajadores optimizan su nivel de concentración y equilibran su tiempo de trabajo gracias a un registro de inicio y fin de jornada, respetando así la desconexión digital y la remuneración correspondiente de sus horas extra.

Las empresas cuentan con sistemas de control horario y presencia que brindan datos de informes objetivos, con fácil acceso y exportación para cada miembro del personal.

Suecia, una obligación legal muy particular

Existe una ley de control horario y presencia para las empresas de hostelería y belleza desde el 2007 llamada la "personalliggare", un sistema de control en el que todo el personal debe indicar el inicio y finalización de jornada.

Esta ley se estableció con el propósito de garantizar que todas las empresas pagaran impuestos correctos por el trabajo y registraran a todos sus empleados sin abusos legales. Desde entonces las empresas están obligadas a presentar informes y han ido incorporando softwares de control horario y presencia automáticos que facilitan la recopilación de datos objetivos.

Austria, sin control para los directivos

El registro y control horario es obligatorio para todos los empleados de la empresa, pero no es obligatorio para los profesionales con funciones directivas decisivas. Sin embargo se usan sistemas de control de horas de trabajo como herramientas para equilibrar la jornada laboral.

Reino Unido, una ley con matices de control

La empresa está obligada a llevar un registro adecuado para garantizar el respeto a los límites de la jornada semanal y de los horarios de trabajo nocturno.

Esta obligación no se aplica al descanso diario ni al semanal ya que la ley no obliga de manera específica a registrar todas las horas trabajadas. Por esta razón, la empresa  tiene la libertad de decidir el método en que realiza un registro horario y conservar los datos extraídos durante al menos dos años.

Es importante entender que los sistemas de control horario y presencia no son un obstáculo o un enemigo para los trabajadores, al contrario, más allá de un sistema de control, el poder contar con la información necesaria del tiempo invertido en los días de trabajo, es un proceso muy útil para calcular el salario meritorio, o bien, para reclamar las horas extras no pagadas.

Las herramientas de registro y control horario, equilibran la jornada laboral y favorecen el bienestar de los empleados. Muchos software de control horario protegen el derecho a la desconexión digital, a través de un sistema de alertas (pop-ups) que avisan al empleado cuando ha cumplido con su horario laboral y debe finalizar su jornada, así como sobre la necesidad de una pausa activa. Este tipo de sistemas reducen las bajas por enfermedad relacionadas con el estrés y el agotamiento.

Finalmente, es evidente que un sistemas de control horario brinda un beneficio importante al departamento de Recursos Humanos,  ya que facilita una visión precisa y objetiva de las horas trabajadas por el personal, gracias a la automatización de procesos que ofrecen este tipo de herramientas.