El lean time management inspira la gestión del tiempo optimizada centrándose en la búsqueda del valor.

Entre los principios de la gestión ajustada se encuentra el identificar y eliminar, de forma sistemática, todas las tareas y/o actividades que consumen recursos y no contribuyen a los resultados y metas. A esta categoría de procesos se les denomina desechos y no pueden mantenerse cuando el objetivo es ahorrar tiempo.

La gestión de tiempo lean busca aprovechar mejor la dedicación de las personas en actividades de mucho valor para la organización:

• Reduciendo las horas invertidas en tareas de poco valor.
• Reinvirtiendo minutos extra en actividades con potencial y que implican un beneficio para la empresa.
• Consiguiendo que cada individuo comprenda su forma de trabajar, primer paso para alcanzar una buena gestión del tiempo que aporte eficiencia a su rendimiento y les ayude a establecer prioridades correctamente y a corregir malos hábitos, como por ejemplo el abuso del correo electrónico.

En la práctica, existe un método infalible y muy sencillo de aplicar que, gracias a su fuerza visual, facilita también la interpretación de los datos y resultados. Se trata del perfil óptimo.

Este artículo trata sobre el perfil óptimo. Si quieres saber más de este tema, descarga nuestra nueva guía gratuita Claves para optimizar la gestión del tiempo de trabajo:

La gestión del tiempo con el perfil óptimo

Con un simple vistazo es posible detectar desviaciones entre la realidad y el perfil óptimo. Una vez identificadas, pueden ponerse en práctica algunas de las mejores soluciones de gestión del tiempo para corregirlas. Entre las más efectivas se encuentran:

• WorkMeter
• Evernote
• Rescue Time
• Time Doctor

Lo cierto es que, hasta la primera toma de contacto con el perfil óptimo muy pocas personas son verdaderamente conscientes de cómo invierten su tiempo. Managers, responsables y empleados se sorprenden al ver las diferencias entre la realidad y el perfil óptimo y compararlas con su propia aproximación.

De hecho, la mayoría de personas que ostentan algún tipo de rol estratégico en una organización tienden a creer que los miembros de sus equipos de trabajo emplean la mayor parte de su tiempo concentrados en tareas clave.

Tras constatar los datos de una primera medición, los indicadores muestran que la forma de distribuir el tiempo de trabajo dista mucho de la esperada, reduciendo significativamente el aprovechamiento de la jornada laboral:

La diferencia es impactante y, sin embargo, no todo está perdido. Conocer el punto de partida es el primer paso para iniciar el cambio. Pero, para poder asimilarlo, es necesario contar con una herramienta que recoja automáticamente los datos y construya una imagen realista de la organización. Las métricas son el elemento desde el que trabajar hacia las nuevas metas:

• Descubriendo el foco de las desviaciones: gracias a las métricas que aportan los indicadores previamente definidos.
• Planteando nuevos objetivos más realistas: en torno a un perfil óptimo configurado desde el consenso entre las partes.
• Complementándolos con planes de mejora que faciliten la consecución de resultados: para perfeccionar los ajustes que se evidencien necesarios partiendo de la comparación de los planes reales con los óptimos.

En la comparación de escenarios reside la fuerza el perfil óptimo que, desde la transparencia, fomenta la proactividad y la corresponsabilidad, logrando una mejor gestión del tiempo.

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